Coöperatieve Vereniging Beko is opgericht in 1965 en is een samenwerkingsverband tussen vier regionaal opererende inkoopverenigingen voor de brood- en banketbakker en 4 landelijk werkende dochterbedrijven. Beko inkoopverenigingen houden zich bezig met inkoop, opslag en distributie van bakkerijgrondstoffen en het geven van ondersteunende dienstverlening aan ruim 1.800 leden. Beko onderscheidt zich van de particuliere groothandel en de commerciële groothandelsorganisaties door de coöperatieve structuur.

Verdeeld over de verschillende vestigingen van Beko houden 15 administratieve medewerkers zich bezig met de verwerking van de inkomende facturen. Verder zijn 40 controleurs en budgethouders betrokken bij de goedkeuring van circa 80.000 inkomende facturen.

Handmatig matchen van facturen zeer tijdrovend
Tot voor kort werden de logistieke facturen handmatig gematcht met bestellingen en ontvangsten in JD Edwards; een zeer arbeidsintensief proces. Ook het intern rondsturen van de kostenfacturen nam teveel tijd in beslag en gaf onvoldoende inzicht in de openstaande facturen. Doordat Beko uit vier autonome vestigingen bestaat werd door iedere vestiging haar eigen werkwijze gehanteerd. “We wilden zichtbaarheid op de stroom van de kostenfacturen en de verwerking van logistieke facturen automatiseren. Als het grootste gedeelte van deze facturenstroom automatisch gematcht en geboekt wordt in JD Edwards dan kunnen we onze aandacht richten op de uitzonderingsgevallen”, verteld Erik Spijksma, Projectleider ICT Beko Benelux.

Interface met JD Edwards zeer belangrijk criterium
“Naar aanleiding van een zogenaamde “cold call” naar één van onze vestigingen zijn de key-users op het idee gekomen dat geautomatiseerde factuurverwerking voor ons een goede oplossing kon zijn. Wij hebben vervolgens een project opgestart en drie aanbieders in de markt met elkaar vergeleken. In samenwerking met de key-users van de verschillende vestigingen hebben wij een aantal uitdagende facturen gezocht en deze voorgelegd aan de verschillende aanbieders. Deze scenario’s zijn door hen verwerkt in demo’s en gepresenteerd aan onder andere de toekomstige gebruikers. Hierbij was het voor ons zeer belangrijk dat de potentiële leverancier de verwerking van deze facturen in een bestaande interface kon demonstreren. Daarbij kwamen de verschillen tussen hen naar voren. ISProjects was de enige die een volledig geïntegreerde, bestaande interface met JD Edwards kon laten zien. De andere aanbieders hadden óf geen interface met JD Edwards óf boden een plug in aan. Wij hebben geen referentiebezoeken afgelegd omdat wij naar aanleiding van de demo voldoende vertrouwen hadden in ISP-Invoice”, vervolgt Spijksma.

Automatische matching in JD Edwards en gebruiksvriendelijkheid geven de doorslag
“De key-users hebben het initiatief genomen voor dit project en zijn zeer nauw betrokken geweest bij het keuzetraject. Hierdoor zijn de toekomstige gebruikers zeer gemotiveerd om met de nieuwe werkwijze aan de slag te gaan en dat geeft draagkracht voor het project. De toekomstige gebruikers gaven aan het pakket van ISProjects als zeer gebruiksvriendelijk te ervaren. De “look & feel” en ook aanmaken van factuur-routes zien er goed uit. Zoals al gezegd was de automatische matching van logistieke facturen zeer belangrijk voor ons. Je ziet bij ISProjects dat het voor hen “core business” is, de focus daarop is duidelijk zichtbaar in het pakket. Inmiddels zijn de vier vestigingen in relatief kort tijdsbestek life gegaan. Het is in de praktijk merkbaar dat ISProjects met vaste contactpersonen werkt die precies weten wat er bij ons speelt. We moeten nu nog even wennen aan de nieuwe werkwijze, maar door het grote draagvlak binnen de organisatie verwacht ik dat het project binnenkort zijn vruchten af gaat werpen”, besluit Spijksma.

Meer informatie over Beko Benelux: www.beko-benelux.nl

Meer informatie over ISP-Invoice voor JD Edwards

Voor meer informatie over deze en andere oplossingen, neem contact op met ons!

Rate this post

Print Friendly