Documenten zijn nagenoeg altijd betrokken bij alle primaire processen in de organisatie, van orderintake tot en met de facturatie. Veel organisaties hebben zich de afgelopen jaren toegelegd op het autonoom, geïsoleerd verbeteren van onderdelen van de documentprocessen, zonder daarbij tevens de effecten op de keten(s) in ogenschouw te nemen. Deze vorm van procesverbetering is gericht op het verhogen van de efficiency van enkele processtappen. Het effect van deze verbeteringen is beperkt tot die processtappen waarop deze betrekking hebben. Deze aanpak is logisch en begrijpelijk, maar een ketenbrede benadering blijkt tot substantieel betere resultaten te leiden.

1 Mindshift

Want wat willen we bereiken met document management? We willen natuurlijk een gestroomlijnde postkamer die niet alleen ingericht is op analoog maar zeker ook het digitale verkeer van documenten, een meer effectieve output, een meer efficiënte en toekomstbestendige archivering, een beter benaderbaar document. Maar vooral willen we kosten besparen over de gehele documentketen. We willen dat eenmaal ingegeven informatie door de keten heen kan worden gebruikt, verrijkt en tot efficiënte output leidt, we willen dat een opgeslagen document vanuit meerdere invalshoeken kan worden benaderd, altijd de juiste en laatste versie is en er geen verouderde documenten verschijnen of beschikbaar zijn en dat dossiers compleet zijn. Dat alles vraagt een andere, vooral integrale manier van kijken naar documentstromen en -processen. We moeten niet meer uitgaan van de losse op zichzelf staande onderdelen, maar het samenhangend geheel in ogenschouw nemen. We moeten een ‘mind shift’ willen ondergaan: van fragmentarisch naar holistisch denken. Wij noemen dat intelligent Document Management (iDM).

iDM is document management benaderd vanuit een integraal perspectief. Document management wordt intelligent wanneer over ketens heen gekeken wordt naar het gehele proces van creatie tot en met distributie en rekening wordt gehouden met de toepassingen en toepasbaarheid over disciplines en bedrijfsonderdelen heen. Elk bedrijfsonderdeel heeft specifieke en algemene wensen en eisen ten aanzien van de beschikbaarheid van documenten. Deze wensen en eisen moeten derhalve over de disciplines heen goed zijn ingericht. Wanneer dit gerealiseerd is, kan het resultaat ook worden gemeten over de keten in plaats van op één afzonderlijk onderdeel. De werkelijke voordelen en besparingen van document management schuilen in de ketenbrede aanvliegroute en –inrichting. Dat is de belangrijkste reden waarom we ons dus meer moeten gaan toeleggen op intelligent Document Management: iDM.

2 Succesfactoren voor intelligent Document Management

De concentratie van documentmanagementfaciliteiten speelt een rol, omdat daardoor de beheersbaarheid toeneemt. Dus des te meer documentmanagementfaciliteiten onder één verantwoordelijkheid vallen, des te beter kan de onderlinge afstemming worden gerealiseerd. Een ketengericht aanbod van diensten biedt de mogelijkheid de keten te optimaliseren in plaats van de losse onderdelen. De organisatie moet dus leren denken in ketens en processen in plaats van afdelingen en divisies; de ontzuiling Actuele kennis van de wettelijke bepalingen omtrent bewaartermijnen, substitutie (vervanging van papieren documenten door digitale images ervan) en vernietiging is noodzakelijk om succesvol te archiveren en te vernietigen. Goed vernietigen is (vreemd genoeg) een belangrijke factor voor het succes van iDM. Een goed georganiseerde en goed werkende papieren documentverwerking is van groot belang: iets wat goed is laat zich verder ontwikkelen, wat slecht is moet eerst nog worden verbeterd.

Bouw vanuit iDM heldere businesscases voor de proceseigenaren van de onderscheiden werkprocessen. Een goede business case geeft inzicht in de eenmalige projectkosten en de exploitatiekosten voor de komende jaren. Biedt proceseigenaren dit inzicht en laat zien waar en wanneer de resultaten vallen. En vooral: een business case moet inzicht geven in de afhankelijkheden en risico’s. Door deze vroegtijdig te signaleren kan er door alle partijen op worden gestuurd. De beschikbaarheid van de juiste infrastructuur (zoals scanners en documentmanagementsystemen) is uiteraard belangrijk voor het ontwikkelen van de organisatie. De kwaliteit van de samenwerking met de ICT-organisatie is een succesfactor waarin binnen organisaties relatief weinig wordt geïnvesteerd, met misschien wel het grootste afbreukrisico van alle succesfactoren. Primaire en facilitaire processen kunnen wel iets willen op het gebied van document management, IT zal het veelal moeten ondersteunen en (soms zelfs) realiseren. Stuur op de relatie met IT, investeer in een open verstandhouding.

Ontbreekt op één van deze punten perspectief, dan zal de motivatie en daarmee de kans van slagen van de documentmanagementontwikkeling gering zijn. Het is uitermate relevant dat de proceseigenaren proactief geïnformeerd worden over de mogelijkheden van iDM voor hun specifieke werkprocessen en geholpen worden met het maken van business cases voor investering in innovatie van de documentverwerking.

Resultaat van succesvol geïmplementeerd iDM is dat de integrale kosten van documentverwerking sterk gereduceerd worden en dat vanuit iDM een significante bijdrage geleverd wordt aan de gewenste versnelling, verbetering en efficiency van de secundaire en primaire werkprocessen. Feitelijk is een professionele en effectieve documentmanagementorganisatie voorwaardelijk voor het slagen van de ambitie van de lopende programma’s.

Voor wat betreft de aanpak van iDM-projecten: GEA heeft aantoonbare successen geboekt met projecten die worden gestart in relatief geringe omvang. Dergelijke overzichtelijke projecten stellen de deelnemers en de organisatie in staat zonder al te grote afbreukrisico’s te ontwikkelen en te experimenteren. Grote projecten hebben als bekend nadeel dat ze de neiging hebben steeds maar weer groter te worden en daarmee minder goed beheersbaar. Grote projecten kennen dermate veel onderdelen, spelers, aspecten en belangen dat er altijd wel één bij is die niet volledig kan worden gerealiseerd, waardoor het gehele project op het spel komt te staan. Projecten van geringe omvang laten zich beter sturen en bewaken. Bovendien komen de resultaten eerder tot stand hetgeen de motivatie van alle betrokkenen stimuleert. Dus: niet “Het Papierloze Kantoor in zes maanden”, maar wel “Het Papierloze Schadeacceptatie-proces”. Uiteraard gesteund door een duidelijke visie en een integrale benadering. Echter, een olifant eet je in kleine stukjes…

Deze tekst is een samenvatting uit delen van een door GEA uitgegeven brochure. Deze brochure is kostenloos te bestellen via www.gea.nl.

Rate this post

Print Friendly