Het nieuwe Waterschap Scheldestromen, dat voortgekomen is uit een fusie van de Waterschappen Zeeuws-Vlaanderen en Zeeuwse Eilanden, is deze week helemaal overgegaan op het document management systeem Corsa van BCT. “In de voorbereiding op de fusie hebben we natuurlijk ook kritisch gekeken naar de aanwezige ICT-systemen”, zegt teamleider DIV Loes Rottier van het nieuwe Waterschap. “Corsa was in gebruik bij Waterschap Zeeuws-Vlaanderen, het kleinste van de twee waterschappen, maar bleek toch de beste oplossing voor de nieuwe organisatie.” Inmiddels zijn in Corsa enkele nieuwe workflows voor belangrijke werkprocessen van het waterschap ontwikkeld en gaan binnenkort ook de voormalige medewerkers van het Waterschap Zeeuwse Eilanden over op Corsa.

De officiële bestuurlijke fusie van de beide waterschappen wordt op 1 januari 2011 geëffectueerd. De integratie van de beide ambtelijke organisaties kreeg echter het afgelopen jaar al gestalte. Fusietrajecten hebben vaak ingrijpende veranderingen tot gevolg, zo ook bij de fusie van Waterschap Zeeuws-Vlaanderen en Waterschap Zeeuwse Eilanden. De beide ambtelijke organisaties werden in elkaar geschoven en alle medewerkers moesten opnieuw naar een baan solliciteren. Loes Rottier werd teamleider DIV bij het nieuwe waterschap. Daar werd ze meteen verantwoordelijk voor de implementatie en uitrol van het document management systeem Corsa van BCT. Uit een evaluatie bleek dat Corsa voor het nieuwe waterschap de beste oplossing was. In december 2009 ging een projectgroep van start met de voorbereidingen voor het project ‘DMS Corsa Scheldestromen’. Het systeem werd 15 oktober jl. in gebruik genomen.”

“We hebben Corsa niet gewoonweg overgezet naar de nieuwe organisatie”, licht Rottier toe. “We hebben voor de fusie ook Corsa Case ingezet om workflows te bouwen. Daar zijn we met verschillende werkgroepen een jaar mee bezig geweest. In samenwerking met Addocs hebben we voor vier belangrijke activiteiten van het waterschap werkprocessen gedefinieerd, die we met Corsa ingericht hebben. Het gaat om de klachtenprocedure, ontheffingen voor wegen, de melding van illegale situaties en de watervergunning. Die processen zijn helemaal uitgewerkt vanaf het scannen van inkomende stukken en het opstarten van het proces tot en met standaard templates voor documenten en archivering.”

“De nieuwe workflows zijn in nauwe samenwerking met het waterschap ontwikkeld”, zegt Rob van der Drift, projectverantwoordelijke bij Addocs. “In feite was er sprake van een soort co-makership. Het hele proces van ontwerp tot en met acceptatie heeft slechts acht maanden in beslag genomen. Omdat het waterschap zelf actief bij het ontwerp betrokken was, verliepen de overdracht en de acceptatie van het systeem soepel. Ik denk, dat Scheldestromen de procedures rond de nieuwe watervergunning dankzij de workflows goed op orde heeft. Ik weet dat de watervergunning voor veel waterschappen nog steeds een buikpijndossier is.”

Ook de migratie van de files in het document management systeem van Zeeuwse Eilanden naar Corsa was een belangrijk aandachtspunt, zeker ook omdat de systematiek voor de opslag en het toegankelijk maken van informatie tussen beide systemen verschilde. BCT heeft voor die conversie een functioneel ontwerp ontwikkeld en na een succesvolle test worden de gegevens in december naar Corsa overgezet. Het oude systeem werd op 13 december definitief afgesloten.

De medewerkers die Corsa al kenden konden natuurlijk vrij soepel over. Maar de andere medewerkers moeten wennen aan de nieuwe manier van werken en de nieuwe schermlay-out. Aan de uitrol voor deze medewerkers wordt extra aandacht besteed. Ze krijgen allemaal een basisopleiding en -waar nodig- aparte begeleiding. Bij de inrichting van Corsa is gestreefd naar optimale gebruiksvriendelijkheid, bijvoorbeeld door standaard sjablonen en templates voor allerlei documenten te ontwikkelen. De eerste reacties op Corsa zijn volgens Rottier positief. Momenteel vinden gebruikersacceptatietests plaats die inzicht moeten geven of de vier speciaal ontwikkelde workflows voldoen.

“Met ingang van 1 januari stoppen we met de verspreiding van fysieke documenten en moet iedereen digitaal gaan werken. Als de organisatie aan de nieuwe manier van werken gewend is en uit de voeten kan met de basisinrichting van Corsa, gaan we verder kijken”, zegt Rottier. “Op het verlanglijstje staan de invoering van de digitale handtekening, de integratie van Corsa met het personeelssysteem en de koppeling met ons Geo-systeem voor het toegankelijk maken van kaartmateriaal.”

Rate this post

Print Friendly