Putten, voorjaar 2011 – Gemeente Putten heeft de machtiging ontvangen voor substitutie (vervanging) van te bewaren archiefstukken. Daarmee mag de gemeente archiefstukken, die volgens de wet permanent bewaard moet worden, nu vervangen door een digitaal exemplaar. Gemeente Putten is na Oss de tweede gemeente die hiervoor in aanmerking komt. De machtiging werd feestelijk uitgereikt door heer B.H.M te Vaarwerk van de archiefinspectie van de Provincie Gelderland. Circle Software faciliteert de digitalisering.

De gemeente Putten werkt al geruime tijd volledig digitaal met het zaaksysteem Verseon van softwarebedrijf Circle Software uit Eindhoven. Ondanks dit digitale werken moest de gemeente naast een digitaal dossier ook een papieren dossier bewaren. Dit in het kader van Archiefwet 1995 waarin staat dat papieren dossiers pas mogen worden vernietigd wanneer een machtiging is verleend om de stukken te vervangen door digitale reproducties. De overheid wil met deze regeling voorkomen dat dossiers zoek raken of niet overeenkomen met het origineel. Alleen als een gemeente aan de gestelde eisen voldoet, kan substitutie worden goedgekeurd. Daaraan gaat een toekenningsprocedure vooraf die wordt uitgevoerd door Gedeputeerde Staten.


Besparing op archiefkosten

Met de behaalde machtiging behoort de Gelderse gemeente tot een selecte groep van overheidsorganisaties die al een machtiging ontvingen. Dit zijn het Utrechts Medisch Centrum (UMC), de provincie Zuid-Holland, de gemeente Oss en de Kamer van Koophandel (KvK) in Rotterdam. ‘Het werken met een geheel digitaal archief past in ons streven om onze bedrijfsprocessen efficiënter te maken en daarmee kosten te besparen,’ aldus Janneke Goudswaard, verantwoordelijk voor informatiebeheer bij de gemeente Putten, ‘Belangrijk blijft dat besluitvorming plaatsvindt op basis van betrouwbare informatie en dat regelen we met Verseon.’

Verantwoorde digitalisering

Samen met Circle Software gaat Putten het archief geheel digitaliseren. Bart Rossieau, directeur van Circle Software: ‘De gemeente Putten loopt met deze stap weer voorop in Nederland. De wijze waarop zij in staat is om daadwerkelijk invulling te geven aan verantwoorde digitalisering is indrukwekkend. Dit is voor een groot deel te danken aan de heldere visie, de teamspirit en gewoon heel hard werken door Janneke en haar team. En dat verdient een groot compliment.’

Rate this post

Print Friendly