Docufacts

ExpertBlog

Expertvisie: Drukwerkinkoop: het kan beter, maar hoe?

Expertvisie: Drukwerkinkoop: het kan beter, maar hoe?

De inkoop van drukwerk is een vak en vereist marktinzicht en productkennis. Daarover schreef ik al eerder.

Het intern goed organiseren van de inkoop van drukwerk is nog steeds lastig. Het gaat dan om zaken als gedwongen winkelnering, beheer van artikelen, huisstijlbewaking, versiebeheer, logistiek, het drukwerkloket en het verleiden van de interne klant. Dwang helpt daarbij niet… Hoe dit aan te pakken?

Drukwerk?

Ik gebruik nogal eens de term drukwerk. Ik bedoel daarmee natuurlijk bedrukt papier. Dat kunnen zijn formulieren, enveloppen, briefpapier, folders en brochures, tijdschriften, enzovoort.

Eigenlijk kunnen we onder drukwerk veel meer verstaan: alle zaken waarop een logo van het bedrijf is gedrukt of aangebracht. Voorbeelden zijn kopjes en schoteltjes, uithangborden, relatiegeschenken met logo (van geheugenstickjes tot en met zeilpakken) vlaggen, ballonnen, enzovoort.

Wat mij betreft definiëren we drukwerk in dit verband als: alle uitingen (analoog en digitaal) die bedrijfseigen zijn en een bedrijfslogo bevatten, de zogenaamde “logodragers”. Het inkopen, beheren en distribueren hiervan kan door het Facilitair Bedrijf worden gedaan. Ik zet voor u de zaken op een rijtje.

Beheer

In beheer van logodragers onderkennen we drie belangrijke deelactiviteiten:

  1. Huisstijlbewaking: het bewaken van het juiste gebruik van de huisstijl is een taak die prima past binnen de beheersfunctie. Het moet uiteraard door een deskundige (vaak een graficus) worden uitgevoerd, maar het op één plek bewaken van de huisstijl zoals die op alle logodragers wordt gebruikt, voorkomt dat de huisstijl langzaamaan verandert en uiteindelijk op diverse plekken en in de diverse uitingsvormen niet meer goed wordt toegepast. Ik heb een aantal jaren terug onderzoek gedaan voor een grote verzekeraar naar het aantal logo’s dat intern in omloop was. Dat bleken er 126 te zijn. Met alle gevolgen van dien voor de herkenbaarheid en toepasbaarheid. Hoezo huisstijlbewaking?
  2. Artikelbeheer: net als huisstijlbewaking van groot belang. Artikelbeheer richt zich op het in stand houden van het totaal van alle artikelen (logodragers). Het gaat dan om het bijhouden van de eigenaren van die artikelen, het beheer van de versies (een uitdaging op zich), het doorvoeren van aangevraagde wijzigingen en het doorbelasten van kosten. Ik spreek uit ervaring als ik opmerk dat in de meeste grote organisaties de meeste artikelen geen eigenaren hebben. En als ze wel bekend zijn is de sport: hoe houden we alle mutaties in het bestand van eigenaren bij? Dit vraagt dus om een continu actieve benadering.
  3. Logistiek: dit onderdeel van het artikelbeheer draait om het beschikbaar stellen van de artikelen op de juiste plaats en tijd, en in de juiste hoeveelheden. Daarbij komt een behoorlijke portie procesinzicht om de hoek kijken: logodragers vormen immers veelal een onderdeel van een groter geheel, een actie of een campagne, zodat de levering gebonden is aan deadlines en beperkingen. Stelt u zich eens voor wat het gevolg is van het te laat aanleveren van de promotiematerialen. Of, en dat is veel erger, het tijdelijk niet beschikbaar hebben van het factuurpapier. Dan maar even een weekje niet factureren?

Voor het resultaat van de drie genoemde activiteiten is goede tooling van groot belang. U dient te beschikken over een handige geautomatiseerde oplossing om alle artikelen vast te leggen, om wijzigingen bekend te maken, om opdrachten voor derden aan te maken, om de interne klant inzicht in de status te geven, om kosten vast te leggen en de doorbelasting te kunnen regelen, enzovoort. Veelal wordt gewerkt met applicaties die door een (de) leverancier worden aangeboden aan hun klanten. Deze applicaties vormen dan gelijk de schakel tussen de eigen organisatie en die leverancier. Het vereist wel dat u met één voorkeursleverancier in zee gaat in plaats van met diverse kleinere partijen tegelijkertijd.

Loket

U wilt als facilitaire organisatie een duidelijke ingang creëren voor uw interne klant. Waarschijnlijk maakt u al gebruik van een servicedesk, waar klanten via diverse wegen hun zaken kunnen regelen. Een dergelijke voorziening zou u ook kunnen treffen voor de behandeling van logodragers en drukwerk. Ik zou zeggen: biedt die mogelijkheid ruimhartig! En combineer de beheersorganisatie en de klantcommunicatie tot één loket, waar de interne klant deskundigheid aantreft en van waaruit processen worden aangestuurd. De klant praat direct met de deskundige, de deskundige kan op basis van informatie uit de eerste hand zaken direct in werking zette. Dus: korte lijnen, overzicht en inzicht, deskundigheid in de lead!

Dat het loket werkt is in de praktijk bewezen. “Bewezen,” hoor ik u denken, “waaruit blijkt dat dan?”

Een tweetal voorbeelden uit mijn praktijk.

  1. Een drukwerkloket bij een grote verzekeraar bespaarde in het eerste jaar ruim 1,5 miljoen euro op een totaal van 5 miljoen. Hoe? Strakke wijzigingsprocessen, maken en nakomen van afspraken met interne klanten en leveranciers, vereenvoudigen van het drukwerkpakket, stoppen met een dure back up faciliteit, etc.
  2. Nog een: een grote ledenorganisatie koopt haar drukwerk in homogene kavels in. Besparing: enige miljoenen per jaar ten opzichte van de oude, ongeordende situatie. Dezelfde organisatie coördineert het geheel via één intern loket. Besparing: elk jaar enige tonnen, vooral de kosten van wijzigingen en vernietiging van logodragers zijn enorm afgenomen.

Het kan, geloof me!

Welkom bij het loket, beste interne klant!

Nou, dat valt nog niet mee. U heeft het loket ingericht, u heeft deskundigheid, u heeft de tooling, maar waar is die klant? In de meeste organisaties is het zo dat het organisatiedrukwerk al gauw bij een dergelijk loket terechtkomt (formulieren, enveloppen, briefpapier, visitekaartjes), maar dat het probleem ligt bij alle marketinguitingen! Er is toch gedwongen winkelnering? Waarom komen die interne klanten dan niet?

Gedwongen winkelnering: it’s the law!

In Amerika staan langs de snelwegen borden met daarop de waarschuwing: BUCKLE UP, IT’S THE LAW! Door de automobilist erop te wijzen dat het omgespen van de autogordel bij wet is verplicht, hoopt men het gedrag van die automobilist te veranderen en hem over te halen toch vooral de riemen om te doen. Werkt dat? Nee, helemaal niet. Iedereen die ooit jong is geweest weet dat de uitdaging ligt in datgene dat verboden is, toch lekker doen, spannend. En iedereen die ouder is geworden weet dat de wet rekbaar is. En zo werkt het in bedrijven natuurlijk ook: ondanks de gedwongen winkelnering lopen veel mensen daar omheen en regelen hun eigen zaken. Althans, dat geldt vooral voor de inkoop van zaken als marketing adviezen, communicatie adviezen, drukwerk en andere logodragers, en eenmalige actiegerelateerde zaken. Vreemd als we bedenken dat niemand het in zijn hoofd haalt een eigen tuinman te bellen om het gras voor het raam van zijn werkplek eens even te maaien, en dat ook niemand het bedenkt om een bedrijfsauto buiten het bedrijf om te leasen bij een bevriende leasemaatschappij. Waar zit dan het verschil?

Het verschil is dat drukwerk, logodragers, media, actiematige zaken, heel dicht aanliggen tegen het primaire (marketing- en verkoop)proces. Laten we ons eens verplaatsen in de positie van een marketing communicatie deskundige. Hij/zij krijgt een opdracht een promoactie te bedenken, hij werkt weken aan een creatief verantwoorde en mooie actie, hij presenteert het resultaat, hij stelt nog een keer bij en dan: groen licht! Gaan met die banaan. Dat betekent mensen regelen, drukwerk inkopen, ballonnen en vlaggen regelen, oh ja, de petjes met ons logo moeten ook nog besteld worden, locatie regelen, monsters laten aanmaken, enzovoort. Drukwerk en andere media vormen een belangrijk onderdeel van het grote geheel, zijn bijna onlosmakelijk verbonden met het commerciële proces en dus met het eindresultaat. Dan is het logisch dat je als marketing communicatie deskundige dit zelf regelt. Niet uit handen geven, het is jouw primaire proces!

En wij maar roepen: laat ons dat inkopen, kom naar ons mooie loket, IT’S THE LAW!

Werkt dus niet.

Laten we hier aangekomen, twee zaken vaststellen:

  1. Gedwongen winkelnering is noodzakelijk in elk bedrijf, om kosten te beheersen en gelijksoortige zaken gecoördineerd te behandelen, om kwaliteit te behouden en om deskundigheid efficiënt in te zetten.
  2. Iedereen binnen het bedrijf dient zich te conformeren aan het beleid van gedwongen winkelnering.

Maar, de vraag is hoe we naleving van deze regels afdwingen. Door te roepen dat het de wet is schieten we niet op, dat werkt averechts. Als we mensen zover willen krijgen dat ze ons (de deskundige op het gebeid van drukwerk en logodragers) hun drukwerk willen laten inkopen moeten we vertrouwen wekken. Vertrouwen in onze deskundigheid en betrokkenheid, vertrouwen in onze leveranciers en vertrouwen in het resultaat. Dat kunnen we maar op één manier bereiken: door ons bij hen aan te sluiten, mee te doen en vertrouwen te kweken.

Stap 1: de andere kant van de tafel.

Ga vanuit het loket niet tegenover de interne klant zitten, maar aan zijn of haar kant van de tafel. Word één met zijn project, zijn doelstelling en zijn aanpak. Bied hulp. En die hulp kan eruit bestaan een deel van de logodragers bij zijn leveranciers in te kopen, onder zijn voorwaarden. Gewoon meedoen is het motto, niet tegenstribbelen, maar meestribbelen (zie ook www.jaappeters.nl).

Stap 2: toon deskundigheid

Als je dan in het proces mag meedoen, toon dan aan dat je wat kunt bereiken en winnen. Laat zien dat het beter kan, zonder de andere partij op de vingers te tikken. Dit stadium is het belangrijkste, want hier begint het opbouwen van vertrouwen. Maak inzichtelijk waar jouw toegevoegde waarde ligt en ook: waar niet.

Stap 3: ombuigen waar mogelijk

Geleidelijk kunt u nu processen ombuigen naar de standaarden van het drukwerkloket. Als de marketing communicatie zonder contracten met leveranciers zaken doet, laat dan de voordelen zien van het werken op basis van een contract, liefst met een klein aantal voorkeursleveranciers.

Het afdwingen van gedwongen winkelnering komt voort uit de interne wet (it’s the law), maar is pas effectief als het is gestoeld op het vertrouwen dat de interne klanten in u en uw loket hebben. Het winnen van dit vertrouwen is veel effectiever dan het domweg handhaven van de wet. Erken dat mensen zich bovenmatig betrokken voelen bij de vervaardiging van “hun” drukwerk, en ga van daaruit met ze aan de slag.

Auteur René Joor is partner van de Berichtenfabriek B.V.

Deel dit bericht

Email This Email This

About Rene Joor

René Joor is mede oprichter en partner van De Berichtenfabriek BV te Weesp. Dit expertbureau lost vraagstukken op met betrekking tot strategie en inrichting van berichtenlogistiek binnen grote, berichtintensieve organisaties.

View all posts by Rene Joor →

Related Posts

Mis geen update!
Op de hoogte blijven van de marktontwikkelingen? Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Agenda
Sep
11
Thu
2014
4:00 pm Kofax KTA Webinar
Kofax KTA Webinar
Sep 11 @ 4:00 pm – 5:00 pm
Kofax KTA Webinar @ Online
Webinar georganiseerd door ICreative. Kofax KTA: Na scannen en herkennen nu ook uw processen automatiseren? Bekijk hier de animatie van Kofax KTA. U krijgt in 90 seconden uitgelegd wat KTA voor u en uw organisatie[...]
Sep
18
Thu
2014
4:00 pm Paperless Office Challenge 2014
Paperless Office Challenge 2014
Sep 18 @ 4:00 pm – 10:00 pm
Noordwijk, 18 augustus 2014 – Veel professionals willen hun papierverbruik verminderen, maar weten niet welke software en applicaties er zijn die papierloos werken mogelijk maken. Innovatiehuis Decos, dat sinds 2011 volledig papierloos werkt, houdt daarom[...]
Sep
25
Thu
2014
all-day Basware Experience
Basware Experience
Sep 25 all-day
Basware Experience @ The Strip Conference Center | Eindhoven | North Brabant | The Netherlands
Na de succesvolle editie van vorig jaar, vragen wij uw aandacht voor de editie van 2014. De Basware Experience 2014 vindt dit jaar plaats op donderdag 25 september 2014. Reserveer deze datum alvast in uw[...]
Oct
7
Tue
2014
all-day Vakbeurs ECM – DMS Expo
Vakbeurs ECM – DMS Expo
Oct 7 – Oct 10 all-day
Vakbeurs ECM - DMS Expo @ Messe Stuttgart
DMS Expo is de grootste vakbeurs over input management, output management, document management, digitale postkamer, enterprise content management en data storage management in Europa en wordt gehouden in Duitsland. Brochure
Oct
20
Mon
2014
8:00 am Managed Document Services Confer...
Managed Document Services Confer...
Oct 20 @ 8:00 am – Oct 22 @ 5:00 pm
Managed Document Services Conferentie 2014 @ Designhotel Elephant | Prague | Hlavní město Praha | Czech Republic
De Europese Managed Document Services conferentie Transform 2014 wordt dit jaar gehouden van 20 tot 22 oktober in Praag. De conferentie richt zich op alle ontwikkelingen rond Managed Print Services, Managed Workflow Services en Managed[...]
Oct
30
Thu
2014
all-day CCM Congres 2014
CCM Congres 2014
Oct 30 all-day
Het Congres Customer Communications Management (CCM) gaat over de creatie, de levering, de opslag en het beheer van uitgaande klantcommunicatie.  Het CCM-congres volgt het congres Document Creation en Output Management (DCOM) op. Waar bij het[...]
Dec
31
Wed
2014
all-day CHIPKNIP STOPT
CHIPKNIP STOPT
Dec 31 – Jan 1 all-day
CHIPKNIP STOPT
Gebruikt uw organisatie de CHIPKNIP voor het betalen van kopie, print en scan? De Chipknip stopt per 1-1-2015 als betaalmiddel. U heeft tot 1-10-2014 om een alternatief te implementeren.

View Calendar