Sinds de opkomst van e-mail, internet en snelle netwerken ontstaan steeds meer digitale documenten en ongestructureerde informatiestromen. Specifieke automatisering biedt mogelijkheden om deze informatiekluwen te structureren en gegevens snel en onafhankelijk van tijd en plaats beschikbaar te stellen. Een nieuwe trend die hierop inspeelt, is dat bedrijven alle (papieren) informatiestromen digitaliseren.

Papier wordt langzaam maar zeker vervangen door digitale documenten, want digitaal werken is simpelweg sneller, gemakkelijker en toegankelijker voor grote groepen werknemers. Bovendien kunnen bedrijven door middel van digitaal werken hun informatiestromen beter beheersen. Betekent dit de ondergang van het papieren tijdperk? Bestaat over een aantal jaar helemaal geen papieren correspondentie en archief meer? De meningen hierover zijn verdeeld, maar één ding is duidelijk: we zullen de komende jaren grote veranderingen zien in hoe bedrijven met hun werkprocessen en bijbehorende informatiestromen omgaan.

Digitaal werken is niet iets dat van de ene op de andere dag kan worden ingevoerd. De basis van digitaal werken is een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk document management systeem (dms). Een dergelijk systeem kan grote hoeveelheden gedigitaliseerde informatie zodanig archiveren en toegankelijk maken, dat relevante documenten voor iedereen weer gemakkelijk terug te vinden zijn. Het gaat daarbij overigens niet alleen om officiële, gestructureerde documenten, maar ook om ongestructureerde informatie zoals e-mail.

Een dms gaat dus verder dan alleen het scannen van binnengekomen papieren post; documenten worden geregistreerd en geïndexeerd en zo verder de organisatie ingestuurd voor verwerking. Dat proces van registratie en indexering vroeg tot voor kort nog specialistische kennis van medewerkers. Met hedendaagse innovatieve oplossingen, die gebruik maken van een combinatie van semantische, linguïstische en statistische gegevens, kan ook dat werk door de computer worden uitgevoerd.

Toegang

In principe kan alle vastgelegde informatie als zoekcriterium worden gebruikt. Documenten zijn dus zowel op beschrijvende gegevens als op volledige tekstinhoud vindbaar. Vaak worden de documenten in het dms aan dossiers, projecten en taken gekoppeld, zodat werknemers gemakkelijk toegang hebben tot alle informatie over een bepaald onderwerp. Met behulp van autorisaties kan worden vastgelegd, wie welke informatie mag inzien en wie bevoegd is om de opgeslagen informatie te bewerken. Bovendien vindt in het systeem versiebeheer plaats, zodat geen misverstanden kunnen ontstaan over de juiste versie van documenten.

Een document management systeem biedt aanzienlijke voordelen. Alle informatie in de organisatie wordt centraal verzameld, opgeslagen en toegankelijk gemaakt. Schaduwarchieven of papieren dossiers behoren dus tot het verleden. Omdat altijd met de juiste versies wordt gewerkt, ontstaan minder fouten. De informatie is gemakkelijk terug te vinden, waardoor veel tijd wordt bespaard met het terugzoeken van informatie. De meeste document management systemen voldoen bovendien aan de eisen die de overheid stelt aan recordmanagement en archiefbeheer in overheidsorganisaties (NEN2082 norm).

Workflow management zorgt voor betere procesbeheersing

Workflow management, of werkstroombeheersing, is een aantrekkelijke aanvulling op een document management systeem. Workflow management is in feite de automatisering van procedures en processen, waarbij ook wordt vastgelegd hoe de bijbehorende informatie en documenten door de organisatie dient te gaan. Het is mogelijk om vrij simpele werkprocessen te definiëren, puur gebaseerd op de afhandeling van documenten. Er kunnen echter ook complexe processen worden vastgelegd met meerdere subprocessen en beslismomenten.

Zelfs mensen van buiten de organisatie kunnen bij deze processen betrokken worden. In combinatie met document management kan workflow management zorgen voor het automatisch opstarten van het juiste werkproces. De documenten of dossiers worden in de vooraf vastgelegde volgorde naar een aantal medewerkers gestuurd, die bepaalde handelingen dienen te verrichten. Binnen workflow management kan tevens gebruik gemaakt worden van rechtsgeldige digitale handtekeningen. Het gebruik van deze geavanceerde digitale handtekeningen voorziet niet alleen in borging van de procedure, het stelt ook derden in staat de authenticiteit van het document te controleren.

De gevolgen van een dms voor de facilitair manager

Wat zijn nu de gevolgen van het implementeren van een dms voor de facilitair manager van een organisatie? Een van de belangrijkste consequenties van digitaal werken is dat archivering anders moet worden ingericht. De facilitair manager en archivaris hebben met tal van wetten en regels te maken omtrent het bewaren en vernietigen van documenten. Bepaalde documenten moeten na een aantal jaren vernietigd worden, terwijl andere juist lang bewaard moeten worden. Overheidsorganisaties en bedrijven die met de overheid te maken hebben, hebben ook nog te maken met aanvullende regels voor bijvoorbeeld overdracht en opslag van archieven (via Wet Openbaarheid van Bestuur, de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Archiefwet).

Met het volledig werken via een dms zal het fysieke archief uiteindelijk zo goed als overbodig worden. Vooral in het dynamische archief, dus het archief dat nog dagelijks gebruikt en geraadpleegd wordt door de organisatie, bespaart dat enorm veel ruimte. Bij organisaties die reprofaciliteiten in eigen beheer hebben zullen de werkzaamheden ook sterk afnemen, omdat papieren rapporten en brochures hoogstens nog voor externe communicatie nodig zijn. Nadat de medewerkers het digitale werken hebben omarmd neemt in de organisatie het gebruik van kopieerapparaten, printers en papier drastisch af.

Een nog belangrijker aspect van het digitaal werken is dat de manier van postverwerking compleet anders ingericht wordt. Door het digitale werken neemt uiteindelijk het volume binnenkomende en uitgaande post af. Klanten en leveranciers voeren hun correspondentie via digitale formulieren of e-mail. De postkamer in de oude zin van het woord zal niet meer bestaan: deze wordt als het ware meer een conversiekamer, waarin pre-indexeren, scannen en mogelijk indexeren het grootste deel van de werkzaamheden vormen. Doordat alle papieren post direct bij binnenkomst wordt gedigitaliseerd en verwerkt, zijn postrondes niet meer nodig en is de informatie sneller bij de juiste medewerkers in de werkvoorraad terug te vinden.

Facturatie

Het dms kent vele integratiemogelijkheden met bijvoorbeeld hrm en salarisadministratie. Voor de facilitair manager zelf bestaan tal van interessante toepassingen, bijvoorbeeld op het gebied van inkoopprocedures en facturatie. In 95% van de organisaties lopen inkoopopdrachten, orderbevestigingen en facturen nog steeds via papieren documenten. Een factuurverwerkingsoplossing in het dms verkort de verwerkingstijden en verdubbelt de gemiddelde productiviteit van de crediteurenadministratie.

Bovendien is elektronisch factureren goed voor het milieu: het omzetten van 15.000 papieren facturen spaart bijvoorbeeld 15 bomen. Wanneer elektronische factuurverwerking wordt toegepast, betekent dit dat alle binnenkomende facturen worden gedigitaliseerd en opgenomen in de workflow procedure. Via de workflow wordt de accorderingsronde gestart, waarbij de factuur vergeleken wordt met gegevens uit het financiële systeem, zoals inkooporders en budgetgegevens. Vervolgens wordt de factuur digitaal aangeboden aan de budgethouders voor autorisatie en accordering. Via een koppeling tussen het dms en de financiële administratie worden de factuurgegevens en de accordering van de betrokkenen tussen beide systemen uitgewisseld, waarna betaling kan plaatsvinden.

Contractmanagement

De facilitair manager kan via het dms ook overzichtelijk en efficiënt het contractbeheer uitvoeren. Via een contract management oplossing in een dms kunnen contracten eenvoudig worden geregistreerd en beheerd. Daarbij kunnen beheerders leveranciersoverzichten genereren, en ontvangen automatische signalering en rappellering bij het aflopen of verlengen van contracten. Dit kan erg veel opleveren, want een te laat opgezegd contract kost de organisatie geld. Bij een heringedeelde gemeente werden bijvoorbeeld de overbodig geworden panden, zoals gemeentehuizen en technische werven, verkocht.

Bij de invoering van een contractbeheersysteem bleek dat de verzekeringen van die verkochte panden nog actief waren, waardoor de fusiegemeente al drie jaar lang onnodig betaalde. Een ander groot voordeel van de procesmatige benadering van dynamisch contractmanagement, is het feit dat het beheer losgekoppeld wordt van slechts één bepaalde functionaris, zoals de verantwoordelijke facilitair manager. Uit diverse onderzoeken van onder andere Doculabs en Goldman Sachs Group blijkt, dat geautomatiseerd en gedigitaliseerd contract management een besparing van 10-30% kan opleveren door de reductie van de ‘handlings’-kosten van contracten. Bij contractvernieuwingen lopen de kostenbesparingen zelfs op tot 30%.

Het werken via een document management systeem kan dus tot aanzienlijke besparingen in fysieke ruimte en kosten leiden. VROM heeft berekend dat digitaal werken een besparing van maar liefst € 5,13 per document oplevert. Er moet echter ook worden stilgestaan bij de consequenties voor de medewerkers die binnen het facilitair management werkzaam zijn. De archivaris, de reprospecialist en de postkamermedewerker zullen op een totaal andere manier moeten werken. Vooral voor de postverwerkers betekent dit dat ze over andere kennis en vaardigheden moeten beschikken. Ze zullen hun inhoudelijke kennis op een andere manier in de dms omgeving gaan inzetten. Het zal duidelijk zijn dat dergelijke ingrijpende nieuwe werkwijzen moeilijk zonder de juiste begeleiding en verandermanagement kunnen worden ingevoerd.

Kortom, een document management systeem voor het archiveren en toegankelijk maken van informatie kan in veel organisaties tot een behoorlijke efficiencywinst en kwaliteitsverbetering leiden. En kan daarmee, mits op de juiste manier geïmplementeerd, het leven van een facilitair manager een stuk makkelijker maken.

Marc Charlier is manager Corporate Communications bij BCT. Na het behalen van drie hbo- studies (hotelschool, ICT en marketing) en een post-doctorale studie Usability Design werkt Marc Charlier inmiddels 19 jaar in diverse management functies bij BCT.

Ook eerder verschenen in: Facilitair & Gebouwbeheer

Rate this post

Print Friendly