Zoekraken factuur grootste knelpunt bij factuurverwerking

Een gemiddelde school kan 70 uur per maand besparen door het invoeren van digitale factuurverwerking. Het is vrij eenvoudig om de tijd die de verwerking van een factuur vergt fors terug te brengen en daarmee de kosten van een rekening te verlagen. Dat constateert documentmanagementspecialist Ricoh.

‘Een van de manieren om administratieve lastenverlichting tot stand te brengen is het stroomlijnen van arbeidsintensieve processen’, zegt Jeroen Spierings, market development mananager bij Ricoh. In Nederland zijn er 358 schoolbesturen voor voortgezet onderwijs ten behoeve van zo’n 900.000 leerlingen. Met digitale factuurverwerking ligt het besparingspotentieel voor een schoolbestuur op ca. 70 uur per maand per aangesloten school. De besparing kan dus oplopen tot 300.000 uur per jaar voor de sector.

Bezuinigingen in het onderwijs

Dit sluit prima aan bij de besparingen die nu en in de toekomst gerealiseerd dienen te worden in het onderwijs. Het (demissionair) kabinet wil 90 miljoen euro besparen in de professionaliseringsslag van schoolbesturen. Met de invoering van digitale factuurverwerking kan een eerste stap worden gezet zodat het afhandelen van inkomende facturen een stuk efficiënter verloopt. Spierings: ‘Andere efficiëntievoordelen zijn te behalen bij onder andere administratieve processen zoals contractbeheer, postverwerking en personeelsdossiers.’

Knelpunten verwerking inkomende factuurstroom

Ricoh constateert dat scholen nu vaak een aantal problemen ondervinden met de verwerking van facturen op de traditionele manier. De meest voorkomende knelpunten hebben betrekking op:

1. het zoekraken van de factuur

2. tijdsinvestering

3. vragen beantwoorden en opzoeken facturen

4. onbekendheid status in proces (goedkeuring intern)

5. Doorlooptijd van het proces

6. Fysieke archiefruimtegebrek

De overheid stimuleert

De overheid stimuleert elektronisch factureren, door het ‘Actieplan e-Factureren’ van Staatssecretaris Heemskerk van Economische Zaken. In 2010 moet de overheid 10% van de facturen elektronisch kunnen ontvangen en verwerken. In 2014 moet dit 80% zijn. Daarnaast besloot Staatssecretaris De Jager in februari 2009 alle extra eisen voor de elektronische factuur af te schaffen.

Stappenplan

Veel scholen realiseren zich niet dat ze efficiënter, beter en goedkoper kunnen werken, als ze hun factuuradministratie digitaliseren. Via de volgende stappen kunnen scholen tot digitale factuurverwerking komen: 

  1. Ontwikkel een strategie en beleid en zorg voor voldoende bewustwording en quick wins die op korte termijn zijn te realiseren. Schoolbesturen moeten zich bewust worden van het besparingspotentieel. Zo is het voor veel besturen problematisch dat ze geen inzicht hebben in welke facturen er nog openstaan en moeten worden betaald. Het doel van stap 1 is om de ambitie in kaart te brengen.
  2. Breng processen en structuren in kaart en definieer wat nodig is om deze optimaal te laten functioneren. Bijvoorbeeld door factuurverwerking centraal te organiseren. Breng verder de route in kaart die facturen afleggen van binnenkomst tot betaling. Krijg inzicht in hoeveel tijd er gemoeid is met het handmatig verwerken van facturen. Het van doel van stap 2 is om ervoor te zorgen dat de gekozen richting intern wordt gewaardeerd. Het gat tussen de huidige situatie en de ambitie wordt bepaald.
  3. Er wordt een selectie gemaakt met welke technologische hulpmiddelen het gat kan worden gedicht.
  4. De medewerkers worden getraind in hoe efficiënt en effectief de nieuwe oplossing te gebruiken. Dit kan door een workshop te organiseren in de voordelen van digitaal factureren breed te communiceren binnen de organisatie.
  5. Het schoolbestuur is samen met de school proactief bezig om de verschillende instellingen en medewerkers te stimuleren om ook daadwerkelijk de oplossing te gebruiken.
Rate this post

Print Friendly