BCT, de Nederlandse leverancier van content management en document management systemen, zal op de vakbeurs Overheid & ICT vooral veel aandacht besteden aan het zaaksgewijs werken. Zaaksgewijs werken wordt snel populair bij overheidsorganisaties en biedt enorm veel mogelijkheden als het gaat om verbetering van klantvriendelijkheid en transparantie. Echter, de overgang naar zaaksgewijs werken vraagt ook om verandering van interne werkprocessen. BCT ondersteunt inmiddels een vijftiental gemeenten, een waterschap en een provincie bij de invoering van zaaksgewijs werken en heeft een eigen aanpak ontwikkeld waarmee deze nieuwe manier van werken soepel en zonder grote risico’s geïmplementeerd kan worden. Overheid & ICT wordt van 27 tot en met 29 april in De Jaarbeurs te Utrecht georganiseerd. BCT is te vinden op stand D070 in hal 1.

Zaaksgewijs werken gaat een stap verder dan het registreren van documenten in een document management systeem (DMS), waarbij dossiers worden gevormd. Een belangrijk verschil is dat dossiervorming bij documentregistratie achteraf plaatsvindt. Tijdens de behandeling van een zaak is in dat geval sprake van losse documenten waarvan de onderlinge samenhang niet altijd meteen duidelijk is. Bij het zaaksgewijs werken vindt de registratie tijdens de behandeling van de zaak plaats met behulp van een uniek zaaknummer. Relevante documenten worden al tijdens het proces automatisch aan het zaakdossier toegevoegd. Met behulp van workflow kan een zaak vervolgens voor afhandeling door de organisatie geleid worden, maar kan ook automatisch statusinformatie worden gegenereerd. Daarmee kunnen organisaties hun klanten digitaal informeren over de afhandeling van hun aanvragen.

Het gros van gemeentelijke producten kan vrij eenvoudig met behulp van een generieke procedure worden afgehandeld. De aansturing hiervan vindt plaats via een zaaktypecatalogus waarin bijvoorbeeld de wettelijke afgiftetermijnen zijn vastgelegd. Als bij een zaak sprake is van specifieke (detail)gegevens of afwijkende stappen in het behandelproces, kan vanuit de generieke procesafhandeling ook een specifieke procedure worden opgestart. De Corsa-omgeving van BCT voorziet zowel in de behoefte aan generieke als aan specifieke procedures. Door de open functionaliteit van Corsa kan deze eenvoudig geïntegreerd worden met bestaande front- en back-office applicaties. Ook zijn koppelingen met applicaties van derden eenvoudig te realiseren. BCT levert tevens Corsa/Zakenmagazijn, dat met het DMS en andere componenten gekoppeld kan worden.

Diverse BCT klanten zijn druk bezig met het adopteren van het zaaksgewijs werken. Tijdens de beurs zal BCT vier casestudies uitlichten: gemeente Veldhoven over generieke zaakafhandeling in combinatie met de zaaktypecatalogus en Corsa/Zakenmagazijn, gemeente Veere over integratie met Mid Office Community van PinkRoccade, gemeente Beek over zaaksgewijs werken in combinatie met Squit XO, en gemeente Noordenveld over de implementatie van Corsa/Zakenmagazijn.

Daarnaast zal op alle beursdagen een sessie in het inlooptheater worden gehouden met als titel ‘van DMS naar zaaksysteem’, gepresenteerd door Jan Druijff van gemeente Overbetuwe. Druijff zal tijdens zijn presentatie ingaan op de nieuwe rol van de gemeente als overheidsvraagbaak, en hoe de gemeente Overbetuwe hier mee omgaat. De gemeente werkt al met een volledig ingericht DMS, en staat aan de vooravond om gebruik te gaan maken van de landelijk door KING te onderhouden zaaktypecatalogus met van daaruit aansluiting op het zakenmagazijn/systeem en de primaire applicaties binnen de gemeentelijke organisatie.

Rate this post

Print Friendly