Met de overhandiging van een projectvlag aan gemeentesecretaris Roland van der Starre is op 4 april de aftrap verricht van ‘Burens & Praktisch’. Met dit project gaat de gemeente Buren zaakgericht werken. Hiermee wil de gemeente een flinke impuls geven aan het verbeteren van de dienstverlening richting klanten.

Bij de bijeenkomst waren naast het projectteam en enkele Decos medewerkers, de twee verantwoordelijke wethouders en de 9 superusers aanwezig. Deze laatste groep werd als dank voor hun bijdrage nog even extra in het zonnetje gezet met een bos bloemen. De superuser is als eerste aanspreekpunt voor de andere gebruikers op iedere afdeling aanwezig, en herkenbaar aan een ‘Buren & Praktisch’-vlaggetje op het bureau.

Jan Willem Bol, communicatieadviseur: “Er is bewust voor gekozen om geen centrale bijeenkomst voor alle gebruikers te organiseren. Het sluit juist goed aan bij het project om de organisatiebrede aftrap digitaal te doen. Hiervoor hebben we een e-card ontworpen die namens het management naar alle medewerkers gestuurd is. Wij vinden het wel erg belangrijk dat het een project van de hele organisatie is.

We hebben ook het gevoel willen creëren dat het systeem echt iets van ons in Buren is. We hebben dit onder andere gedaan door een eigen naam aan het systeem te geven. We hebben een verkiezing via intranet georganiseerd, waarbij de medewerkers een naam konden kiezen. Hier is ‘Burens & Praktisch’ uit gekomen, B&P in de volksmond.

In een dergelijk omvangrijk traject waarbij de hele organisatie betrokken is, ontmoet je normaal altijd wel ergens tegenslag, maar bij Buren is er eigenlijk niets verkeerd gegaan. Jan Martens, projectleider: “We hebben de samenwerking en het directe contact met de medewerkers van Decos gedurende het hele traject als zeer prettig ervaren. Je houdt er continu rekening mee dat er toch wel iets verkeerd zal gaan, maar dat is volledig uitgebleven. Hierdoor heeft het gehele traject zonder enige vertraging kunnen plaatsvinden.

De eerste ervaringen zijn inmiddels erg positief. Het is natuurlijk even wennen en voor sommige medewerkers best lastig, maar iedereen is het erover eens dat de invoering van Decos een grote verbetering betekent. De komende periode zal de nadruk liggen op het leren werken met het systeem. “We willen de gebruikers de tijd gunnen om aan het systeem en de nieuwe werkwijze te wennen.” Voor het eind van het jaar zal wel al met de volgende fase gestart worden, waarin onder andere enkele koppelingen met backoffice applicaties gelegd zullen worden.

Bij alle ontwikkelingen wordt ook gekeken naar buurgemeenten Neder-Betuwe en Lingewaal, waarmee op ICT-vlak nauw wordt samengewerkt. Uitgangspunt hierbij is ‘Samenwerken graag, mits meerwaarde’.

Rate this post

Print Friendly