Documentscanners – de sleutel tot documentbeheer

De rol van documentbeheer is aan het veranderen. Tien jaar geleden was het scanproces voornamelijk een administratieve taak en vormde het meestal het laatste element binnen een bedrijfsproces. Zodra een document was verwerkt, werden de resultaten naar een centrale scanner verstuurd om ze aan de digitale archieven toe te voegen. In deze vorm voerden scanners een vrij simpele, duidelijke functie uit, ongeveer gelijk aan die van een kopieerapparaat.

Dankzij het toenemende belang van het beheer van moderne bedrijfsprocessen heeft de rol van scanners de afgelopen jaren echter een ontwikkeling ondergaan. Steeds meer bedrijfsprocessen worden tegenwoordig ondersteund door digitale tools die hen efficiënter en productiever maken. Om te zorgen voor een zo soepel mogelijke informatiestroom, dienen alle applicaties in het scanproces volledig geïntegreerd te zijn, waarbij papiergebaseerde informatie op tijd moet worden gedigitaliseerd om naadloos aan te sluiten op de rest van het proces. En dat is waar documentscanners een rol spelen, in feite vormen ze een interface tussen de fysieke en de digitale wereld.

De nieuwe rol die documentscanners op zich hebben genomen leidt tot nieuwe situaties. Eén van de belangrijkste hiervan is dat scanners vanuit de backoffice zijn verplaatst naar de bureaus van medewerkers, de zogenaamde front office. Dit vanwege het feit dat papiergebaseerde informatie sneller dan ooit tevoren moet worden gedigitaliseerd en geïntegreerd in bedrijfsprocessen. Soms zelfs nog voordat een afspraak met een klant is beëindigd.

Als nieuwe “room mates” van steeds meer kantoormedewerkers moeten scanners voldoen aan zeer specifieke eisen. Ze moeten zo min mogelijk ruimte innemen, snel en stil werken en vooral gemakkelijk in het gebruik zijn. Bovendien moeten ze vrijwel direct beschikbaar zijn, met weinig of geen opwarmtijd. Nu scanners steeds vaker worden gebruikt, zijn slimme energiebesparende functies eveneens een groot pluspunt. Dit is dan ook de reden dat een omschakeling naar LED-lampen voor de komende twee of drie jaar in de planning staat.

De nieuwe bestemming die aan documentscanners is gegeven heeft niet alleen gezorgd voor veranderde eisen aan de apparaten zelf. Het leidt ook tot nieuwe uitdagingen voor scannerproducenten; als verantwoordelijke voor zo’n belangrijke component in het documentbeheerproces moeten zij met een beter aanbod komen dan een reguliere productleverancier. Deze bedrijven veranderen dan ook gaandeweg in aanbieders van oplossingen die precies zijn afgestemd op de eisen van hun klanten. Zij moeten exact zien te begrijpen wat klanten nodig hebben en er wordt van ze verwacht dat ze een pakket samenstellen dat klanten optimaal ondersteunt bij het behalen van hun bedrijfsdoelstellingen. Met als resultaat dat scannerfabrikanten in toenemende mate samenwerken met systeemarchitecten met ervaring en expertise in documentbeheer.

PFU, marktleider in de desktop scannermarkt met een marktaandeel van bijna 50 procent, ziet deze ontwikkeling als een gelegenheid om resellers van documentbeheer zich te helpen diversifiëren van de nichemarkt van enterprise content management. Tenslotte hebben scannerleveranciers een klein maar onschatbaar psychologisch voordeel: scanners zijn namelijk de eenvoudigst te begrijpen elementen binnen het documentbeheerproces. Dit betekent dat acceptatie van deze systemen vaak begint met de scanner: het punt waar technologie, papier en mensen elkaar ontmoeten.

Rate this post

Print Friendly