Noordwijk, 24 augustus, 2010 – De Gemeente Delfzijl ligt in het noordoosten van de provincie Groningen en is een gemeente met 26.000 inwoners. Delfzijl zet met de implementatie van Decos D5 in op verbetering van de interne en externe dienstverlening. Het nieuwe zaaksysteem met geïntegreerd document managementsysteem dat vanaf februari 2011 volledig in gebruik zal zijn, stelt de gemeente in staat om vragen van burgers, bedrijven en instellingen en verzoeken vanuit de gemeenteraad sneller te beantwoorden.

De huidige systemen voor informatievoorziening bieden de gemeente onvoldoende inzicht in de status van zaken. Zaakgericht werken voorkomt dat informatie versnipperd raakt binnen de organisatie, doordat alle relevante documenten en acties in een centraal digitaal ‘zaakdossier’ worden opgeslagen. Deze nieuwe werkwijze verhoogt de kwaliteit van de dienstverlening en stelt de gemeente in staat om de doorlooptijd van de afhandeling van een zaak te monitoren en te voldoen aan de Wet Dwangsom.

“Decos D5 biedt alle functies die wij nodig hebben om zaakgericht werken succesvol te implementeren”, stelt Arnold Dik, projectleider zaakgericht werken bij de gemeente Delfzijl. “Decos voldoet bovendien aan alle normen op het gebied van archivering. Uiteindelijk willen wij ook een KCC realiseren om er voor te zorgen dat burgers, bedrijven en instellingen via ieder gewenst communicatiekanaal bij de gemeente terecht kunnen en tijdig een antwoord ontvangen. Decos D5 speelt hierbij een cruciale rol, omdat het ons in staat stelt grip te krijgen op de verschillende documentstromen en de doorlooptijden te bewaken.”

De gemeente Delfzijl heeft bewust gekozen voor een gefaseerde implementatie. De eerste fase is erop gericht om het zaaksysteem te implementeren en de basis te leggen voor zaakgericht werken. Hiervoor is het van belang dat de inrichting van het zaaksysteem aansluit bij de processen van de gemeente. In eerste instantie zullen circa 50 medewerkers gaan werken met Decos. In de tweede fase zal het zaakgericht werken organisatiebreed worden uitgerold waardoor zo’n 150 medewerkers met het nieuwe systeem aan de slag gaan. In deze fase zal de gemeente ook koppelingen realiseren tussen Decos, de website en het systeem voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Ook wordt digitale ondertekening van stukken in deze fase mogelijk gemaakt.

Delfzijl werkt nauw samen met buurgemeenten Appingedam, Eemsmond en Loppersum. Het feit dat deze gemeenten ook Decos D5 gaan inzetten, was een belangrijk argument voor de gemeente Delfzijl binnen het selectieproces. De gemeenten wisselen onderling kennis en ervaring uit, besparen kosten en vergroten de flexibiliteit door applicatiebeheerders dusdanig op te leiden dat zij elkaar kunnen vervangen waneer dit nodig is.

Rate this post

Print Friendly