Bij een aanbestedingsproject Kopieerpapier waar ik in 2008 bij betrokken was, werd een tariefaanpassingsmethodiek in het bestek opgenomen die gebaseerd was op de ontwikkeling van een samengestelde index die voor 80% bestond uit een pulp-/papier-gerelateerde index en voor 20% uit de consumenten prijsindex CPI(afgeleid). Daarbij was bepaald dat de aanvangstarieven na zes maanden voor het eerst aangepast zouden worden en vervolgens periodiek per aanvang van ieder kwartaal. Dit heeft geresulteerd in een tariefsverlaging van –29% per januari 2010 ten opzichte van het referentietarief direct voorafgaande aan de aanbesteding!

Reden om deze methodiek in het bestek op te nemen was de overtuiging van het aanbestedingsteam dat

  • het scherpste inschrijvingstarief verkregen zou worden wanneer zoveel mogelijk onzekerheden –die normaliter aanleiding geven tot (onzekerheids-)tariefopslagen- voor de inschrijver weggenomen zouden worden (waarbij de onzekerheid ten aanzien van de kostenontwikkelingen meestal de belangrijkste is);
  • het in overeenstemming was met de beginselen van maatschappelijk verantwoord aanbesteden om er voor te zorgen dat de marge die verondersteld wordt inbegrepen te zijn in het inschrijvingstarief, ook bij veranderende kostenontwikkelingen voor de inschrijver behouden zou blijven –naar mogelijkheid en op basis van overeengekomen, branche-eigen indices-.

Of deze benaderingswijze achteraf bezien voor aanbesteder beter is uitgepakt dan andere benaderingswijzen, op dat moment en in die marktomstandigheden, is moeilijk te zeggen want het aanbestedingsvolume werd niet gesplitst of parallel aanbesteed onder andere bestekcondities.

Het enige wat wij kunnen delen zijn de resultaten en de contractmanagement-ervaringen:

  • het directe aanbestedingsresultaat (kostenbesparing ten opzichte van referentietarieven in de direct voorafgaande tijdsperiode) bedroeg –17% bij een referentie-kostenniveau op jaarbasis van 0,7 mln excl. btw.
  • enkele maanden nadat het contract ingegaan was, begonnen zowel de pulp/papier-index als de CPI-index te dalen;
  • deze daling bedraagt per december 2009 voor de pulp/papier-index -22,6% en voor de CPI-index -3,9%; de samengestelde index betekent een tariefdaling van –14,9% aan het eind van een periode van 18 maanden;
  • deze toch relevante tariefdalingen zijn doorgevoerd zonder enige inhoudelijke discussie tussen de contractpartners.

Maar nu?

Vele papier-indices tonen ingaande januari 2010 de eerste tekenen van stabilisatie of stijging. Daarbij is het aantal index-patroonveranderingen te groot om het af te kunnen doen als incidenteel.

Persoonlijk ga ik er dan ook vanuit dat deze indices trendmatig verder kunnen stijgen.

Macro-economisch is dit wellicht een positief teken. Voor bovengenoemde aanbesteder betekent het evenwel een kostenstijging –althans een afname van het positieve verschil tussen de begroting en de voortschrijdende realiteit- terwijl het voor de inschrijver betekent dat zijn marge bij déze opdrachtgever zich redelijk veilig ontwikkelt terwijl het bij andere opdrachtgevers vrijwel zeker betekent dat zijn marge voorlopig gaat afnemen.

Waar in het algemeen stijgende kostenontwikkelingen in een situatie van laagconjunctuur zich vertalen in verdergaande marge-inkrimping mede omdat het verschijnsel ‘tariefaanpassingsmethodiek’ weinig verbreid is, kan deze ombuiging van kostenontwikkeling van grondstoffen voor de papier- en drukkerij-branche aanleiding geven tot een versnelling van de achteruitgang van financiële resultaten van leveranciers van kopieerpapier en van drukkerijen.

Conclusie

Een neergang van dienstverleners is niet in het belang van aanbesteders. Dit onderstreept dan ook dubbeldik het belang van maatschappelijk verantwoord aanbesteden, tot uitdrukking komend in het zorg dragen door aanbesteder –na afloop van een geducht robbertje tariefgevecht- voor het behoud van de overeengekomen marge bij dienstverlener!!

door drs.John Tabbers te Waalre, adviseur niet-juridische aspecten van Europese aanbestedingen

Rate this post

Print Friendly