NAARDEN, 29 november 2010 – Bijna tweederde (63 procent) van de Europese office managers voert steeds meer ondersteunende taken uit, zoals het bijvullen van de printer. Dit blijkt uit onderzoek uitgevoerd door Lexmark, leverancier van printoplossingen.

Meer dan éénderde (37 procent) van de respondenten gaf als hoofdreden aan dat er minder personeel is om de dagelijkse taken uit te voeren en meer dan een kwart (27 procent) vond dat de overname van ondersteunende taken voortvloeit uit de nood om kosten te reduceren. Anderen gaven aan dat zij helpen vanuit een werknemersmoraal.

Bovengenoemde factoren hebben tot gevolg dat de gehele staf moet helpen met de ondersteunende taken, ongeacht het aantal dienstjaren dat zij bij de betreffende organisatie werkzaam zijn.

De meest voorkomende taken waarvan managers aangeven deze momenteel uit te voeren, zijn het bijvullen van de printer of kopieermachine (24 procent), de telefoon beantwoorden (24 procent) en thee en koffie voor collega’s zetten (17 procent). Andere taken waarvan managers aangeven deze nu vaker zelf uit te voeren omvatten het vervangen van de printertoner (12 procent), het bestellen van kantoorartikelen (7 procent) en het vullen van de waterkoeler (6 procent). Ondanks dat deze taken relatief simpel zijn, gaf een ruime meerderheid van de respondenten (84 procent) aan zich niet minder gewaardeerd te voelen wanneer ze dergelijke taken op zich moeten nemen.

“In het huidige economische klimaat lijkt er een besef te zijn ontstaan dat personeel samen moet werken om hun organisatie door deze moeilijke tijd te helpen,” zegt Rob Greaves, General Manager Lexmark Benelux. “Senior Managers worden steeds meer betrokken in de dagelijkse administratie binnen hun organisatie en slechts een aantal voelt zich hierdoor ondergewaardeerd. Velen zien het als een noodzaak om hun organisatie te ondersteunen in het beter controleren van de kosten.”

Een andere belangrijke manier om kostenbesparingen te realiseren, vooral in moeilijke tijden, is door er voor te zorgen dat simpele taken worden geautomatiseerd, waardoor kostbare tijd en middelen worden vrijgemaakt voor alle personeelsleden, zodat zij zich kunnen focussen op hun belangrijkste voorwaarden.

“Ondanks dat deze benadering het werknemersmoraal kan helpen behouden, kan dit zorgen voor een ineffectief en kostbaar gebruik van managementtijd, vooral omdat er oplossingen en technologieën bestaan die de administratieve taken kunnen reduceren,” voegt Greaves toe. “Onze eigen SmartSolutions applicaties kunnen niet de telefoon beantwoorden of de waterkoeler vullen, maar wel taken automatiseren, zoals het afdrukken van reisschema’s met TripIt of het delen van documenten met Scan to Fax.”

Lexmark werkt met organisaties over de gehele wereld om administratieve taken rondom printomgeving te beperken, terwijl tegelijkertijd de fiscale kosten en de milieubelasting worden gereduceerd.

Achtergrond onderzoek

Lexmark ondervroeg 514 managers verdeeld over zeven Europese landen, waaronder België, Frankrijk, Duitsland, Nederland, Polen, Zweden en het Verenigd Koninkrijk. Het onderzoek werd afgerond in augustus 2010.

Rate this post

Print Friendly