Geen uitbreiding FTE en vastlegging tekeningbevoegdheid belangrijkste criteria om over te gaan op digitale factuurverwerking

IJssel Technologie B.V. is in 1993 ontstaan uit de verzelfstandiging van een aantal afdelingen van Scania Nederland B.V. te Zwolle, de grootste vestiging van deze Zweedse vrachtwagenproducent. De eerste drie jaren van haar bestaan ging IJssel Technologie als dochter van Scania door het leven. In 1996 is zij door een management buy-out verzelfstandigd. IJT is al jaren expert in productieverbetering. Zij bedenkt slimme oplossingen voor vragen vanuit de industrie. Het succes heeft IJT te danken aan een combinatie van (mee) denken en (mee) doen. Wat de bedrijfskundigen en engineers ontwerpen, kan IJT ook construeren, installeren, implementeren en….onderhouden.

16.000 inkomende facturen verwerken in MyProject
Eind 2010 is IJssel Technologie (IJT) overgegaan naar MyProject. In de scope van dat project werd al rekening gehouden met de mogelijkheid een optimalisatieslag te maken in de verbetering van de afhandeling van de inkomende facturen. IJT verwerkt jaarlijks 16.000 inkomende facturen in MyProject van Acto. 4 medewerkers met een financiële rol zijn hierbij betrokken en daarnaast zijn 10 medewerkers betrokken bij het controleren en goedkeuren van de inkomende facturen. “Tot nu is 1 medewerker daar het grootste gedeelte van zijn tijd mee bezig geweest. Door pieken en vakantieperiodes worden andere medewerkers ook regelmatig betrokken bij de factuurverwerking. Om dit te ondervangen hebben wij overwogen een extra FTE in dienst te nemen. Naast het capaciteitsprobleem wilden wij ook meer controle op de tekeningbevoegdheid en eenvoudigere matching van kostenfacturen. Dit laatste gebeurde nu handmatig, wat lastig en tijdrovend is”, vertelt Fabian van de Raadt, Assistent Controller, IJssel Technologie.

Kosten afweging, bestaande koppeling en positieve referentie maken keuze eenvoudig
Acto en ISProjects hebben gezamenlijk een interface gebouwd tussen MyProject en ISP-Invoice. Een groot aantal MyProject gebruikers hebben inmiddels deze gezamenlijke oplossing geïmplementeerd. Van de Raadt vervolgt: “ISProjects heeft als enige een bestaande koppeling met MyProject. Aangezien het bouwen van een koppeling een behoorlijke investering vergt hebben wij geen andere aanbieders benaderd. Uiteraard hebben wij wel bij een bestaande gebruiker geïnformeerd naar de tevredenheid over de oplossing. Een collega van mij heeft goede contacten met medewerkers van Unica. Daar loopt de inkomende factuurverwerking via de oplossing van ISProjects naar volle tevredenheid. Verder is ook Acto zeer positief over de oplossing en de samenwerking. Op basis van het kostenvergelijk tussen de oplossing van ISProjects of een extra FTE in dienst nemen was de keuze niet erg moeilijk. Daar kwam nog bij dat wij het ook als een zeer groot voordeel zien dat we de tekeningbevoegdheid vast kunnen leggen en de facturen niet meer zoek kunnen raken. Voeg daar de positieve referenties bij en dan kom je tot een weloverwogen keuze met veel extra voordelen voor IJT!”

Meer Informatie over IJssel Technologie

Meer informatie over ISP-Invoice voor MyProject van Acto

Meer informatie over ISP-Invoice Algemeen

Voor meer informatie over deze en andere oplossingen, neem contact op met ons!

Rate this post

Print Friendly