Als het aan de HRM professional ligt, maakt ruim 6 op de 10 grote zorginstellingen binnen twee jaar gebruik van een volledig digitaal personeelsdossier. Dat blijkt uit recent onderzoek van DDinformatica naar de wijze van verwerking en opslag van hun personeelsdossiers en de huidige acceptatie van het digitaal personeelsdossier.

Gebruiksgemak zou hiertoe de voornaamste reden zijn. Men mist vooral de mogelijkheid om dossiers of dossierstukken snel en eenvoudig te kunnen raadplegen en de optie om dossiers gelijktijdig door meerdere medewerkers in te zien, zonder daarvoor onnodige kopieën te hoeven maken of schaduwdossier te onderhouden.

Daarnaast is ook ruimtebesparing een belangrijke reden om te digitaliseren. Doordat personeelsdossiers na beëindiging van het dienstverband wettelijk nog minimaal 7 jaar bewaard moeten worden, neemt de omvang van het totale personeelsdossier jaarlijks toe. Met een volledig digitaal personeelsdossier zou op de kostbare ruimte die hiervoor nodig is aanzienlijk bespaard kunnen worden.

Overigens wordt er door de grote zorginstellingen (meer dan 500 medewerkers) al de nodige initiatieven genomen om papieren documenten om te zetten in digitale vorm. 37% van de respondenten geeft aan reeds documenten te scannen voor een (separaat) digitaal archief. Ca. 22% zegt haar personeelsdossiers inmiddels volledig gedigitaliseerd te hebben. De prognose is dat dit over een jaar bijna de helft zal zijn en ruim 60% over twee jaar.


Rate this post

Print Friendly