Volledige digitale factuurverwerking gaat eind eerste kwartaal 2011 van start

De gemeente Renkum gebruikt Corsa/Invoice van BCT al enkele jaren voor het herkennen en verwerken van facturen. De aanschaf onlangs van de e-invoice oplossing voor de afhandeling van digitale en gedigitaliseerde facturen komt niet alleen voort uit zakelijke overwegingen, maar wordt door de gemeente ook gezien als een belangrijk onderdeel van het milieubeleid. “Renkum is een van de groenste gemeenten van Nederland met veel landgoederen, parken en bos. Daar zijn we heel zuinig op”, zegt Erik Heinrich, wethouder van Financiën. “We zijn een kleine gemeente en lopen met ICT-beleid doorgaans niet voorop, maar het terugdringen van het papiergebruik in onze gemeente spreekt ons wel erg aan.” De gemeente Renkum is overigens de tiende Nederlandse gemeente die de e-invoice oplossing van BCT aanschaft.

Raf Withofs business developer BCT (links) en Erik Heinrich wethouder Financiën gemeente Renkum

“De digitale factuurverwerking is voor de gemeente Renkum eigenlijk een eerste stap in de verdere digitalisering van de interne werkprocessen”, licht Arnold Schoeman, administrateur bij de financiële administratie van de gemeente toe. “Renkum is geen grote gemeente en heeft een klein ICT-team. Daarom maken we bij voorkeur gebruik van technologie die zich al bewezen heeft. In dat opzicht is de implementatie van digitale factuurverwerking eigenlijk een uitzondering, want daarmee behoren we landelijk gezien tot de voorhoede. Dankzij deze toepassing kan de organisatie alvast kennismaken met een manier van werken die over een paar jaar op grote schaal wordt ingevoerd. Tijdens de implementatie zullen we ongetwijfeld tegen een aantal organisatorische en technische problemen aanlopen. Van die ervaring kunnen we later flink profiteren.”

De volledige digitale factuurverwerking bij Renkum gaat aan het einde van het eerste kwartaal van 2011 van start. De gemeente gaat de facturen dan niet zelf meer scannen, maar zal de toeleveranciers vragen de facturen gedigitaliseerd aan te leveren bijvoorbeeld in PDF-formaat of digitaal in bijvoorbeeld UBL2.0 formaat. Als er een factuur binnenkomt wordt die automatisch door e-invoice onderschept, geanalyseerd en in de workflow van Corsa/Invoice naar alle betrokken ambtenaren gestuurd. Zij voegen een vermelding voor product- en kostensoort aan de factuur toe en keuren de facturen digitaal goed; indien nodig voorzien van commentaar op de factuur. Als de factuur goedgekeurd is wordt deze in het systeem voor de financiële administratie verwerkt. Renkum werkt met CODA, dat een gecertificeerde integratie heeft met Corsa Invoice.

Interessant is tenslotte ook de koppeling met de verplichtingenadministratie, die eveneens in de purchase-to-pay oplossingen van BCT bijgehouden wordt. Zodra er een bestelling door een van de ambtenaren wordt geplaatst, worden er automatisch een brief en een bestelbon aangemaakt. Die bestelbon is de basis voor de verplichtingenadministratie. De bestelling wordt afgeboekt zodra de factuur goedgekeurd is.

Rate this post

Print Friendly