Over enige weken start een opleiding op het gebied van het voorbereiden van aanbestedingen die een geheel nieuwe en eigen signatuur heeft: zij zal leiden tot een kwalitatieve verbetering van het niveau van aanbestedingsbestekken, tot wezenlijke aanbestedingsresultaten en tot significante besparingen op externe advieskosten.

Deze opleiding wordt allereerst uitgerold voor aanbestedingen op het gebied van facilitair management.

De opleiding is gebaseerd op een interactief kennis nemen en toegelicht krijgen van de beste bestekken per aanbestedingsonderwerp (bijvoorbeeld postdiensten, schoonmaakdiensten, blanco papier en drukwerk, koeriersdiensten, personenvervoer, catering, etc.), op het uitvoeren en bespreken van noodzakelijke voorstudies, op het verkrijgen van nadere toelichtingen door vertegenwoordigers van uitvoerende bedrijven en op het regelmatig beoordeeld krijgen van tussentijdse bestektekstversies.

Uitgangspunt is het vroegtijdig bij de hand nemen van inkoopmedewerkers die betrokken zullen gaan worden bij aanbestedingen vanwege het te voorziene aflopen van lopende contracten en raamovereenkomsten.

De opleiding zal in belangrijke mate toegesneden worden op de behoefte van de aanwezige deelnemers en de problematiek van de voor te bereiden aanbestedingsbestekken. Om deze reden wordt de omvang per deelnemersgroep beperkt tot minimaal 4 en maximaal 8.

Per aanbestedingsonderwerp wordt één geselecteerd bestek in detail toegelicht. Alternatieve benaderingswijzen van deelthema’s worden toegelicht aan de hand van voorbeelden die ontleend worden aan andere goede bestekken met betrekking tot hetzelfde aanbestedingsonderwerp.

Toelichting op marktontwikkelingen en technische specificaties wordt verkregen doordat branche-relevante bedrijfsvertegenwoordigers uitgenodigd worden om -binnen het kader van kennisoverdracht- toelichting te geven op vragen uit de groep.

Medewerkers die deze opleiding volgen beschikken na afloop over actuele kennis met betrekking tot het aanbestedingsonderwerp zowel aanbestedings- als markttechnisch en beschikken alsdan tevens over een concept-aanbestedingsbestek dat slecht geactualiseerd behoeft te worden zodra het echte aanbestedingsproject van start gaat. De doorlooptijd van aanbestedingsprojecten die op deze manier voorbereid zijn, zal wezenlijk verkort worden terwijl tezelfdertijd de externe advieskosten ingrijpend gereduceerd kunnen worden.

Last but not least zorgt deze opleiding er voor dat aanbestedingskennis binnen de inkoopafdeling beklijft waardoor volgende opleidings- en aanbestedingsprojecten sneller doorlopen kunnen worden.

De opleiding wordt globaal als volgt gestructureerd:

• Deelname: is voorbehouden aan medewerkers van aanbestedende organisaties

• Aantal opleidingsdagen: 6 tot 10, afhankelijk van het aanwezige kennisniveau en de snelheid van ontwikkeling

• Groepsgrootte: minimaal 4, maximaal 8

• Tijdsduur per dag: ochtend + middag (begin- en eindtijdstippen in overleg)

• Optreden van gastsprekers uit het bedrijfsleven: 2 á 3 uur in de middag

• Dagindeling:

o Kennisoverdracht betreffende de thema’s van de dag

o Groepsdiscussie over het gemaakte ‘huiswerk’

o Formulering van vragen

o Kennisoverdracht en beantwoording van vragen door externe gastsprekers

o Evaluatie van de dag en bespreking van te maken ‘huiswerk’

Gedachten die ten grondslag liggen aan deze opleiding

• Beter goed gekopieerd dan slecht zelf bedacht

o Mijn visie hierop heb ik reeds verwoord in een gelijknamig artikel. Probleem evenwel is dat er gekopieerd wordt zonder onderscheid te maken tussen kaf en koren. In deze opleiding krijgen deelnemers kwalitatief goede bestekken voorgelegd die vervolgens in detail besproken worden waardoor deelnemers zich de inhoud eigen kunnen maken.

• Er is niet veel nieuws onder de zon maar velen hebben de klok horen luiden zonder te weten waar de klepel hangt waardoor het wiel telkens opnieuw weer uitgevonden schijnt te moeten worden

o Per aanbestedingsonderwerp worden de ontwikkelingen gevolgd aan de hand van gepubliceerde aanbestedingsbestekken, worden vernieuwingen gesignaleerd en geanalyseerd en wordt de te behandelen ‘leerstof’ voortdurend aangescherpt. Hiermee wordt bereikt dat de opleiding continu geactualiseerd wordt waarbij onderwijl het kwaliteitsniveau van de bestekteksten toeneemt terwijl datgene wat reeds goed is, gecontinueerd wordt en niet verloren gaat.

• Bestekdocumenten hebben een opmerkelijk vaste indeling zowel wat betreft volgorde als wat betreft aard van de bijlagen

o Analyse van bestekken naar indelingsstructuur en pagina-beslag toont een opmerkelijke homogeniteit en uniformiteit. Wanneer wij de resultaten clusteren naar aanbestedingsonderwerp dan neemt deze homogeniteit en uniformiteit nog verder toe. Dit vormt gegronde reden om te stoppen met het idee dat iedere aanbesteding betreffende eenzelfde aanbestedingsonderwerp uniek is: hooguit is er sprake van een aantal unieke details –die dan uiteraard wel een specifieke eigen ‘verwoording’ vragen-.

• Inkoopafdelingen zijn gebaat bij een gestructureerde opbouw van aanbestedingskennis

o Aanbestedingskennis maak je jezelf met name eigen door ‘te doen’. Kortdurende seminars of workshops leiden eerder tot angst en twijfel dan tot zelfvertrouwen. Deze opleiding richt zich daarom op ‘begeleide zelfwerkzaamheid’ waarbij deelnemers bovendien scherper voor ogen krijgen wanneer, voor welke aspecten en hoe externe adviseurs geraadpleegd moeten gaan worden.

• Kennisoverdracht vanuit marktpartijen naar toekomstige aanbesteders

o De in dit artikel beschreven kennisoverdracht door marktpartijen naar toekomstige aanbesteders –in de vorm van beantwoording van vragen in een kennisoverdrachtsituatie- valt buiten de begrippen Marktoriëntatie en/of Concurrentiegerichte dialoog. Het effect is evenwel dat vraagpunten opgehelderd worden en dat er inzicht verkregen wordt in markt- en technische ontwikkelingen. Deze verkregen inzichten zullen het kwaliteitsniveau van de op te stellen definitieve aanbestedingsbestekken sterk positief beïnvloeden.

Interesse??

Heeft u interesse in deze aanpak en wilt u op de hoogte gehouden worden van de laatste informatie, meldt u zich dan aan bij johntabbers@upcmail.nl .

Rate this post

Print Friendly