VU medisch centrum in Amsterdam gaat de werkprocessen van de Medisch Ethische Toetsingscommissie (METc) digitaliseren. Daarvoor wordt de toepassing Corsa van BCT geïmplementeerd, die speciaal voor dat proces ontwikkeld is en die geïntegreerd is met het document management systeem van BCT. Onderzoekers die hun onderzoek door de commissie moeten laten toetsen moeten hun dossiers binnen afzienbare tijd digitaal aanleveren, waarna de leden van de commissie de stukken op beeldscherm kunnen beoordelen. Corsa bewaakt ook de voortgang en de afhandeling van de voorstellen binnen de daarvoor gestelde termijnen.

VU medisch centrum (VUmc) in Amsterdam is één van de acht universitair medische centra in Nederland. Bij het medisch centrum werken zo’n 5.200 medewerkers, waaronder 300 docenten. 2.200 studenten volgen hier hun opleiding en ruim 500 artsen zijn bij VUmc in opleiding tot specialist. VUmc behoort wat betreft de kwaliteit van het wetenschappelijk onderzoek tot de top 3 van de universitair medische centra in Nederland. De Medisch Ethische Toetsingscommissie van VU medisch centrum toetst het medisch-wetenschappelijk onderzoek waarbij mensen betrokken zijn. Die toetsing valt onder de Wet Medisch-Wetenschappelijk Onderzoek met mensen (WMO), die in 1999 in werking trad. Onderzoek dat onder de WMO valt mag alleen worden uitgevoerd als het door een medisch ethische toetsingscommissie is goedgekeurd. Bij die toetsing wordt het wetenschappelijk belang van het onderzoek afgewogen tegen de belasting en de risico’s voor de betrokken patiënt.

“De dossiers die door de METc moeten worden beoordeeld, kunnen behoorlijk omvangrijk zijn”, verduidelijkt Michelle Vlug, projectleider van het METc-project. “In een dossier zitten minimaal twaalf documenten, die variëren van het onderzoeksvoorstel tot en met de patiënteninformatie en het CV van de onderzoeker. Dossiers voor onderzoek, waarin medicijnen worden toegepast, zijn nog uitgebreider. De dossiers zijn niet alleen omvangrijk, maar ze moeten ook naar een groot aantal personen worden gestuurd. Onze toetsingscommissie bestaat uit 23 leden, waarvan sommigen extern. Als je bedenkt dat wekelijks tussen de 5 en 10 onderzoeksvoorstellen moeten worden beoordeeld, kun je nagaan, dat het om omvangrijke stapels papier gaat. Deze specifieke METc toepassing draait op het Corsa-platform, dat volledige functionaliteit heeft als document management systeem. Daarin worden alle stukken centraal opgeslagen en beheerd, zodat iedereen altijd over de juiste versies beschikt.”

Om de werkprocessen te optimaliseren moeten onderzoekers de dossiers in de nabije toekomst zelf digitaal aanleveren. Voor de inrichting van de dossiers en de volgorde van de documenten kunnen de onderzoekers een checklist van de METc gebruiken, die landelijk is vastgesteld. Uiteindelijk kunnen de commissieleden in het systeem inloggen om de stukken te bekijken. Het systeem bewaakt de termijnen voor de afhandeling, waardoor precies zichtbaar is wie wanneer welke actie moet uitvoeren. Op basis van die informatie kunnen eenvoudig voortgangsrapportages worden gemaakt. Met het systeem kunnen bovendien per dossier werkstromen voor de medewerkers van het secretariaat en de commissieleden worden gedefinieerd en eveneens automatisch standaardbrieven voor ontvangstbevestigingen, vragen om aanvullende informatie en herinneringen worden gegenereerd.

De METc van VU medisch centrum kwam met het systeem van BCT in aanraking tijdens het secretarissenoverleg van de Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek (CCMO). Vlug: “Daarin wordt met de andere METc’s informatie uitgewisseld over ervaringen en werkprocessen. In het Erasmus Medisch centrum, het UMC in Groningen en het UMC in Maastricht werd al met dit systeem gewerkt, hetgeen voor ons een reden was om het systeem Corsa nader te onderzoeken.”

Rate this post

Print Friendly