De afgelopen tien jaar heb ik talloze Enterprise Contentmanagement (ECM)-, Documentmanagement (DM)- en Kennismanagement (KM)projecten uitgevoerd bij onze klanten. Maar waar schuilt nu het succes van een project? Hieronder de zeven stappen tot een succesvol project.

1. Projectaanpak

Een gedegen projectaanpak (lees: projectplan) is een belangrijke eerste stap: zorg voor heldere doelstellingen en een duidelijke fasering. Het vooraf bepalen van de juiste scope is ook van groot belang: wat doen we wel en – vooral ook – wat niet en in welke fase. De Prince 2 methodiek is wellicht een handig hulpmiddel maar overdrijf het niet. Zorg dat er voldoende ‘boerenverstand’ wordt toegepast door personen die vaker een succesvol ECM project hebben geleid. Een projectmanager is in zijn oude vorm als formele registrator niet altijd wenselijk; een projectleider die de klant, markt en het proces begrijpt is een echte succesfactor. Verder kent een ECM/DM project duidelijke kaders waarbinnen het proces en de gebruikersacceptatie het meest belangrijke is (“what’s in it for me?”). Dit artikel geeft meer inzicht in de rol van de projectmanager op projecten: http://www.managementsite.nl/8159/verandermanagement/einde-projectmanager-begin-projectleider.html

2. Projectteam

Zorg voor een uitgebalanceerd projectteam. Dat betekent ook een duidelijke betrokkenheid van het hoger management bij het project. Zorg er ook voor dat het projectteam de tijd en het mandaat krijgt om bepaalde beslissingen te nemen. De projectleider aan de kant van de opdrachtgever moet beseffen dat een DM/ECM project veel tijd vraagt en niet ‘even erbij’ gedaan kan worden. Maak gebruik van een externe projectleider als er intern in de organisatie geen geschikte projectleider beschikbaar is.

3. Prototype

Nadat een projectteam op functioneel en technisch gebied de gewenste beslissingen gemaakt heeft, is het belangrijk om de beslissingen in een prototype te gieten om te presenteren aan het management inclusief projectteam. In deze sessie kan getoond worden hoe bepaalde beslissingen eruit zien in het product. Menig project faalt omdat de klant zich geen beeld kan vormen van wat de impact van zijn beslissingen is – en daardoor iets heel anders verwacht dan dat er uiteindelijk opgeleverd wordt. Vaak worden bepaalde beslissingen niet genomen of laten lang op zich wachten en leiden dus tot vertraging van het project.

4. Testen

De testfase bepaalt uiteindelijk de kwaliteit van het op te leveren project. Maak een gedegen testplan en testscript gebaseerd op use cases uit het functioneel ontwerp. Tevens is het heel belangrijk om in deze fase de eindgebruikers bij het testen te betrekken! Op die manier kan getoetst worden of bepaalde beslissingen ook echt werken in de praktijk. Daarnaast wordt zo een goede feedback en buy in verkregen van de mensen die meetesten. Leg dus nadruk op de procestesten; de softwaretesten kunnen door een kleiner ICT comité uitgevoerd worden.

5. Samenwerken

De belangrijkste succesfactor is samenwerken, en daarmee wordt gedoeld op alle partijen. Een software implementatiepartij hoort niet in het project te zitten om uurtjes te kunnen schrijven, de klant zit niet in het project omdat hij toch niets anders te doen heeft. Nee, het doel is om met elkaar een project succesvol te maken, van start tot eind. Dit vergt samenwerking en teamwerk. Als het niet klikt in het team is het project gedoemd te mislukken.

Elk project en iedere organisatie is anders, maar kampt met dezelfde problemen en vragen. Maak gebruik van de expertise van de implementatiepartij en vertaal dit naar de eigen organisatie. Deel het proces en de ervaringen om zo samen tot een gewenste oplossing te komen.

6. Training en communicatie

Zorg voor een heldere en duidelijke communicatie tijdens de loopduur van het project. Informeer de gebruikers en meld een succes na elke fase, maak er een leuk verhaal van. Zo kan ik me goed herinneren dat bij een livegang geboortekaartjes werden verstuurd voor de uitnodiging van de training.

Zorg voor een gedegen training voor de eindgebruikers voorafgaand aan de livegang, maar vergeet de gebruikers niet als ze eenmaal weer op hun werkplek zitten. Maak gebruik van bijvoorbeeld Wiki’s, blogs en het intranet. Zo vinden gebruikers ook na de training informatie terug over het gebruik van het nieuwe systeem.

Maak gebruik van floorwalkers, een e-mail adres voor vragen en/ of een telefonische DMS hotline voor de eerste paar dagen. Op deze manier krijgen gebruikers alle mogelijkheden hun vragen te stellen en het vertrouwen in het nieuwe product op een juist niveau te krijgen. Ook nieuwe medewerkers kunnen gebruik maken van deze informatie om sneller met het DM/ECM systeem te kunnen werken.

7. Gebruikersacceptatie

Hier draait het allemaal om: geen enkel ECM/DM project heeft zin als er geen gebruik van wordt gemaakt. Het is een illusie om te denken dat er niks verandert voor gebruikers. Verandermanagement is een van de belangrijkste onderdelen van het project.

Zorg ervoor dat de input van de gebruikers in alle fasen van het project meegenomen wordt en zorg voor een inrichting waar de eindgebruiker zich in herkend en het nut van inziet. Als dit het geval is, zal de grootste groep gebruikers zeker tevreden met het product werken.

Op naar een volgend succesvol project!

Rate this post

Print Friendly