Rijswijk, 26 september 2011 – Sdu Uitgevers is de tweede helft van 2009 gestart met het project “Harmonisatie Inkoopprocessen”. Nadat de inkoopprocessen onder de loep waren genomen, zijn ze geüniformeerd en bedrijfsbreed transparant gemaakt. Nadat het gehele proces op papier was uitgewerkt, is een programma van eisen opgesteld voor het automatiseren van dit proces. Na een uitgebreid selectieproces, is 20/20 vision als beste uit de bus gekomen. In de zomer van 2011 is de gehele implementatie van de budget-to-pay oplossing van 20/20 vision succesvol afgerond.

Harmonisatie Inkoopprocessen

Manager Finance van Sdu Maarten Ruijs onderbouwt de aanleiding van het project: “Als financiële afdeling wilden wij meer inzicht hebben in het detail en onze verplichtingenadministratie vanuit dit detail opbouwen. We wilden graag vooraf weten welke facturen we ongeveer wanneer kunnen verwachten, zodat we beter op onze financiële verplichtingen kunnen sturen. Bovendien wilden we de purchase-to-pay processen eenvoudiger en transparanter maken en de tekenbevoegdheid zo laag mogelijk in de organisatie neerleggen. En tot slot wilden we het voor verschillende afdelingen makkelijker maken om bij elkaar in de inkoopkeuken te kijken.”

Het grootste deel van de inkoop in uitgeverijen wordt gedaan door niet-inkopers, verspreid over de gehele organisatie: redacteuren die freelancers, fotografen en vormgevers inhuren; de marketingafdeling die zakendoet met reclamebureaus en leveranciers van adressenbestanden, et cetera. Dit is niet anders bij Sdu Uitgevers.

Keuze voor 20/20 vision

Naar aanleiding van de ontvangen inschrijvingen, zijn de beste drie partijen uitgenodigd om een presentatie te verzorgen aan de keuzegroep. Deze groep bestond uit verschillende stakeholders om te borgen dat de keuze breed zou worden gedragen. “20/20 vision kwam als beste uit de bus. Naast het feit dat deze leverancier het hoogst scoorde op de in de RFI gestelde kwaliteitseisen, sprong dit bedrijf er ook uit als het om de zachte factoren gaat”. Ruijs: “Zij toonden aan dat ze de situatie bij Sdu goed snappen. Ik had een aantal zorgen. Die konden zij één voor één goed wegnemen, terwijl andere leveranciers daar naar mijn smaak wat al te gemakkelijk overheen stapten.” SDU koos naast de modules Budget Management, Purchase Management, Invoice Management, Contract Register en Staffing voor de [e]Business connector om elektronisch factureren te faciliteren.

Resultaat

De nieuwe manier van werken en de ondersteunende software levert Sdu verschillende voordelen op. In de eerste plaats hebben medewerkers meer mogelijkheden om zelf inkopen en facturen goed te keuren, waardoor de afhandelingssnelheid hoger ligt. Doordat het hele proces is gedigitaliseerd, is het transparant waar een factuur of inkooporder in het proces zit en raakt er nooit meer iets zoek. Door het verbeterde inzicht in het volume bij leveranciers, kunnen betere raamcontracten worden afgesloten. Het is nu ook inzichtelijk als van een bepaalde leverancier meerdere dochterbedrijven onder dezelfde holding vallen. Al met al zal dit behoorlijke besparingen gaan opleveren, al kan Ruijs die nog niet kwantificeren. “We zijn bezig betere contracten af te sluiten. Bovendien verwachten we winst te halen uit een beter contractbeheer. Nu ook de naleving van contracten via 20/20 vision transparant is, wordt het eenvoudiger ze goed te monitoren.”

Over 20/20 vision

Sinds de oprichting in 1996 houdt 20/20 vision Europe BV zich bezig met het implementeren van systemen gericht op het optimaliseren van het inkoop- en factuurverwerkingsproces. Door een ruim inzicht in administratieve processen, uitvoerige kennis van software ontwikkeling en een gestructureerde projectaanpak weet 20/20 vision Europe BV de administratieve processen telkens te verbeteren. Meer weten over 20/20 vision? Bezoek de website www.2020vision.nl

Over SDU Uitgevers

Sdu Uitgevers behoort bij de top 3 van uitgeverijen van vakinformatie in Nederland en heeft tevens een belang in de Duitse juridische online uitgeverij juris Gmbh. Met meer dan 3.000 verschillende publicaties per jaar blijft Sdu Uitgevers zichzelf én de dienstverlening aan haar klanten continu verbeteren. Bezoek de website www.sdu.nl

Dit bericht is gebaseerd op het artikel “Niet-inkopers profiteren van nieuw inkoopsysteem” uit Deal!, uitgave september 2011. Auteur: Mirjam Hulsebos

Rate this post

Print Friendly