Nyenrode Business Universiteit stapte drie jaar geleden over op Corsa/Invoice voor het herkennen en verwerken van facturen. Dit zorgde al voor een aanzienlijke efficiëntieslag bij de oudste particuliere universiteit in Nederland. Binnenkort komt daar de e-invoice oplossing bij. “We ontvangen per jaar zo’n 15.000 facturen, waarvan het grootste aantal afkomstig is van onze cateringleverancier Vineyard. Door die facturen voortaan helemaal digitaal te ontvangen en te verwerken, willen we nog meer tijdwinst behalen en kosten besparen”, zegt Gert van Leuveren, applicatiebeheerder financiële zaken.

Met Corsa/Invoice worden facturen op dit moment gescand en vervolgens automatisch in een workflow gezet, zodat de juiste behandelaars en budgetverantwoordelijken deze in hun werkvoorraad zien. “Het is in één oogopslag duidelijk waar een factuur zich in de organisatie bevindt en bovendien raken we geen facturen meer kwijt”, legt van Leuveren uit. “Maar het kost nog steeds veel tijd om alle papieren facturen handmatig te scannen. Dus zijn we in overleg gegaan met onze cateraar, die wekelijks zeker 30 tot 40 facturen stuurt. Zij wilden graag meewerken aan een e-invoice oplossing.” Maar niet alleen voor de facturen die per post komen is Corsa/e-Invoice een uitkomst. “We ontvangen nu ook al ruim 500 digitale facturen. Deze worden momenteel eerst uitgeprint en vervolgens weer gescand. Dat is met e-invoice niet meer nodig”, aldus Van Leuveren.

Als er een factuur binnenkomt wordt deze automatisch door e-Invoice uit de e-mail onderschept, geanalyseerd, voorzien van een projectnummer en in de workflow van Corsa/Invoice naar de juiste geautoriseerde medewerker gestuurd. Als de factuur goedgekeurd is wordt deze in het systeem voor de financiële administratie verwerkt. Nyenrode werkt met CODA, dat een gecertificeerde integratie heeft met Corsa/Invoice. Deze koppeling is een van de redenen dat de universiteit voor BCT koos. Van Leuveren: “Op het moment dat de digitale factuur in Corsa is opgenomen wordt er aan de hand van de boekingsregel direct een voorlopige boeking in het financieel systeem gemaakt. Bij goedkeuring en uiteindelijke afhandeling wordt deze automatisch omgezet in een definitieve boeking.”

Met de implementatie van Corsa/e-Invoice bereidt Nyenrode Business Universiteit zich volgens Van Leuveren voor op de toekomst. “De overheid stimuleert het versturen van digitale facturen, dus ik verwacht dat er de komende jaren steeds meer facturen gedigitaliseerd aangeleverd gaan worden.” De uitrol van het implementatietraject zal in september starten en de verwachting is dat de universiteit vanaf eind november/begin december 2011 volledig over is op het nieuwe systeem. Tevens zijn er plannen om de Corsa-functionaliteit ook in te gaan zetten voor de digitalisering van studentendossiers.

Rate this post

Print Friendly