Vianen, 24 juni 2010 – COSA, specialist op het gebied van Business Process Management, Document- en Recordmanagement, zal de applicatie BRIS (Bestuurlijk RaadsInformatieSysteem) implementeren bij de gemeente Alkmaar. Dit gezamenlijk met de gemeente Alkmaar ontwikkelde systeem digitaliseert de bestuurlijke documentenstroom binnen de organisatie, zoals collegenota’s en raadsvoorstellen. De gemeente werkt nu nog puur handmatig, wat leidt tot een lange doorlooptijd. Door de inzet van BRIS wordt deze doorlooptijd versneld: het proces is digitaal, transparant, efficiënt en controleerbaar.

Een bestuurlijk document moet door diverse mensen gefiatteerd worden. De steller – de (beleids)ambtenaar die het document start – stuurt het door naar diverse anderen en naar zogenaamde middelenfuncties. Zo beoordeelt de afdeling Financiën de financiële kant. Nu krijgt elke afdeling het document dus nadat de voorgaande afdeling ermee klaar is en moet de steller op “parafenjacht”.

In de nieuwe situatie met BRIS geeft de steller het type voorstel aan, bepaalt de workflow de route van het voorstel en wordt het document parallel naar alle betrokken middelenfuncties gestuurd, zodat men het stuk tegelijkertijd kan beoordelen. Dit scheelt veel tijd: de steller kan alles via de PC regelen.

Door het onderliggende workflow management systeem waarvan BRIS gebruikmaakt wordt het beleidsproces transparant en beheersbaar. Als een document klaar is voor controle, komt deze op de takenlijst van de betrokken middelenfuncties. Peter Broersen, Technisch Projectleider bij de gemeente Alkmaar, werkt in een team aan de ontwikkeling van BRIS. “Betrokkenen krijgen per mail een melding dat er een taak op hen ligt te wachten, met een link naar de workflow. Iedereen werkt in hetzelfde document omdat er één plaats is waar het stuk is opgeslagen. Het document is op die manier altijd actueel en compleet.” De procedure van de documentenstroom staat vast: op basis van fiattering van betrokkenen vervolgt het stuk automatisch zijn weg naar het eindpunt. Bovendien is er in BRIS een elektronische bestuurlijke kalender opgenomen die leidend is voor de procedure. Men krijgt bijvoorbeeld een melding wanneer het tijd is om te beginnen aan de nota. De kalender dwingt ook de volgorde af van de behandeling over de verschillende vergaderingen (van bijvoorbeeld het management team, de commissie en de Raad).

Sybrand Jongejans, CEO van COSA: “Ook de gemeente Alkmaar is overtuigd van de stabiliteit, flexibiliteit en geavanceerde mogelijkheden van BRIS. De gemeente maakt met de implementatie hiervan echt een kwaliteitsslag. Bovendien start binnenkort binnen Alkmaar een proef met eReaders. Alle relevante stukken en de agenda worden dan via BRIS digitaal aan de afnemers beschikbaar gesteld.”

Rate this post

Print Friendly