Medewerkers van onderwijsinstellingen zijn veel tijd kwijt met het verzamelen, opslaan, beheren en raadplegen van informatie. Het (gedeeltelijk) analoog beheer van documenten heeft veel nadelen. Dossiers raken zoek. Facturen komen op de verkeerde bureaus terecht. Kortom, de leiding heeft niet of onvoldoende zicht op de voortgang van dossiers. In een tijd dat de termijn steeds belangrijker wordt voor het binnenhalen van subsidies is de roep om digitalisering in het onderwijs groter dan ooit.

Uit een onderzoek dat Océ heeft laten uitvoeren onder 2.700 grotere onderwijsinstellingen blijkt dat maar liefst nog 80 procent behoefte heeft aan meer digitalisering van het documentbeheer. Op universiteiten is digitaal documentbeheer (document management systeem) bijna standaard. De meeste universiteiten en hogescholen hebben het analoge tijdperk al lang achter zich gelaten, zo blijkt. Bij de universiteit Maastricht (3.500 medewerkers en 15000 studenten) bijvoorbeeld is de digitalisering van de organisatie al eind jaren negentig ingezet, toen het papieren archief van het Bureau Inschrijving uit zijn jasje was gegroeid. Uit ruimtegebrek is het bureau destijds begonnen met het digitaliseren van de studentendossiers. De documenten werden voorzien van barcodes en ingescand. Elk studentendossier bevat nu informatie over de vooropleidingen, inschrijving en de betaling.

Vandaag de dag beschikt de instelling over 15.000 digitale studenten- en personeelsdossiers. Zeker duizend medewerkers, van directieleden tot salarisadministratiemedewerkers, maken regelmatig of dagelijks gebruik van het document management systeem Corsa van BCT Guiding Documents. Het systeem wordt gebruikt in het centrale bestuursarchief, maar ook door alle faculteiten en servicecentra. Om stukken die nog niet digitaal worden aangeleverd in te scannen zijn er 14 decentrale scanwerkplekken ingericht.

‘Het archiveren blijft mensenwerk, zeker hier op de universiteit’, zegt Jan Muytjens, functioneel applicatiebeheerder. ‘Om het archief goed te kunnen ontsluiten moeten de stukken de juiste kenmerken mee krijgen. Daarvoor moeten onze medewerkers de documenten inhoudelijk kunnen beoordelen. Ze moeten weten waarover het gaat. Daarbij gaat het niet alleen over brieven, ook over omvangrijke rapporten van 130 pagina’s of meer en diverse bijlagen. Daar komen toch kennis en ervaring bij om de hoek kijken. Het voordeel van het digitale werken zit hem vooral in de efficiency en de tijdswinst. Stukken hoeven niet meer een dag van tevoren worden besteld en rondgebracht. De medewerkers die zijn geautoriseerd kunnen altijd direct bij de documenten die ze nodig hebben. Die zijn ook altijd up to date. De kans dat er bij de verwerking fouten worden gemaakt omdat er wordt gewerkt in de verkeerde versie of dat stukken zoek raken, is dankzij het document management systeem een stuk kleiner geworden.’

Accreditatieprocedure

Ook Hogeschool Zuyd werkt op kleine schaal met een document management systeem (dms). ‘De afgelopen jaren zijn we vier pilots begonnen’, licht Marleen van der Laan, projectleider bij Hogeschool Zuyd, toe. ‘Het bestuursecretariaat werkte al met het document management systeem. Het gebruik beperkte zich in eerste instantie tot registratie van poststukken. Nu wordt de post ook digitaal verwerkt en verspreid. De afdeling financiën heeft haar factuurafhandeling gedigitaliseerd en de Hoge Hotelschool gebruikt het dms in kader van studentenselectie. De laatste pilot ondersteunt het accreditatieproces van opleidingen van Hogeschool Zuyd. Deze toepassing was niet eerder door de leverancier gemaakt en vergde zowel van ons als van de leverancier veel afstemming en communicatie. Het zelf goed in beeld hebben van je processen is daarbij belangrijk. We zijn er echter in geslaagd om gezamenlijk een goed doordachte toepassing te maken. Voor ons is het op een efficiënte manier beschikbaar hebben en houden van up to date documenten een belangrijk gegeven met betrekking tot de accreditatie van een opleiding.’

Bij de onderwijsinstelling, die 15.000 studenten telt, wordt de komende jaren gewerkt aan de verdere invoering van het document management systeem. Hogeschool Zuyd kiest voor de weg van geleidelijkheid bij invoering. ‘De huidige accreditatietoepassing wordt binnenkort gebruikt door een van de faculteiten. De ervaringen van deze faculteit en de dan aangetoonde meerwaarde van de toepassing zal het verder gebruik meebepalen. We gaan ervan uit dat de accreditatietoepassing het beheer van documenten heel erg vergemakkelijkt. Alleen al het up to date houden van het informatiemateriaal is telkens weer een enorme klus. Door het proces te digitaliseren willen we te allen tijde accreditatiewaardig zijn in plaats van een keer in de zes jaar.’

Planning

In de wereld van het voortgezet onderwijs verloopt het digitaliseren een stuk minder snel. Vaak is het afhankelijk van hoe het schoolbestuur tegenover het digitaliseren staat. Bij de Kwadrant Scholengroep zijn ze inmiddels toe aan het derde programma voor het digitaliseren van facturen, post en dossiers. Volgens Thom de Hoogh, hoofd ict, was het toch nog even zoeken naar het meest geschikte programma. Het ene documentbeheersysteem was te bewerkelijk en bovendien slecht toegankelijk omdat er veel te veel details moesten worden ingevoerd. Hierdoor ging de tijdswinst verloren.

‘Daarna kregen we een systeem dat juist weer te plat was waardoor uiteindelijk een grote vergaarbak met datagegevens ontstond die nauwelijks meer gestructureerd was te noemen. Nu werken we met Océ Dossierflow. We gebruiken het vooral voor het digitaal verwerken van facturen, de financiële administratie. Nota’s die binnenkomen worden gescand en digitaal vastgelegd onder de juiste post en de juiste kenmerken. Budgethouders krijgen de nota’s in hun mailbox voor akkoord. Dossierflow heeft een groot voordeel: er wordt meteen rekening gehouden met de planning. Als een termijn niet dreigt te worden gehaald, krijgen medewerkers automatisch een reminder.’

Ingesleten

Het digitaliseren van papieren dossiers van werknemers en leerlingen verloopt minder snel. Het digitaliseren van de bestuurspost, met alle rapporten en correspondentie uit Den Haag, is het volgende aandachtspunt. Pas als er helderheid is over de eigen werkprocessen kan de nieuwe werkwijze worden ingevoerd. En daar schort het volgens De Hoogh op sommige afdelingen nog aan. Daarnaast moet er nog heel veel worden ingescand omdat veel stukken nog steeds niet digitaal beschikbaar zijn. Zo wordt een groot deel van de gegevens van die basisscholen moeten overdragen nog steeds analoog aangeleverd, zoals foto’s en het uittreksel uit het bevolkingsregister. ‘Ik zie de voordelen van digitaal werken wel in. Maar een deel van de organisatie moet nog over de streep worden getrokken. De oude manier van werken is zo ingesleten. Die laat je niet zo maar los.’

Het digitaliseringproces van het archief mag moeizaam verlopen, het digitaliseren van de leermiddelen is wel al vergevorderd. Zo beschikt de scholengroep met 2000 leerlingen (vmbo, havo en vwo) verspreid over drie locaties over 600 digitale leeromgevingplekken. Leerlingen zijn opgegroeid in het digitale tijdperk en de uitgevers van schoolboeken spelen daar op in door massaal digitale leermethoden aan te bieden. Om zich te onderscheiden worden er leerlingvolgsystemen gekoppeld aan de lesmethoden. Uitgevers treden op als webhost zodat leerlingen vanaf elke locatie, ook thuis, kunnen inloggen en werken.

‘Op termijn zullen de werkzaamheden voor de ict-afdeling duidelijk anders worden. Het zwaartepunt verschuift steeds meer naar het datacenter. Er gebeurt steeds minder op de werkplekken zelf. Leerlingen hebben nog maar een eenvoudige desktop nodig waarmee ze kunnen inloggen op de website. De kans dat een computer vastloopt of kapot gaat wordt dan kleiner. Maar op andere afdelingen, zoals de financiële administratie en de postverwerking, blijft altijd werk voor ons. Toch denk ik dat het er over vijf jaar heel anders uit ziet. Dan wordt bij ons vrijwel overal digitaal gewerkt’, voorspelt De Hoogh.

Bron: Facilitair & Gebouwbeheer

Rate this post

Print Friendly