Advocaten- en notarissenkantoor profiteert van automatische archivering, uniformiteit  en continuïteit van het e-mailverkeer

Meerssen, 5 september 2011 –  Advocaten- en notarissenkantoor Eversheds Faasen heeft gekozen voor de e-mailmanagementoplossing van Mimecast. I.R.I.S. – gespecialiseerd in Intelligente Documentherkenning (IDR), Enterprise Content Management (ECM) en complexe infrastructuur voor Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) – levert deze cloud-based oplossing. Door het e-mailbeheer over te brengen naar de cloud, is Eversheds Faasen verzekerd van automatische archivering van alle inkomende, uitgaande en interne berichten, en zijn uniformiteit en businesscontinuïteit gegarandeerd.

Eversheds Faasen heeft twee vestigingen: in Amsterdam en in Rotterdam. Het advocaten- en notarissenkantoor is onderdeel van Eversheds International, dat wereldwijd werkzaam is met 45 kantoren in 27 landen. Bij Eversheds Faasen zijn ruim 90 medewerkers in dienst. Het kantoor heeft een eigen e-mailserver en nam voorheen een mailfilter af bij een andere IT-leverancier. Back-ups zijn op beide locaties aanwezig en zijn dubbel uitgevoerd.
Eerder gingen Eversheds LLP en Eversheds Zuid-Afrika al over op de e-mailmanagementoplossing van Mimecast.

Bram Braakman, IT-manager bij Eversheds Faasen: “De positieve ervaringen van onze zusterbedrijven in het Verenigd Koninkrijk en Zuid-Afrika was voor ons aanleiding om naar de diensten van Mimecast te kijken. Niet veel later werd ik toevallig benaderd door een medewerker van I.R.I.S., de implementatiepartner van Mimecast in Nederland. Hij heeft toen samen met een Mimecast-collega de situatie op ons kantoor bekeken en de mogelijkheden van Mimecast uitgelegd en getoond. Dit face-to-face-bezoek had voor mij veel meerwaarde ten opzichte van uitsluitend het telefonisch contact dat ik daarvoor met Mimecast in het Verenigd Koninkrijk had gehad. Het is altijd prettig om een aanspreekpunt in eigen land te hebben.”

Braakman noemt een aantal voordelen van de Mimecast-oplossing. “We hebben nu een sluitend e-mailarchief en dat geeft zekerheid. We weten nu zeker dat alle e-mails die ontvangen en verzonden zijn in Mimecast gemakkelijk terug te vinden zijn. Dat is voor advocaten, en vooral ook voor onze notarissen, een groot voordeel. Daarbij komt dat we met deze oplossing minder op lokale storage zijn aangewezen.

Wat ik verder een groot voordeel vind, is de controle op uniformiteit in alle uitgaande mail. Disclaimers en digitale handtekeningen kunnen we nu eenvoudiger voor iedereen gelijk maken, zelfs wanneer medewerkers e-mails versturen via hun BlackBerry of iPhone. Ook is het mogelijk voor groepen binnen de organisatie een aparte tekst in de e-mailhandtekening op te nemen, bijvoorbeeld wanneer een bepaalde afdeling een award gewonnen heeft.

Tot slot is de extra zekerheid die Mimecast biedt als uitwijkmogelijkheid ook een prettige bijkomstigheid. We houden onze eigen back-up-servers, maar dat het e-mailverkeer gewoon door kan gaan in geval van een calamiteit, is een veilig idee – juist in de advocatuur.”

Dries Ausems, Business Development Manager bij I.R.I.S.: “Met de enorme groei van e-mailverkeer is het beheren van een e-mailomgeving vaak een complexe en kostbare operatie. De implementatie van Mimecast zal het beheer van de e-mailomgeving binnen Eversheds Faasen drastisch versimpelen. Verschillende oplossingen om het e-mailverkeer in goede banen te leiden, komen te vervallen. Met Mimecast kan Bram de kosten voor het beheer van de e-mailomgeving reduceren, terwijl hij als verantwoordelijke voor de IT binnen Eversheds Faasen een verbeterde en gegarandeerde service kan bieden aan het kantoor.”

Rate this post

Print Friendly