Avans Hogeschool, met 54 opleidingen, 2.500 medewerkers en ruim 24.000 studenten één van de grootste onderwijsinstellingen in het zuiden van het land, gaat het document management systeem Corsa van BCT organisatiebreed invoeren. De opdracht voor de implementatie is verleend aan BCT-partner Enjoy & Deploy uit Zoetermeer. Avans had eerder al Corsa/Invoice, een module voor de verwerking van inkomende facturen, geïmplementeerd. Tijdens dat proces bleek dat Corsa een zodanig brede functionaliteit had, dat men het systeem ook als basis voor de verdere digitalisering van de archieven, studentendossiers en werkprocessen wilde gebruiken.

“Avans Hogeschool is in de loop der jaren ontstaan uit verschillende fusies”, zegt John Theeuwes, die als projectmanager verantwoordelijk is voor de digitalisering en de implementatie van het document management systeem. “Dat heeft geleid tot een grote organisatie met 19 academies, 5 gecentraliseerde, ondersteunende diensten en enkele stafdiensten in Breda, Den Bosch en Tilburg. Voor ons waren een uniformere manier van verwerken van informatie in alle organisatie-onderdelen en meer grip op de interne processen de belangrijkste redenen om voor digitalisering te kiezen. We willen minder kasten vol papier en we willen onze medewerkers de mogelijkheid bieden om vanaf elke werkplek toegang tot de dossiers te krijgen. Uiteraard willen we ook profiteren van de efficiencyvoordelen van deze manier van werken. Van onderwijsinstellingen wordt verwacht dat ze efficiënt omgaan met de middelen. Digitaliseren helpt daarbij.”

In het implementatieplan voor Corsa zijn diverse werkprocessen beschreven, die met het document management systeem ondersteund en geautomatiseerd worden. Corsa zal onder meer worden gebruikt voor de registratie en distributie van alle inkomende en uitgaande documenten en de archivering daarvan. Een ander belangrijk onderdeel van het project is de digitalisering van de studentendossiers, waardoor de documentstromen rondom aanmelding, inschrijving, onderwijstraject en uitstroom van studenten gestroomlijnd kunnen worden. Door de dossiers aan het studentvolgsysteem te koppelen kunnen docenten en administratie alle relevante informatie over de student inzien. In een later stadium worden de Corsa-modules voor ondersteuning van het besluitvormingsproces en het accreditatieproces geïmplementeerd.

Avans gaat op korte termijn beginnen met de automatisering van het inkoopproces door de inkoopoplossing Procuro te koppelen aan Corsa. Deze toepassing zorgt voor de complete verwerking van dossiers voor het bestellen, ontvangen en distribueren van goederen en de administratieve afwikkeling daarvan. Voor de verwerking en accordering van de inkoopfacturen had Avans Corsa/Invoice al geïmplementeerd. Dat traject stond los van het huidige implementatieproces, maar gaf wel de aanzet daartoe. “Corsa/Invoice was één van die oplossingen, waarmee we de interne processen wilden optimaliseren. De afhandeling van facturen verliep niet goed en niet snel genoeg. Nu worden de facturen, die binnenkomen bij de centrale administratie gescand en automatisch langs de 23 decentrale onderdelen geleid. Daar zitten de bestellers en de budgetverantwoordelijken”, zegt Mart Kolen, die al vanaf het begin bij de plannen voor de digitalisering betrokken is. Corsa Invoice is gekoppeld aan het financiële management systeem, waar de facturatie wordt afgehandeld. Ook de interne factuurstromen worden met Corsa/Invoice geautomatiseerd. Kolen: “Het betreft het in- en uitlenen van personeelsleden en de interne doorbelasting van kosten. Dat was trouwens geen standaardonderdeel van Corsa/Invoice. Die toepassing hebben we samen ontwikkeld.”

Corsa/Invoice is sinds maart 2010 operationeel. In het najaar is er een enquête onder de medewerkers gehouden, om een indruk te krijgen van de tevredenheid over het systeem. “Behoudens de behoefte aan enkele praktische aanpassingen was men behoorlijk positief”, zegt Theeuwes. “Dat geeft ons alle vertrouwen in de verdere uitrol en acceptatie van deze nieuwe manier van werken.”

Rate this post

Print Friendly