‘s-HERTOGENBOSCH, 7 december 2010 – Om de productie en verspreiding van raads- en commissiestukken te vereenvoudigen, ontwikkelde Océ een oplossing die zorgt voor automatische distributie van de stukken. Naar de juiste persoon, op het juiste moment en in de juiste vorm. “Bij de gemeente Leidschendam-Voorburg gaf dat een besparing van minstens 4 uur per week.”

“De verzameling en verspreiding van de stukken voor raads- en commissievergaderingen is een arbeidsintensieve klus,” vertelt Bas Post, Segment Marketeer bij Océ-Nederland. “Elk gemeenteraadslid moet een verschillend pakket hebben, afhankelijk van zijn of haar portefeuille. De één wil alles in één keer op de dag voor de vergadering, de ander meteen als het stuk er is. Door het proces te automatiseren met Océ PRISMAsatellite for ERP, maak je het eenvoudig en verklein je de kans op fouten.”

De medewerkers van de reproductie-afdeling voeren de voorkeuren van elk raadslid eenmalig in. “Daarna hoeven zij een document alleen maar aan de juiste personen te koppelen en wordt het automatisch op het juiste moment en in het juiste formaat verstuurd”, zegt Post.


Leidschendam-Voorburg

Eén van die gemeenten die werkt met Océ PRISMAsatellite for ERP is Leidschendam-Voorburg. In die gemeente gaat het om gemiddeld 200 à 300 pagina’s per week voor elk van de 46 raads- of commissieleden. Sinds het proces is geautomatiseerd werkt de gemeente efficiënter. “We hebben de complete documentstroom onder controle”, vertelt Ger Driest, senior medewerker van het Document Productie Centrum. “We weten exact wie welke documenten heeft gekregen. Door deze efficiënte werkwijze besparen we wekelijks 4 tot 5 uur.”

Over Océ

Océ stelt mensen in staat informatie met elkaar te delen. Daarvoor biedt Océ producten en diensten aan voor de (re)productie, presentatie, distributie en het beheren van documentstromen. Het assortiment omvat software, kopieer- en printsystemen en materialen. Daarnaast biedt de onderneming haar klanten innovatieve diensten op het gebied van consultancy, uitbesteding en financiering.



Rate this post

Print Friendly