Het Aanbestedingsinstituut Bouw & Infra heeft ruim 3.000 aanbestedingen van ‘werken’ geanalyseerd die in 2009 gepubliceerd zijn. Zij concludeert onder meer: “Verlopen aanbestedingen waarbij adviseurs betrokken zijn professioneler dan de aanbestedingen die door de aanbesteders zelf georganiseerd worden? Nee, dit is niet het geval. Dit roept de vraag op: Zou dit ook het geval zijn bij de aanbesteding van ‘diensten en leveringen’??

Het inschakelen van een adviseur bij ‘werken’ leidt niet automatisch tot een aanbesteding die kwalitatief met kop en schouders uitsteekt boven een zelfgeorganiseerde aanbesteding. Aanbesteders die hun heil zoeken bij een adviesbureau zijn door de bank genomen niet beter af: de adviseurs doen het niet significant beter en soms zelfs slechter dan de aanbesteder zelf. Deze conclusie wordt getrokken op basis van een analyse van onder meer de volgende aspecten: de gekozen procedure; het gekozen gunningscriterium; het gebruik van niet-objectieve geschiktheidseisen; het aantal gevraagde referenties; te hoge omzeteisen; omzet als ervaringseis; verzwaarde eisen aan combinaties; innovatieve contracten.

Aangezien opdrachtgevers voor aanbestedingen ‘werken’ vrijwel dezelfde zijn als voor aanbestedingen ‘diensten en leveringen’ ga ik er vanuit dat er geen significant verschil is in uitkomst indien met eenzelfde toetsingskader de gepubliceerde aanbestedingen ‘diensten en leveringen’ geanalyseerd zouden worden.

Voordat ik in ga op de vraag hoe het beter kan, moeten wij even stilstaan bij ‘aanbestedingsadviesactiviteiten’.

Ik zie hier een viertal activiteitsgebieden ten aanzien van de procedure en het bestek:

  • Inhoudelijke advisering ten aanzien van technische specificaties
  • Inhoudelijke advisering ten aanzien van procedurele, niet-juridische aspecten
  • Inhoudelijke advisering ten aanzien van juridische aspecten
  • Operationele, administratief-secretariële ondersteuning

Zou de tijdsinzet van ‘adviseurs’ geanalyseerd worden, dan zou het mij niet verbazen dat het grootse deel van de ‘adviesuren’ betrekking heeft op de operationele, administratief-secretariële ondersteuning.

Tevens zou blijken dat de timing van de juridische advisering grotendeels verkeerd is: juridisch advies wordt veelal gevraagd in de eindfase van de bestekvoorbereiding en bij het afweren danwel afhandelen van bezwaarprocedures. Advies met betrekking tot de niet-juridische aspecten van een aanbesteding –zoals de keuze voor een relatieve of een absolute beoordeling, het scoremodel, de te verstrekken informatie, de in te bouwen prijsaanpassingsmethodiek etc.- wordt zelden gevraagd terwijl operationele ondersteuning vrijwel altijd tot het ‘adviespakket’ behoort. In dit licht verbaast het niet wanneer een analyse van de resultaten van de inzet van aanbestedingsadviseurs op het gebied van ‘diensten en leveringen’ tot eenzelfde resultaat zou leiden als bij ‘werken’.

Hoe kan het beter?

Het aanbestedingsproces van voorbereiding, publicatie en afronding kan naar een wezenlijk hoger niveau getild worden door de voorbereiding te starten met een ‘structureringsworkshop’ waarin getracht wordt het voorbereidingsproces en de uitvoering in totaliteit te overzien op basis van een diepgaande discussie over het inkoopconcept en de bestekstructuur. In deze workshop dient materiedeskundigheid ten aanzien van het aan te besteden object, aanbestedingsjuridische deskundigheid, niet-juridische aanbestedingsdeskundigheid en administratief-secretariële uitvoeringsdeskundigheid aanwezig te zijn.

Normaliter omvat een dergelijke workshop twee bijeenkomsten inclusief een redelijke tussenperiode ter verzameling van informatie en basisgegevens.

Kernthema van de eerste bijeenkomst is: wat willen wij (welk inkoopconcept streven wij na) en hoe krijgen wij het voor elkaar (welke bestekstructuur gaan wij hanteren).

Veelal is de vraag “wat willen wij’ te beantwoorden op basis van het inkoopconcept dat ten grondslag lag aan het lopende contract, aangevuld met ergernissen die met een nieuw contract voorkomen moeten worden en met wensen vanuit de uitvoeringspraktijk die door het nieuwe contract afgedekt moeten worden.

De vraag “hoe krijgen we het voor elkaar” is het beste en het snelste te beantwoorden door het voorgaande bestek volledig uit te splitsen naar bestekelementen en per element te reflecteren welke aanvulling er nodig is ter voorkoming van de geconstateerde ergernissen en ter vervulling van de opgekomen wensen. Een hulpmiddel hierbij is om twee bestekstructuurvarianten uit te werken: de variant openbare aanbesteding en de variant niet-openbare aanbesteding, en hierbij nauwgezet te bepalen waar(in) de verschillen zitten, welke de consequenties zijn en of deze consequenties wel gewenst zijn.

Bij dit alles gaat het om de inhoudelijke benoeming van de bestekelementen zonder dat er overgegaan wordt op detailgegevens en/of detailspecificaties. Bijvoorbeeld het thema ‘Verstrekking van basisgegevens’: worden relevante operationele gegevens van de huidige dienstverlening ter beschikking gesteld, zo ja: welke gegevens worden er verstrekt, zijn deze reeds beschikbaar en/of hoe worden ze geanonimiseerd; zo neen: hoe gaan wij om met de informatie-achterstand van nieuwe inschrijvers ten opzichte van de huidige dienstverlener, en hoe wapenen wij ons tegen juridische geschillen met betrekking tot dit aspect.

Wanneer alle bestekelementen de revue gepasseerd zijn, is redelijk duidelijk welke compilatie van bestekelementen invulling geven aan bestekstructuurvariant-1 resp. -2, welke soorten van gegevens nog ontbreken en welke bestekelementen beleidsmatig/politiek gevoelig liggen.

De tussenperiode wordt vervolgens gebruikt enerzijds om te analyseren of ontbrekende gegevens en informatie in principe verkrijgbaar zijn en anderzijds om nadere visies te verkrijgen met betrekking tot de beleidsmatig/politiek gevoelige thema’s.

Kernthema van de tweede bijeenkomst is: presentatie van de bevindingen in de tussenperiode, definitieve keuze van de bestekstructuurvariant en de afzonderlijke bestekelementen, en opstellen van het draaiboek ‘uitwerking van de gekozen bestekstructuur’.

Het starten met een ‘structureringsworkshop’ heeft als grote voordeel dat er een overzicht ontstaat over alle relevante bestekelementen, hun samenhangen en strijdigheden, en hun impact op het beoogde inkoopconcept. Op basis van dit overzicht kan vervolgens het bestek in hoog tempo nader uitgewerkt worden zonder dat de onderlinge samenhang van de bestekelementen –juridisch, niet-juridisch en inhoudelijk- verloren of in onbalans raakt.

Deze methodiek is vanuit de praktijk van een reeks van aanbestedingen bij UWV ontwikkeld en heeft geleid tot relevante inkoopkostenverlagingen zonder enige juridische bezwaarprocedure. Ongetwijfeld is deze ‘track record’ uitzonderlijk in het licht van bovengenoemde bevindingen van het Aanbestedingsinstituut.

Niettemin, de ‘objecten van aanbesteding’ waren allerminst uitzonderlijk: blanco papier, handelsdrukwerk, koeriersdiensten, transportdiensten en archiefdiensten waarbij de jaarkosten daalden van euro 7,5 mln naar euro 4,5 mln (min 39%).

John Tabbers aanbestedings- en tenderadviezen

Waalre / 0655 395 313 / johntabbers@upcmail.nl

Rate this post

Print Friendly