Gemeente gebruikt Corsa-modules van BCT voor de verwerking van digitale facturen

De gemeente Horst aan de Maas is de eerste Nederlandse gemeente, die het Keurmerk E-factureren heeft ontvangen. Het Keurmerk E-factureren is een initiatief van de Stichting Waarborg E-factureren en bedoeld om de acceptatie van E-factureren te versnellen. Met het keurmerk kunnen organisaties aantonen, dat ze aan een aantal basisprincipes voor E-factureren voldoen. Behalve de gemeente Horst aan de Maas zijn momenteel al zo’n 60 bedrijven in het bezit van het keurmerk. Voor de digitalisering, verwerking en goedkeuring van digitale facturen werkt de gemeente met software van BCT.

De gemeente Horst aan de Maas beschouwt het keurmerk als een belangrijk signaal naar haar leveranciers. “We tonen daarmee aan dat wij onze leveranciers en business partners serieus nemen en betalingen aan hen snel en accuraat afhandelen”, zegt Luc Egging, teammanager Financieel Shared Service Center bij de gemeente. “We zijn op 1 januari van dit jaar met digitale factuurverwerking begonnen en handelen nu al 71% van de facturen – inclusief de betaling – binnen 14 dagen af, 85% binnen drie weken en ruim 90% binnen de daarvoor gestelde termijn van 30 dagen. De resterende tien procent loopt enige vertraging op, omdat de leveranciersfacturen niet voldoen aan de wettelijke vereisten, de levering nog niet heeft plaatsgevonden of prijsafspraken niet correct zijn. Ook daar valt dus nog wel wat te verbeteren. Vanaf 1 januari 2012 willen we alle facturen binnen veertien dagen of sneller afhandelen.”

Op tijd betalen levert volgens Egging aantoonbare voordelen op. “We hebben berekend dat het totale renteverlies door snel betalen voor onze organisatie niet opweegt tegen de voordelen van een goede relatie met je toeleveranciers. Met korte betalingstermijnen heb je bovendien bij aanbestedingen een goede onderhandelingspositie en kun je kortingen bedingen. En er speelt nog een andere overweging een rol: hoe beter de financiële positie van het regionale bedrijfsleven, hoe sterker de regionale economie en hoe groter de werkgelegenheid.” Maar ook voor de gemeentelijke organisatie levert digitale factuurverwerking besparingen op. We hebben nu een halve fte bij de financiële administratie bespaard en dat loopt naar verwachting op tot 1,5 fte. Daarnaast levert de digitale workflow een aanzienlijke tijdsbesparing op, vermindert het papierverbruik en realiseren we een kwaliteitsverbetering in de financieel administratieve informatievoorziening. We hebben berekend, dat we het systeem binnen één jaar terugverdienen.”

De gemeente Horst aan de Maas koos er bewust voor om de workflow voor e-facturatie onafhankelijk van de financiële software te implementeren. Zo blijft de gemeente onder andere flexibel bij de eventuele keuze van nieuwe financiële software. Bovendien werkte de gemeente al met het document management systeem van BCT, waardoor de implementatie en integratie van de E-facturatiemodules snel kon worden afgerond. De gemeente Horst aan de Maas heeft de modules Corsa/Invoice en Corsa/E-invoice geïmplementeerd. De inkomende facturen worden ingelezen of gescand, geregistreerd en daarbij automatisch gecontroleerd op de wettelijke factuurvereisten. Daarna worden ze in digitale vorm door de organisatie gestuurd. De ambtenaren ontvangen per e-mail een bericht, dat er een factuur geaccordeerd moet worden en krijgen alle informatie overzichtelijk op één scherm aangeboden. Desgewenst kunnen ze met een simpele muisklik naar de financiële informatie. De workflows kunnen dynamisch ingericht worden, waarbij het systeem automatisch verifieert of de ambtenaren bevoegd zijn om over de betreffende budgetten te beschikken. Zij kunnen voor de goedkeuring alleen kiezen uit de aan hen toegewezen budgetten, die in de vorm van kostenplaatsen en de daaraan gekoppelde kostensoorten en BTW-codering worden gepresenteerd. Ook voorziet de workflow in de fiattering van facturen die betrekking hebben op meerdere kostenplaatsen en budgetverantwoordelijken. De Corsa-omgeving is natuurlijk geïntegreerd met de financiële software, die de facturen verwerkt en betaalt. Met het systeem is het mogelijk om alle processen gericht te monitoren en te beheersen.

De gemeente Horst aan de Maas werkt intensief samen met BCT om de financiële processen nog verder te optimaliseren. Egging is nu betrokken bij de ontwikkeling van systemen voor de afhandeling van verkoopfacturen en voor de bankverwerking. Daarnaast wordt bij inkoop gewerkt aan de implementatie van de module voor contractbeheer.

“De digitale factuurverwerking is bij Horst aan de Maas uiteraard onderdeel van de visie van de gemeente om de dienstverlening te verbeteren en te versnellen”, zo vertelt gemeentesecretaris Alwin ter Voert. “Op termijn worden vrijwel alle diensten digitaal via de website aangeboden en wordt alle relevante informatie voor werknemers, burgers en bedrijven digitaal ontsloten. Daarbij hoort ook inzicht in de status van de werkprocessen en procedures. Wij hebben ons ten doel gesteld om voor 2015 een van de toonaangevende digitale gemeentes van Nederland te zijn.


Rate this post

Print Friendly