Dankzij de val van het kabinet lijkt het erop alsof er (nog) niet bezuinigd hoeft te worden. De resultaten van de 20 ambtelijke werkgroepen die alvast enige bezuinigingsvingeroefeningen gedaan hebben, mogen nog even in de hoge hoed blijven. Schijn bedriegt echter: op enig moment komen alle konijnen een voor een weer uit de hoed. Vraag is dan alleen: welke konijnen worden geslacht, welke worden geknuffeld. Wat in ieder geval lang zal naklinken is geweeklaag over alles wat door de bezuinigingen niet meer kan en vroeger toch zo prettig was!

Hetgeen mij brengt tot het thema: Beter aanbesteden helpt financieringsproblemen te verzachten!

Om met de deur in huis te vallen: ‘Beter aanbesteden’ kan bij gelijkblijvende kwaliteit leiden tot een kostenverlaging van gemiddeld 40% en dit zonder in te boeten op kwaliteit.

Een nogal stugge bewering? Neen. Wel een verbijsterende uitkomst van een aantal relatief grote aanbestedingsprojecten van diensten en leveringen op facilitair gebied.

Maar hoe kan dat nou? Hebben inkopers het vroeger dan niet goed gedaan? Op deze vraag kan ik slechts antwoorden dat in de voorbereidingsfase van de aanbestedingen waarbij ik betrokken was, mijn vragen en opmerkingen aanvankelijk aanleiding gaven tot ergernis en hoongelach. Slechts op basis van feitenanalyse waren ‘inhoudsdeskundigen’ schoorvoetend bereid om hun gevestigde opinies bij te stellen. Dit betekent voor mij niet dat zij het vroeger niet goed gedaan hebben. Het betekent hooguit dat innovatiedrang en realiteitszin hen nauwelijks beroeren. Zonder enige aansporing van buitenaf zal het tempo van verandering in overheidsland dan ook niet snel in een hogere versnelling komen.

Is daarom wellicht de hierboven aangegeven bezuinigingsnoodzaak een ‘blessing in disguise??’

Hoe dan ook, de kunst van het ‘beter aanbesteden’ wil ik graag delen met geïnteresseerde lezers.

Zodat ook u op enig moment kan zeggen: “Met de kennis van nú ………etc etc ……..!”

‘Beter aanbesteden’ begint met een gedetailleerd uitpluizen van de ingekochte goederen- of dienstenstroom, aan de hand van beschikbare databases die de leverancier u meestal periodiek aanlevert maar die altijd terzijde gelegd worden (de operationele werkelijkheid), de factuurgegevens uit het grootboek (de administratieve werkelijkheid) en het contract inclusief de onderliggende bestekdocumenten (de juridische werkelijkheid). Juist de combinatie van deze werkelijkheden –die in grotere organisaties zelden effectief aanwezig is- leidt tot punten van verbazing, ergernis en ongeloof, en indien er sprake is van meerjarige contracten met prijsindexclausules, tot het instellen van terugvorderingen wegens onterecht te hoog gefactureerde bedragen.

Deze punten van verbazing, ergernis en ongeloof hebben evenwel een positieve bijwerking: zij geven meestal aanleiding om het inkoopconcept innoverend aan te passen. Daarenboven dienen zij als toets: de geconstateerde onzin mag met het nieuwe aanbestedingsbestek níet meer vóórkomen resp. moet expliciet uitgebannen worden.

Er is naar mijn mening slechts één allesoverheersend uitgangspunt voor een bestek: maximalisatie van de inschrijvingsconcurrentie. In een volgend web-artikel zal ik nader aangeven hoe dit gerealiseerd kan worden. Dit uitgangspunt oogt vanzelfsprekend maar is –bezien vanuit de praktijk zoals beschreven in gepubliceerde aanbestedingen op Aanbestedingskalender- volstrekt bezijden de realiteit van vandaag. Hetgeen bij mij altijd weer de prangende vraag oproept: Wie is er hier gek??

Nadat het contract gegund is, dient het geïmplementeerd te worden en daarna dient er overeenkomstig de contractbepalingen geleverd te worden. U moet er van uit gaan dat u ingaande de implementatiefase een lijst moet bijhouden van ergernissen, tegenvallers en verbeterpunten.

Immers, u had alles zo goed mogelijk ingeschat en voorzien, en toch …………!

Al deze inzichten-achteraf verwerkt u periodiek in aanpassingen van het bestek, met als doelstelling voortdurend in staat te zijn –indien onverhoopt noodzakelijk- om het bijgewerkte bestek op korte termijn opnieuw in de markt te plaatsen.

Dit laatste is natuurlijk alleen maar mogelijk indien u inmiddels overgestapt bent op een contracttermijn bestaande uit een korte vaste contractperiode en een lange optionele contractperiode (bijvoorbeeld 1 jaar vast plus 18 x ½ jaar optioneel). Heeft u dit nog niet gedaan, dan zult u uw contract meestal in treurnis moeten uitzitten! Wellicht spreekt een binnenkort te publiceren web-artikel u dan aan, getiteld:

“Zijn alle inschrijvers schurken??”

Rate this post

Print Friendly