In het schaakspel zijn de eerste zetten veelal bepalend voor het eindresultaat. Hetzelfde is analoog van toepassing bij het voorbereiden van een aanbesteding. De Stuurgroep Regiotaxi Midden-Brabant weet hierover inmiddels mee te praten, althans zij is met name ervaringsdeskundige hoe je het níet moet aanpakken: een aanbesteding van euro 50 mln in de markt zetten en vervolgens de afgeronde procedure nietig verklaren. Had het ook anders gekund? Zekers en wel als volgt:

Bovenstaande casus werd vermeld door PIANOo.nl op 2 augustus 2010. Het bron-bericht in BNdeStem vermeldt: “Er zijn flinke fouten gemaakt in de aanbestedingsprocedure. De stuurgroep ‘Regiotaxi Midden-Brabant’ erkent dat bij monde van een woordvoerder. Onder andere door kritiek en de dreiging van drie keer een kort geding door diverse partijen –uit een totaal van 7 afgewezen partijen!- is de aanbestedingsprocedure nu nader onder de loep genomen.”

Een ‘structureringsworkshop’

Deze afloop had voorkomen kunnen worden wanneer de aanbestedingsvoorbereidingen gestart waren met een ‘structureringsworkshop’ gericht op het ontwikkelen van het inkoopconcept en van de bestekstructuur. Normaliter omvat een dergelijke workshop twee bijeenkomsten inclusief een redelijke tussenperiode ter verzameling van informatie en basisgegevens.

Leitmotiv voor de eerste bijeenkomst is: wat willen wij (welk inkoopconcept streven wij na) en hoe krijgen wij het voor elkaar (welke bestekstructuur gaan wij hanteren).

Veelal is de vraag “wat willen wij’ te beantwoorden op basis van het inkoopconcept dat ten grondslag lag aan het lopende contract, aangevuld met ergernissen die met een nieuw contract voorkomen moeten worden en met wensen vanuit de uitvoeringspraktijk die door het nieuwe contract afgedekt moeten worden.

De vraag “hoe krijgen we het voor elkaar” is het beste en het snelste te beantwoorden door het voorgaande bestek volledig uit te splitsen naar bestekelementen en per element te reflecteren welke aanvulling er nodig is ter voorkoming van de geconstateerde ergernissen en ter vervulling van de opgekomen wensen. Een hulpmiddel hierbij is om twee bestekstructuurvarianten uit te werken: de variant openbare aanbesteding en de variant niet-openbare aanbesteding, en hierbij nauwgezet te bepalen waar(in) de verschillen zitten, welke de consequenties zijn en of deze consequenties wel gewenst zijn.

Bij dit alles gaat het om de inhoudelijke benoeming van de bestekelementen zonder dat er overgegaan wordt op detailgegevens en/of specificaties. Bijvoorbeeld het thema ‘Verstrekking van basisgegevens’: worden relevante operationele gegevens van de huidige dienstverlening ter beschikking gesteld, zo ja: welke gegevens worden er verstrekt, zijn deze reeds beschikbaar en/of hoe worden ze geanonimiseerd; zo neen: hoe gaan wij om met de informatie-achterstand van nieuwe inschrijvers ten opzichte van de huidige dienstverlener, en hoe wapenen wij ons tegen juridische geschillen met betrekking tot dit aspect.

Wanneer alle bestekelementen de revue gepasseerd zijn, is redelijk duidelijk welke compilatie van bestekelementen invulling geven aan bestekstructuurvariant-1 resp. -2, welke soorten van gegevens nog ontbreken en welke bestekelementen beleidsmatig/politiek gevoelig liggen.

De tussenperiode wordt vervolgens gebruikt enerzijds om te analyseren of ontbrekende gegevens en informatie in principe verkrijgbaar zijn en anderzijds om nadere visies te verkrijgen met betrekking tot de beleidsmatig/politiek gevoelige thema’s.

Leitmotiv voor de tweede bijeenkomst is: presentatie van de bevindingen in de tussenperiode, keuze van de bestekstructuurvariant, vaststellen van de inhoudelijke begrenzing van de afzonderlijke bestekelementen en opstellen van het draaiboek ‘nadere uitwerking van de gekozen bestekstructuur’.

Het starten met een ‘structureringsworkshop’ heeft als grote voordeel dat er per bestekstructuurvariant een overzicht ontstaat over alle relevante bestekelementen, hun samenhangen en strijdigheden, en hun impact op het nagestreefde inkoopconcept. Op basis van dit overzicht kan vervolgens het bestek in hoog tempo nader in detail uitgewerkt worden zonder dat de onderlinge samenhang van de bestekelementen verloren of in onbalans raakt.

Theoretische fantasie?

Bovenstaande oogt wellicht als een theoretische fantasie. Zij is evenwel ontwikkeld en succesvol toegepast bij de rijksbrede aanbesteding van postale diensten. Anderzijds is met weinig moeite te constateren waar het bij andere grote aanbestedingen –vrijwel zeker door het ontbreken van een dergelijke structureringsworkshop- faliekant fout gaat of kan gaan: zie bovengenoemde ervaringen van de stuurgroep Regiotaxi Midden-Brabant en bijvoorbeeld de thans lopende rijksbrede aanbestedingen van blanco papier –onder regie van het Ministerie van Justitie- (zie eerder verschenen artikelen op Docufacts) en Grafische vormgeving en Drukwerk –onder regie van ‘voorziening tot samenwerking Politie Nederland’-. Het feit dat er gemiddeld genomen relatief weinig juridische bezwaren aangetekend worden is geenszins tekenend voor de kwaliteit van de gepubliceerde bestekken maar eerder voor de overtuiging van inschrijvend Nederland dat het juridisch aanvechten ‘zinloos en verloren geld is’.

De meeste contracten hebben een looptijd tussen de 36 en 60 maanden. Bij omvangrijke en complexe aanbestedingen is het aan te bevelen om halverwege de contractperiode het huidige contract te evalueren en een impactanalyse te maken van de aanstaande aanbesteding.  Voorkom problemen en maximaliseer uw contractopbrengst. Heeft uw organisatie over 12 – 24 maanden een omvangrijke of complexe aanbesteding in de planning staan? Informeer dan vrijblijvend naar de hierboven omschreven aanpak. Een succesvolle aanbesteding begint met een tijdige voorbereiding en orientatie over de aanpak. Mail uw verzoek geheel vrijblijvend aan John Tabbers

Rate this post

Print Friendly