“De papierprijzen zullen geïndexeerd worden m.b.v. CBS ProdCom 171”, worden inschrijvers hier vrolijk van??

De rijksbrede aanbesteding van blanco papier die onlangs gepubliceerd is, indexeert de overeengekomen prijzen met behulp van CBS ProdCom 171. Onderstaand wordt aangegeven waarom zowel deze index als de aangegeven aanpassingsmethodiek weinig gelukkig gekozen is.

Volgens het bestek zullen de overeengekomen prijzen na een periode van 12 maanden maximaal eenmaal per zes maanden aangepast worden op basis van de index CBS Producentenprijs tabel 171 Pulp, papier en karton, middels de halfjaar-op-halfjaar methode, voor het eerst per 1 augustus 2011 en vervolgens per 1 februari 2012.

Deze index is gebaseerd op de prijsontwikkeling Binnenlandse produktie bestemd voor afname in het binnenland en voor export naar het buitenland. Genoemde index kent dan ook drie waarden: Totaal, Binnenland en Buitenland.

Aanbesteder geeft in het bestek niet aan welke indexgrootheid van toepassing zal zijn.

De prijzen die middels de index aangepast zullen worden, betreffen de levering van blanco papier, aangeleverd bij opdrachtgever en wekelijks afgeleverd binnen de locatie. Een en ander impliceert derhalve –naast de kostprijs voor het af te leveren papier- een kostenpost voor magazijnhandling en een kostenpost voor de logistieke dienstverlening rond het wekelijks afleveren van pallets papier.

Deze drie kostenposten zullen in de loop van de tijd met zekerheid veranderingen kennen: de Westeuropese papierprijzen op producentennivo en groothandelsnivo stijgen momenteel zeer sterk terwijl naar verwachting de logistieke kosten eveneens zullen stijgen nu de vraag naar transport en daarmee de filestagnatiekosten gaandeweg significant zullen gaan toenemen. Daarenboven zal de inflatie volgens velen gaan toenemen.

Branche-relevante indices op het gebied van magazijnhandling en op het gebied van Binnenlands vrachtvervoer/fijnmazige distributie/palletvervoer worden aangeleverd door NEA, een bureau gerelateerd aan Logistiek Nederland, terwijl de groothandelsprijzen voor de betreffende papiersoorten goed gevolgd worden door indices van EUWID/Duitsland. Deze worden evenwel door aanbesteder niet toegepast in de vorm van een gewogen prijzenaanpassing op basis van 3 indices met betrekking tot de 3 componenten.

De prijzen die geoffreerd worden door inschrijvers op de aanbesteding omvatten naast de drie genoemde componenten risico-opslagen met betrekking tot onzekerheid rond de volume-ontwikkeling en rond de compenseerbaarheid van kostenveranderingen middels de prijsindexatie.

Gedetailleerde informatie over de karakteristieken van de te leveren volumina worden door aanbesteder niet verstrekt. Voor inschrijvers blijft het dus gissen –behalve voor de huidige leverancier die voor een belangrijk deel van de goederenstroom reeds ‘van de hoed en de rand’ weet-.

Duidelijk moge zijn dat inschrijvers risico-opslagen zullen toepassen op grond van onvoldoende goederenstroominformatie en onvoldoende kostenontwikkelingcompensatie, en dat afgewezen inschrijvers die een beroep doen op het gelijkheidsbeginsel wat betreft informatieverstrekking, een gerede kans zullen maken in bezwaarprocedures.

Waar de gekozen prijsindex betrekking heeft op binnenlandse pulp/papier/karton-produktie, heeft dit relatief weinig relatie met de ontwikkeling van de Westeuropese (groothandels-)prijzen van de papiersoorten die door aanbesteder gevraagd worden en geen enkele relatie met de ontwikkeling van de kosten op het gebied van magazijnhandling en logistieke transportkosten.

De cijfermatige uitwerking van de prijsaanpassing is wederom een hoofdstuk apart: de te gebruiken indexwaarden zullen op het moment van toepassing nog niet bekend zijn –vanwege het ruime tijdsverloop- of hooguit bekend zijn met de status van ‘voorlopig’.

Aanbesteder geeft op geen enkele wijze aan hoe hiermee omgegaan zal worden: worden de prijzen aangepast op basis van een ‘schatting’, kunnen er correctiefacturen opgesteld worden of zal de prijsaanpassing eerst met enkele maanden vertraging doorgevoerd mogen worden?

Bijna hilarisch is het voorschrift van aanbesteder dat ingeval van een prijsdaling de prijzen ‘binnen 5 dagen na de datum van de prijsverlaging’ door leverancier doorgevoerd moeten worden. Behalve dat niet omschreven is wat bedoeld wordt met prijsdaling”’-betreft dit een daling van de waarde van eerdergenoemde CBS index of betreft het een daling van de papier-inkoopprijzen van leverancier- wordt ook niet aangegeven vanaf welke cumulatieve waardeverandering de verlaagde prijzen doorgevoerd moeten worden.

Minder hilarisch maar tekenend voor de aanbestedingsmoraal is het gegeven dat ingeval van ‘prijsstijging’ d.w.z. stijgende indexwaarden de prijzen maximaal eerst na zes maanden aangepast mogen worden terwijl ingeval van ‘prijsdaling’ –hoewel onduidelijk waar dit betrekking op heeft- de verlaging binnen 5 werkdagen doorgevoerd moet worden.

Conclusie

In het bestek is het aspect ‘Prijzenindexatie’ voor verbetering vatbaar: de aangegeven index heeft nauwelijks enige relatie met de voor inschrijvers relevante kostencomponenten terwijl de methodiek van toepassing nogal rammelt. Ongetwijfeld zullen deze bezwaren in de nog te verschijnen 2e Nota van Inlichtingen weggenomen worden.

Niettemin, dit bestek in eerste versie verdient geen hoofdprijs en deze onzorgvuldigheden zullen met zekerheid gaan dienen tot ‘voer voor juristen’. Een en ander zal ten laste gaan van ‘maatschappelijke middelen’. Ik pleit er dan ook voor dat aanbesteders zich indringender gaan verdiepen in de operationele, niet-juridische aspecten van aanbestedingen teneinde dit soort ongein te vermijden!

Auteur John Tabbers is gespecialiseerd in het analyseren van complexe kostenstructuren en het ontwikkelen marktgerichte en transparante prijsmodellen voor gebruik in inkooptrajecten.

Rate this post

Print Friendly