Bewezen werkende koppeling met FMS, kosten en haalbaarheid project geven doorslag in keuze voor ISProjects.

Gemeente Bloemendaal
De gemeente Bloemendaal kenmerkt zich door een grote variatie aan duin-, bos- en weidegrond, die grote aantrekkingskracht uitoefent op iedereen die rust, natuur en recreatie zoekt. Vroeger waren dat de graven van Holland en de rijke kooplieden uit Haarlem en Amsterdam en later de forensen. Nu zijn het kampeerders en dagjesmensen. Bloemendaal is een aantrekkelijke woon- en recreatiegemeente, veilig en groen, en met oog voor het milieu. Met prima onderwijs, goede sportvoorzieningen en een toegankelijke gezondheidszorg. 
De gemeente Bloemendaal maakt gebruik van FMS en Corsa. Per jaar worden er zo’n 10.000 inkomende facturen verwerkt door 5 administratieve medewerkers, 6 budgethouders en zijn er ongeveer 70 controleurs bij betrokken.

Waarom digitalisering van de factuurverwerking?
“Tot nu toe komen de facturen voornamelijk op papier binnen bij de verschillende budgethouders en afdelingen. Daardoor hebben wij geen goed zicht op hoeveel facturen er zich binnen de organisatie bevinden en waar. De factuurverwerking is nu niet transparant. Allereerst willen weten wat er speelt, welke facturen zijn er in omloop en welke uitgaven kunnen wij verwachten. Verder willen wij beter kunnen sturen naar de verantwoordelijke en de afhandelingtijd voor de budgethouders en controleurs verkorten. Tot slot willen wij door een verplichtingadministratie factuur automatisch laten matchen om nog meer voordeel te behalen. Door vooraf meer werk te verrichten verwachten wij achteraf meer voordelen te behalen”, aldus dhr. Rob Goossens, Controller, Gemeente Bloemendaal. 

Het keuzetraject
“Wij zijn in het verleden door een aantal aanbieders van factuurverwerkingsoplossingen benaderd. Op het moment dat dit project actueel werd heeft een projectleider het selectietraject op zich genomen. Verder is er een stuurgroep samengesteld die naar aanleiding van zijn advies de definitieve keuze heeft gemaakt voor ISProjects. Allereerst hebben wij een aantal demo’s bekeken van de verschillende potentiële leveranciers. Dat gaf ons een goed beeld van de mogelijkheden en voordelen van digitale factuurverwerking. Verder hebben wij Berk Accountants bezocht zodat wij ISP-Invoice bij een referent in de praktijk konden zien. Naast een zeer goede en positieve indruk van het systeem gaf deze referent nog een aantal tips mee: De aanschaf van grotere beeldschermen werkt fijner voor de crediteurenadministratiemedewerkers en zorg dat je intern iedereen vooraf al goed informeert waardoor de lifegang soepel verloopt”, vervolgt Goossens. Met name de bewezen werkende koppeling met FMS en ook een goed gevoel over de kosten en haalbaarheid hebben uiteindelijk de doorslag gegeven om voor de oplossing van ISProjects voor digitale factuurverwerking in FMS te kiezen.

Het vervolg
Inmiddels is Gemeente Bloemendaal gestart met de uitrol van ISP-Invoice. Zodra dit volledig geïmplementeerd is volgt de volgende stap: opzetten van een verplichtingenadministratie waardoor de inkomende facturen bij binnenkomst direct automatisch gematcht kunnen worden door het systeem waardoor de goedkeuring voor uitgaven vooraf wordt gegeven in plaats van achteraf.

Meer informatie over de Gemeente Bloemendaal

Meer informatie over ISP-Invoice voor FMS

Voor meer informatie over deze en andere oplossingen, neem contact op met ons!

Rate this post

Print Friendly