Alphen aan den Rijn, Nederland, 17 maart 2011 – Liefst veertig procent van de grotere Europese bedrijven vermijdt elektronische verwerking van binnenkomende factureren wegens de veronderstelde complexiteit en het gebrek aan standaarden. Dat wijst nieuw onderzoek uit van Iron Mountain, de grootste informatiemanager ter wereld, door het toonaangevende onderzoeksbureau YouGov.

Iron Mountain maakt deze onderzoeksresultaten bekend ter gelegenheid van de introductie van haar nieuwste BPM (Business Process Management) oplossing voor digitale verwerking van binnenkomende facturen.

Voor deze nieuwe BPM-dienstverlening heeft Iron Mountain een vestiging in Bratislava (Slowakije) geopend die zestig miljard binnenkomende facturen per jaar kan verwerken. De verwerking alle facturen, gebeurt precies zoals de klant dat wenst, zodat die naadloos in diens bestaande administratieve proces passen. De nieuwe service van Iron Mountain zorgt daarmee voor een veel efficiëntere verwerking van ontvangen facturen.

Gebrek aan standaard “Ons onderzoek wijst uit dat bijna een op de drie respondenten in Europese landen zou overstappen op elektronische verwerking van ontvangen facturatie als er een gemeenschappelijke standaard zou zijn”, zegt Bettina Wonsag, algemeen directeur van de nieuwe BPM-divisie van Iron Mountain. “Ondertussen lopen zij aanzienlijke besparingen mis. Onze nieuwe BPM-diensten maken het voor bedrijven mogelijk om binnenkomende facturen veel beter en papierloos te beheren. Wij nemen de bezwaren tegen elektronische facturen weg met een beheerste overgang naar optimaal crediteurenbeheer.”

De nieuwe dienst van Iron Mountain komt daarmee tegemoet aan de bezwaren die aan de invoering van elektronische factuurverwerking kleven. Dat is in de eerste plaats het gebrek aan een gemeenschappelijke standaard. Gemiddeld veertig procent van de respondenten gaf dit als bezwaar op. Op de tweede plaats komt de complexiteit van de nieuw in te voeren processen. Het aantal respondenten dat dit noemde, liep per land uiteen van een kwart tot een derde van de respondenten.

Iron Mountain´s nieuwe BPM organisatie De nieuwe BPM organisatie van Iron Mountain en de nieuwe dienstverlening die Iron Mountain biedt, zorgen voor veilig, transparant en gestructureerd documentbeheer, vanaf de verwerking en automatisering, tot de opslag en het terugvinden van facturen. Bovendien omvat het aanvullende faciliteiten voor crediteurenbeheer die de organisaties helpen hun grootste documentenstroom volledig onder controle te houden.

De nieuwe dienst biedt een ´standaard-maatwerk´ aanpak, die verschillende factuurgegevens, uit meerdere landen en jurisdicties aankan en in welke taal of vorm dan ook. Het aanbod van Iron Mountain varieert van het overnemen van individuele processtappen tot het volledige en complete dienstenpakket.

“Een hoge snelheid van dataverkeer is essentieel voor zakelijk succes”, voegt Wonsag toe. “Naarmate het aantal facturen groeit, bereiken veel financiële systemen hun grenzen waardoor bedrijven genoodzaakt zijn flink in nieuwe hardware en software te investeren.”

“Onze nieuwe BPM diensten verkleinen de investeringsrisico’s, maar waarborgen dat wordt voldaan de wet- en regelgeving, ook interne, en dat wordt voldaan aan alle compliance-vereisten. Ook aan de wettelijk voorgeschreven vereisten voor databeveiliging en datakwaliteit, wordt geheel voldaan. Door BPM-beheerdiensten van Iron Mountain af te nemen, kunnen bedrijven al deze verplichtingen overdragen aan een zeer ervaren dienstverlener, terwijl ze op elk moment snel en probleemloos toegang hebben tot hun gedigitaliseerde gegevens.”

Geïntegreerde dienstverlening De nieuwe dienst van Iron Mountain kan in elke IT-infrastructuur geïntegreerd worden, financiële en ERP-systemen inbegrepen, en verzorgt de dataverwerking en digitalisering naar het daartoe vereiste formaat. Dit neemt de noodzaak weg om met de hand allerlei factuurgegevens in systemen in te voeren, het beruchte overkloppen. Het verhoogt de accuratesse en speelt administratieve medewerkers vrij om zinniger werk te doen. Aangewezen medewerkers kunnen de gegevens door het hele proces heen volgen en documenten online raadplegen. Desgewenst worden de originele documenten door de beveiligde transportwagens van Iron Mountain aan kantoor afgeleverd.

“Onder de huidige omstandigheden dienen mogelijkheden om de efficiëntie van de werkprocessen te verbeteren, altijd te worden overwogen”, zegt Peter Simons, technisch specialist bij het Britse Instituut voor Registeraccountants, de CIMA. “Zoals Iron Mountains onderzoek uitwijst, spelen facturen een belangrijke rol in het verbeteren van de efficiëntie van de financiële administratie, maar zijn er zorgen over de standaarden en de invoering van zo’n geheel nieuwe administratieve werkstroom. Die bezwaren zijn nu weggenomen.”

Rate this post

Print Friendly