Amsterdam/ Hoofddorp, – 22 juni 2011 – Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam (OGA), heeft voor de ECM Suite van OpenText gekozen om zijn documenten efficiënt te beheren. OGA was op zoek naar een professioneel document-managementsysteem, dat gebruiksvriendelijk is, alle bedrijfsdocumenten overzichtelijk binnen één systeem managet, vertrouwelijke documenten effectief beheert en voldoet aan wet- en regelgeving op het gebied van documentbeheer. In nauwe samenwerking met Logica en OpenText realiseerden zij op basis van de OpenText ECM Suite een document-managementsysteem, genaamd DOCwerker, met een voor OGA vertrouwde ‘look and feel’.

Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam (OGA) heeft de centraal stedelijke verantwoordelijkheid voor gebieds- en vastgoedontwikkeling in Amsterdam. De kerntaken van het ontwikkelingsbedrijf zijn: bouwrijp maken van gemeentelijke grond, het in erfpacht uitgeven daarvan, beheren van onroerend goed, financieel economische projectbegeleiding en – management. Binnen al deze taken heeft OGA te maken met veel verschillende documenten, die allemaal overzichtelijk beheerd moeten worden. Om dit te bewerkstelligen heeft OGA gekozen voor de document-managementoplossing van OpenText.

Shahin Aflaki, functioneel applicatiebeheerder van DOCwerker bij OGA, legt uit: “Onze medewerkers werken dagelijks met de applicatie van OpenText en om ervoor te zorgen dat deze perfect binnen onze organisatie past, hebben wij het systeem helemaal op onze eigen manier ingericht en geconfigureerd; met een eigen startpagina, een andere userinterface en alle documenten binnen één systeem waarvan de indeling voor onze gebruikers logisch is. Op die manier ontstond DOCwerker.”

Het zelf inrichten van de OpenText ECM Suite is binnen OGA zorgvuldig begeleid via een langdurig voortraject. Aflaki: “Zo hebben we verschillende presentaties, cursussen en workshops gegeven waarbij telkens één afgevaardigde van de afdeling aanwezig was. Daarnaast hebben we met alle medewerkers overlegd over de inrichting van DOCwerker. Op die manier is elke afdeling bij deze grote verandering betrokken en wisten we écht hoe onze gebruikers het nieuwe document-managementsysteem wilden zien. En dit heeft zijn vruchten afgeworpen: door ons intensieve voortraject is de implementatie van het systeem, dat dagelijks inmiddels door 600 mensen wordt gebruikt, heel soepel verlopen.”

Het grote voordeel voor OGA is dat het zoeken en vinden van documenten door DOCwerker is geoptimaliseerd. Bovendien kunnen medewerkers van OGA nu overal binnen het eigen netwerk inloggen in DOCwerker en zo beschikken over de benodigde documenten. Dat maakt flexibel werken een stuk eenvoudiger. Een belangrijk punt voor OGA aangezien zij het flexwerken momenteel aan het invoeren zijn binnen de organisatie.

Patrick Duijndam, Senior Sales Executive, bij OpenText: “OGA heeft de OpenText ECM Suite volledig naar eigen wens ingericht tot DOCwerker. De combinatie van inhoudelijke en technische input van Logica en OpenText, samen met het intensieve voortraject van OGA, heeft geleid tot een optimaal geconfigureerd document-managementoplossing, geheel conform de wensen en eisen van het Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam.”

Rate this post

Print Friendly