•  
    • Belangrijkste literaire werken, Shakespeare Folio, Da Vinci’s aantekeningen
    • Document Supply Service biedt wereldwijd toegang
    • Papieren verzending voor 70% vervangen door electronische distributie
    • Doorlooptijd verkort van 5 dagen naar 24 uur
    • Uitbreiding van dienstverlening
    • 110 PFU fi-4640S beeldscanners

De British Library is de nationale bibliotheek van Groot-Brittannië en een van ‘s werelds grootste onderzoeksbibliotheken. Het is een groot kennisreservoir en huisvest bovendien enkele van de belangrijkste literaire werken aller tijden. Werkelijk alles, van Shakespeare’s Folio tot Da Vinci’s aantekeningen, alsmede een verzameling gedrukte boeken en manuscripten die teruggaan tot het jaar 300 voor Christus, wordt bij dit instituut bewaard.

De belangrijkste doelstelling van de British Library is het bewaren van de nationale kennis en herinneringen. In het kader hiervan is elk item dat in de British Library is opgeslagen meteen toegankelijk voor lezers. Op dit moment bestaat de collectie uit ruim 150 miljoen voorwerpen in verschillende vormen, waaronder boeken, tijdschriften, kranten, kaarten, octrooien, postzegelverzamelingen en geluidsopnamen.

Het instituut is wettelijk verplicht om ter toegang te bieden tot opgeslagen gedrukte artikelen. Een van de andere hoofdactiviteiten is het bieden van een Document Supply Service, een commerciële dienst die toegang biedt aan gebruikers uit de hele wereld. Met een schat aan binnen de muren opgeslagen informatie en een wereldwijd klantenbestand krijgt de British Library veel aanvragen voor kopieën van documenten, foto’s, geluidsopnamen en vergunningen. De British Library levert deze items aan accounthouders of aan klanten die eenmalig een item willen aanschaffen in het kader van onderzoek en advies.

Afscheid van traditionele methoden

De British Library ontvangt meer dan anderhalf miljoen aanvragen voor toegang tot onderzoeksartikelen per jaar, van klanten uit de hele wereld. Ruim 80% van deze aanvragen betreffen een plaatsvervangende kopie van een item in de British Library. In het verleden maakten bibliothecarissen dan een fotokopie van het gewenste item en verstuurden deze per post naar de klant. De gehele Document Supply Service was gebaseerd op papieren distributie. Dit zorgde voor twee belangrijke problemen; de tijd en geld die het kostte om kopieën naar (vaak buitenlandse) klanten te verzenden, en de milieuproblematiek rond het constante papiergebruik.

Martyn Lunn, Business Development Manager bij de British Library en ruggengraat van de Document Supply Service, geeft aan; “Alhoewel dit onze traditionele methode was om documenten te leveren, was het duidelijk niet efficiënt op het gebied van tijd en kosten. Ook had het een negatieve invloed op het milieu en daarmee op onze groene identiteit. Hoewel onze collectie items bevat die dateren uit Bijbelse tijden, moesten we via een digitaal documentsysteem de overstap maken naar de 21e eeuw.”

Britisch Librarian employee using PFU Scanners

DSS over op scannen – Library bespaart papier?

In 2004 verving de British Library al haar fotokopieerapparaten door 110 PFU fi-4640S beeldscanners. Deze scanners boden de mogelijkheid om beelden op veel grotere schaal vast te leggen, terwijl hun beeldbewerkingfunctie automatische aanpassing mogelijk maakte van de kwaliteit van het originele document. De keus voor een scanbeleid heeft voor de British Library goed uitgepakt, aangezien het hen in staat stelde om gedigitaliseerde kopieën van elk origineel item te maken om deze elektronisch aan klanten te verzenden. 70% van alle productie van de Library gebeurt nu digitaal, met als resultaat aanzienlijk minder papierverbruik.

Lunn merkt op; “Het werd steeds duidelijker dat we het probleem rond de hoge papierproductie eenvoudig konden oplossen door over te schakelen op digital imaging. PFU-scanners hielpen ons een andere weg in te slaan, van de tijd en geld kostende procedure van fotokopieën en het versturen van fysieke documenten, naar het goedkopere en snellere verzenden van digitale versies. Behalve de onmiskenbare milieuvoordelen stelde dit ons in staat de overstap te maken van een grotendeels papiergebaseerd leveringssysteem naar een systeem op digitale basis.”

De scanners zijn daarnaast aangepast tot flatbed scanners door Relais International, een third party softwareleverancier, met behoud van de integriteit van de scanners. Dit leverde de British Library extra voordeel op, omdat de bibliothecarissen nu boeken en andere documenten konden digitaliseren die niet konden worden gescand via een automatische documentinvoer. Lunn voegt toe; “Dit was een belangrijk onderdeel van het ontwikkelproces, omdat het ons laat profiteren van de volledige productiviteit die we uit de PFU-scanners kunnen halen.”

Additionele voordelen – Digitale bibliotheek

Behalve dat het een nationaal instituut is, heeft de British Library tevens een commerciële kant, inclusief de daarmee samenhangende service level agreements. Door de PFU-scanners te gebruiken voor het digitaliseren van aangevraagde items, beschikt de Library over een directer leveringssysteem. De standaard verwerkingstijd voor het verstrekken van papieren items aan klanten bedraagt vijf dagen. Bij het nieuwe, door PFU-scanners mogelijk gemaakte systeem is dit echter teruggebracht tot 24 uur.

Een ander voordeel is dat de British Library nu een veel groter klantenbestand kan bedienen. De Library is actief voor allerlei soorten instellingen en mag vanwege de snelle verwerkingstijd ruim 10.000 internationale zakelijke organisaties tot haar klantenbestand voor de commerciële Document Delivery Service rekenen.

Naast de dagelijkse dienstverlening wordt de Library steeds vaker rechtstreeks door uitgeverijen en onderzoekers ingeschakeld voor digitaliseringswerkzaamheden. Lunn zegt hierover; “Veel content staat tegenwoordig online. Ook uitgevers beginnen de waarde in te zien van het online zetten van hun content, en dus bieden wij hen deze service. Dankzij de PFU-scanners kunnen we nu gedigitaliseerde proefschriften aanbieden, plus oude jaargangen van tijdschriften voor uitgevers.”

Scannen heeft de toekomst

De British Library is zo onder de indruk van de PFU-scanners dat het nog eens acht extra PFU fi-6770 kleurenscanners heeft geïnstalleerd. Ook heeft de bibliotheek nog eens 40 extra fi-6750S scanners laten leveren voor het maken van kleurenscans. Andy Appleyard, Hoofd Document Delivery & Customer Services bij de British Library zegt; “De PFU-scanners bieden een geweldige productiecapaciteit. Het feit dat ze werken zoals wij dat willen is absoluut cruciaal. Wij kennen geen enkele andere machine die dezelfde uitvoer kan produceren. De scanners zijn ook zeer betrouwbaar – we hadden in eerste instantie een onderhoudscontract met PFU, maar hebben dat uiteindelijk opgezegd. Omdat de machines nooit storingen vertoonden en simpelweg nooit kapot gingen, roepen we ze nu eventueel alleen nog op ad hoc basis op.”

Andrew Cowling, Senior Marketing Services Executive bij PFU Limited geeft aan; “Het doet mij ongelooflijk veel plezier dat PFU’s scanners een nationaal instituut zoals de British Library helpen de productiviteit en efficiency van hun kritieke bedrijfsprocessen te verbeteren. Wij hopen dat, nu de wereld meer en meer digitaal wordt, ook steeds meer waardevolle informatie behouden blijft, en dat toekomstige generaties er de beschikking over blijven houden.”

Rate this post

Print Friendly