EINDHOVEN – 4 augustus 2011 – Ondanks een op handen zijnde fusie heeft de Noord-Hollandse gemeente Niedorp belangrijke stappen gezet met betrekking tot het gemeentelijk informatiebeleid, zaakgericht werken en de toekomst van de organisatie. Dankzij de implementatie van I-Controler van Split~Vision beschikt Niedorp nu over een procesmanagement- en organisatietool die de hele organisatie in kaart brengt en alle informatie centraal beheert. “Het resultaat mag er zijn, ondanks de nog korte periode dat we werken volgens de nieuwe methode”, aldus Carla de Boer, Beleidsmedewerker Informatisering. “De grote winst zit in de consistente en procesmatige manier van werken, de tijdbesparing en het overzicht dat op elk moment aanwezig is.”

Met I-Controler is Niedorp in staat zicht op ‘de zaak’ te creëren. Cees Hazenberg, Interim Afdelingshoofd Middelen: “Alleen al de eenduidigheid in de gebruikte termen geeft rust. Eenduidigheid is noodzakelijk om de basis goed te krijgen. En met I-Controler kregen we precies de ‘missing link’. Toen ook in de praktijk bleek dat de integratie van de I-Controler met Corsa erg soepel verliep, waren we helemaal enthousiast.”

De hele organisatie met alle kerngegevens die daarbij horen moet worden ingepast in de nieuwe manier van werken. Om de I-Controler goed ingevuld te krijgen, maakte Niedorp gebruik van de zogenaamde kenniskaarten waarop alle processen en bijbehorende soorten documenten letterlijk in kaart konden worden gebracht. Het proces van de daadwerkelijke implementatie van de I-Controler is vervolgens in voorzichtige stappen gebeurd.

Hazenberg: “De wil om nieuwe wegen in te slaan was er zeker en door het contact met Split~Vision kwam ook de structuur. Gegevens moesten worden vastgelegd volgens vaste procedures en richtlijnen. Dit vereist een doortimmerd Documentair Structuur Plan (DSP) met een zaaktypencalogus (ZTC) om alle activiteiten en informatie aan elkaar koppelen. Als je dan vervolgens de functies en rollen in een organisatie daaraan toevoegt begint het op ‘een zaak’ te lijken.”

Plannen voor de toekomst

Het is duidelijk dat Niedorp geen spijt heeft van de gemaakte stappen. Dit lopende jaar zullen nog veel en grote stappen gezet gaan worden, voordat de gemeente straks opgaat in de nieuwe gemeente Hollands Kroon op 1 januari 2012. De Boer: “Uiteindelijk is het de bedoelding dat we straks allemaal zaakgericht gaan werken. Het grote voordeel van de nieuwe werkwijze is dat gebruikers alleen die (zaak)informatie krijgen die voor hen van belang is. Het werkt eenvoudig, is overzichtelijk, de medewerkers hebben zelf het goede gevoel dat ze bij het informatieproces zijn betrokken en door de I-Controler gebeurt er op de achtergrond al heel veel waarmee de gebruikers aanzienlijk tijd kunnen besparen. Door de koppeling van I-Controler aan de belangrijkste gegevens uit de processen kunnen die gegevens ook snel worden opgehaald. Daarmee hoeft een gebruiker zich niet meer te belasten, het informatie- en organisatiebeleid vormt op deze manier een consistent geheel. En daar gaat het uiteindelijk om, want daardoor kunnen we onze klanten, de burgers, beter van dienst zijn.”

Rate this post

Print Friendly