De Diamant-groep, het leerwerkbedrijf voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in de regio Tilburg, gaat haar werkprocessen digitaliseren met behulp van Corsa, het document management systeem van BCT. De Diamant-groep begint met de digitalisering van inkomende facturen, maar het zwaartepunt ligt bij de digitalisering van de cliëntendossiers. Die worden op termijn gekoppeld aan het personeelvolgsysteem, waarin alle informatie over de ontwikkeling, competenties en werkervaring van de cliënten bijgehouden wordt. Voor een optimale ondersteuning van de bedrijfsprocessen wordt Corsa geïntegreerd met de bestaande kantoorautomatisering, terwijl ook ongestructureerde informatie zoals e-mail deels in het document management systeem gearchiveerd wordt.

“We kijken al jaren naar de mogelijkheden voor digitalisering van de werkprocessen, maar het was voor ons simpelweg te duur. We zien echter steeds meer vraag vanuit de eigen organisatie om de informatievoorziening beter te stroomlijnen en de informatie sneller en gemakkelijker toegankelijk te maken”, zegt Eric Wijn, hoofd Informatie & Automatisering bij de Diamant-groep. Hij is werkzaam bij de hoofdvestiging in Tilburg, waar de IT-afdeling als een soort shared service center voor de hele organisatie fungeert.

De Diamant-groep is begonnen met de digitalisering van de inkomende facturen. Die worden gescand, geregistreerd en met behulp van de workflowtoepassing voor goedkeuring door de organisatie geleid. Bovendien realiseert BCT een koppeling met Microsoft Dynamics, waarmee de Diamant-groep de financiële administratie geautomatiseerd heeft. De facturen worden in het ERP-systeem geboekt en na de accordering betaald. “We wilden deze module bewust als eerste implementeren, omdat ze veel quick wins genereert en we de organisatie zo niet alleen kennis kunnen laten maken met het systeem, maar ook de voordelen van deze manier van werken in de praktijk kunnen demonstreren.”

De grootste slag die gemaakt wordt ligt in de digitalisering van de werknemersdossiers. De Diamant-groep biedt werk en ontwikkeling aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het bestand omvat zo’n 3.000 werknemers, voor wie passend werk en ontwikkeling gezocht worden. De werknemers komen bij de Diamant-groep via de Wet Sociale Werkvoorziening en via andere sociale (re)integratieregelingen. Diamant-groep heeft als doel de medewerker met een afstand tot de arbeidsmarkt terug te plaatsen in een reguliere functie op de arbeidsmarkt.

“De dossiers zijn behoorlijk omvangrijk en bevatten documenten, waarvan sommige vertrouwelijk zijn. Op de dossiers is allerlei wetgeving van toepassing, waaronder die met betrekking tot de persoonsregistratie, maar ook de gemeentelijke Archiefwet. De sterke positie van BCT in de markt voor lokale overheden was de belangrijkste reden dat BCT bij het selectieproces betrokken werd. De cliëntendossiers zullen op termijn gekoppeld worden aan het personeelvolgsysteem, van waaruit alle stukken uit de dossiers toegankelijk zijn. Daarbij wordt uiteraard strikt toegezien op de juiste autorisatie. Ook kunnen dankzij de koppeling eenvoudig rapportages aangemaakt worden. Dit traject wordt gekoppeld aan de implementatie van een nieuwe versie van het HRM-systeem in het eerste kwartaal van 2011, maar de dossiers worden nu al geschoond en gescand.

“Los van deze twee speciale Corsa-onderdelen moet het werken met digitale informatie en met workflows in de hele Diamant-groep ingeburgerd raken”, zegt Wijn. “Vandaar dat het document management systeem als centraal platform gebruikt wordt, waarin alle informatie centraal opgeslagen en op de werkplekken toegankelijk gemaakt wordt. Behalve de in- en uitgaande post zullen straks ook ongestructureerde informatie als werkdocumenten en e-mails in het systeem opgeslagen worden. De medewerkers krijgen in Word en Outlook een button aangeboden, waarmee ze documenten en e-mails kunnen archiveren. In eerste instantie is de noodzaak daarvan nog ter beoordeling van de medewerkers zelf, maar Eric Wijn sluit niet uit dat daarvoor op termijn regels worden opgesteld; vooral om de traceerbaarheid van de informatie te verbeteren. Het systeem moet in oktober 2011 helemaal operationeel zijn. Dan zullen zo’n 200 van de 300 kantoormedewerkers gebruik maken van het systeem.

Rate this post

Print Friendly