Wanneer een lopend contract door één dienstverlener uitgevoerd wordt terwijl een nieuwe aanbesteding beoogt om meerdere dienstverleners te betrekken, dan blijft de vraag voor aanbesteder: hoe kan ik de beoogde nieuwe inschrijvers gelijkwaardig voorzien van informatie die thans in het bezit is van de huidige dienstverlener?

Twee Rijksbrede aanbestedingen illustreren het verschil: de Rijksbrede aanbesteding van postale diensten binnenland (onder aanvoering van het Ministerie van Financiën in casu de Belastingdienst) en de Rijksbrede aanbesteding van inkoop blanco papier (onder aanvoering van het Ministerie van Justitie).

Bij de Rijksbrede aanbesteding postale diensten binnenland in 2009 werd het inschrijvingsbestek voorzien van (per perceel gerelateerde) logistieke informatie betreffende (per aanlevering) het aantal stuks en het gemiddeld stuksgewicht per aanlevering. Deze informatie was gevat in een database van ca 120.000 regels waarvan ca 98% reeds bekend was bij de primaire dienstverlener en ca 2% bij de secundaire dienstverlener.

Na publicatie van deze gegevens werd er ingeschreven door 3 dienstverleners.

Achteraf bezien moet ik constateren dat het zinvol geweest zou zijn om ook de postcode van de plaats van aanlevering ter beschikking te stellen: doordat hierdoor inschrijvende partijen de logistieke consequenties beter hadden kunnen overzien, zouden –volgens mededeling van inschrijvers- de aangeboden tarieven scherper geweest zijn.

Bij de huidige, nog uitstaande aanbesteding blanco papier –thans grotendeels beleverd door één leverancier-

wordt gestreefd naar gunning aan 2 of 3 leveranciers. Aangezien aanbesteder gekozen heeft voor 3 percelen terwijl een inschrijver maximaal 2 percelen toegewezen zal krijgen, verwacht ik dat er slechts aan 2 inschrijvers gegund zal worden.

Waar de te leveren dienstverlening betreft het aanleveren van blanco papier ter plaatse van (de locaties van) verbruiker (per perceel ca 400 locaties) ergo inclusief de kosten van logistiek transport en personele handling, waarbij aanbesteder aangeeft de adresgegevens van de afleverlocaties pas na gunning ter berschikking te zullen stellen, moge het duidelijk zijn dat de huidige leverancier –met kennis zowel van de afleverlocaties als van de hoeveelheden en soorten per locatie- over wezenlijk meer informatie beschikt die relevant is voor de bepaling van de kostprijs en daarmee voor de inschrijvingsprijs dan nieuwe inschrijvers.

Ik ga er van uit dat aanbesteder-blanco-papier de keuze voor deze bestekinrichting in volle bewustzijn gemaakt heeft, dit verschil in informatie-overdracht niet als belemmerend ziet en in dit kader volledig de consequenties overziet van (te verwachten) bezwaarschriften en juridische procedures.

Niettemin prikkelt de vraag “waarom” in casu (1) waarom streeft aanbesteder geen maximalisatie van inschrijvingsconcurrentie na, (2) waarom streeft hij geen gelijkmatige verdeling van informatie na, (3) waarom houdt hij locatie-informatie achter die via informatiebestanden –na enig zoeken- publiekelijk verkrijgbaar is??

Het antwoord kan slechts luiden ”het geschiedt bewust danwel onbewust”.

In beide gevallen zou ik inschrijvers adviseren om bezwaar aan te tekenen tegen deze gang van zaken.

Daarenboven zou ik aanbesteder adviseren om zich beter te verdiepen in de operationele, niet-juridische aspecten van aanbestedingen. Immers, een goed bestek leidt tot maximalisatie van de inschrijvingsconcurrentie, tot scherpe inschrijvingstarieven en tot minimalisatie van juridisch gedoe en procedures.

Waar aanbesteders vallen in de categorie “besteders van publieke middelen” mogen wij –belastingbetalers- eisen stellen ten aanzien van de doelmatigheid van de aanwending van deze publieke middelen.

Het moge duidelijk zijn dat deze aanbesteding–blanco-papier de Koning Willem I-prijs niet zal gaan behalen!

door drs. John Tabbers, onafhankelijk aanbestedingsadviseur te Waalre

Rate this post

Print Friendly