Tijdens het VIP Gala, dat 17 februari j.l. in Nijkerk werd gehouden, ontvingen de Provincie Noord-Brabant en BCT uit Amstenrade de VIP/DOC Applicatie van het jaar Award in de categorie ‘Efficiency & Kwaliteit’. Zij waren genomineerd met het project iDOCS dat wordt uitgevoerd binnen de provincie Noord-Brabant. Daar vormt het document management systeem Corsa van BCT de basis voor de digitalisering van interne werkprocessen, waarmee de provincie haar dienstverlening wil verbeteren.

De digitalisering van de werkprocessen bij de provincie Noord-Brabant is een omvangrijk project, waarvan de voorbereidingen al een aantal jaren geleden begonnen. Er zijn zo’n 1.500 werknemers betrokken, die bij meer dan 50 afdelingen werken verspreid over het Provinciehuis in ‘s-Hertogenbosch en de diverse, andere kantoren. “Het project gaat dan ook veel verder dan de aanschaf en implementatie van een document management systeem”, zegt projectleider Tom Reijnders van de provincie. “Ook het analyseren van de interne werkprocessen, het voorbereiden van de organisatie op de nieuwe manier van werken en het begeleiden en opleiden van de medewerkers zijn belangrijke onderdelen van het project.”

Vanwege de omvang en de complexiteit werd het project opgedeeld in drie fasen. De eerste fase, die vorig jaar werd afgerond, bestond uit de implementatie en ingebruikname van het document management systeem Corsa en de digitalisering van de documentenstroom. Dat betekent dat alle besluitvormingsdocumenten en uitgaande stukken digitaal door de organisatie gaan, waardoor er geen papieren dossiers of documenten meer door de organisatie zwerven. Het hele besluitvormingsproces kan in het systeem getraceerd worden, waardoor altijd transparant is hoe de besluitvorming tot stand gekomen is. In de tweede fase worden ook de inkomende documenten alléén nog in digitale vorm door de organisatie geleid, waardoor het digitale werken echt een feit is.

Als de medewerkers gewend zijn aan het digitale werken, start de derde fase begin mei. Dan worden de digitale werkprocessen tot op het niveau van de individuele afdelingen uitgerold, waar de werkprocessen vaak heel specifiek zijn. “In deze fase zal ook de koppeling tussen de frontoffice en de backoffice geoptimaliseerd worden”, verduidelijkt Reijnders. “Dat betekent concreet, dat er voor specifieke procedures geïntegreerde processen ingericht worden. Als een bedrijf op de website een digitaal formulier voor het aanvragen van bijvoorbeeld een vergunning invult, wordt automatisch een werkproces in gang gezet, waarbij alle noodzakelijke ambtenaren betrokken worden. Het bedrijf krijgt bovendien digitaal inzicht in de status van zijn aanvraag en het management van de provincie kan zien hoe groot de werkvoorraad is en of de wettelijke afhandelingstermijnen gehaald worden. Dat is weer een indicatie voor de kwaliteit van de dienstverlening. Deze manier van werken wordt eerst bij één afdeling getest. Als de pilot succesvol verloopt, wordt deze manier van werken de komende jaren ook bij de andere afdelingen ingevoerd.”

BCT en de provincie Noord-Brabant hebben volgens de jury ‘een klassieke, op papier en gymschoenen gebaseerde documentstroom omgebouwd naar een volledig digitaal gebaseerd werkproces binnen het provinciehuis.’ Daarnaast werd de jury overtuigd door het vooruitzicht op ‘aanzienlijke besparingen op de DIV-afdeling (70 procent) en op de totale loonsom (15 procent) in combinatie met een betere kwaliteit van dienstverlening naar burgers en bedrijven’. “Ik ben trots op het feit dat we met onze hele organisatie van 1.500 medewerkers de omslag hebben weten te volbrengen van papier naar digitaal werken”, vertelt Reijnders. Pim Hagen van BCT voegt daaraan toe: “Het is een omvangrijk en complex project, dat door middel van nauwe samenwerking tussen de partijen zeer goed verloopt. Dat een professionele jury dit eert met een award, waarderen we zeer.”

Rate this post

Print Friendly