BCT, de Nederlandse leverancier van content management en document management systemen, gaat samen met haar scan-partner DataSpace uit Eindhoven de personeelsdossiers van de Tweede Kamer digitaliseren. BCT levert het document management systeem Corsa, waarin de dossiers worden opgeslagen en toegankelijk gemaakt, terwijl DataSpace het hele proces van ordening en scanning van de dossiers verzorgt. Het project heeft betrekking op de personeelsdossiers van ondersteunend personeel, dat op het Binnenhof werkzaam is. De dossiers worden -afhankelijk van de autorisatie- toegankelijk gemaakt voor de personeelsafdeling, het management en de medewerkers zelf.

De digitalisering van de personeelsdossiers van de Tweede Kamer is een eerste stap, die moet leiden tot digitalisering van diverse, secundaire werkprocessen in de organisatie. “Digitalisering levert aanzienlijke voordelen op”, zegt Marc Charlier, manager Corporate Communications van BCT. “Dossiers zijn altijd beschikbaar en de informatie is altijd up-to-date en consistent. Stukken kunnen niet meer zoekraken en er wordt veel tijd bespaard, omdat medewerkers de papieren dossiers niet hoeven te halen en te brengen. Er komen ongeveer 600 dossiers van ondersteunend personeel in het systeem. Het gaat om medewerkers van bijvoorbeeld de griffie, de ICT-afdeling, het restaurant en de facilitaire diensten, die de Kamerleden in hun werk ondersteunen.”

Het systeem moet voor de zomer operationeel zijn. Gemiddeld telt een dossier zo’n honderd pagina’s, die gerangschikt worden volgens het KPI-model voor human resource management, dat voor overheidsorganisaties is ontwikkeld. Na de digitalisering van de dossiers start een pilot, waarbij alleen de afdeling P&O betrokken is. Daarna wordt de toepassing in de hele organisatie uitgerold.

De digitale dossiers worden overigens leidend en de fysieke stukken zullen in de toekomst afhankelijk van de bewaarplicht en als substitutie verleend wordt, vernietigd worden. De realisatie van een directe koppeling met het personeelsinformatiesysteem van de Tweede Kamer wordt nog overwogen. Daarmee kunnen de stamgegevens in de personeelsdossiers periodiek en automatisch worden geactualiseerd.

Rate this post

Print Friendly