Tijdens het VIP Gala 2010 kreeg BCT uit Amstenrade naast de VIP-applicatie van het jaar Award in de categorie ‘Document & Content Management’ ook de hoofdprijs van de avond, de Publieksprijs uitgereikt. BCT was genomineerd met het project Deltadigitaal, dat wordt uitgevoerd binnen het waterschap Brabantse Delta in Breda. Daar vormt het enterprise content management systeem van BCT, CORSA ECM, de basis voor de digitalisering van informatie en een nieuwe manier van werken.

Het waterschap Brabantse Delta in Breda gaat in mei van dit jaar verhuizen naar een nieuw pand. Die verhuizing bleek een mooie kapstok om een digitale verbeteringsslag door te voeren, die de naam ‘Deltadigitaal’ kreeg. In het nieuwe pand worden voor een groot deel van de 550 werknemers flexplekken ingericht en de papieren dossiers en archieven gedigitaliseerd, zodat de medewerkers vanaf elke werkplek, zowel binnen als buiten, toegang tot de informatie hebben. Met de implementatie werd in 2009 gestart. De bestaande documenten zijn inmiddels gedigitaliseerd en ook alle inkomende documenten worden gedigitaliseerd en opgeslagen. Eind vorig jaar was tweederde van alle afdelingen al overgegaan naar de nieuwe digitale omgeving. Inmiddels hoeft nog slechts één afdeling de overstap te maken, zodat het systeem bij ingebruikname van het nieuwe pand volledig operationeel zal zijn.

In de nieuwe manier van werken staat het document management systeem Corsa van BCT centraal. Vanuit de verschillende bedrijfsapplicaties zoals het financiële systeem, het belastingsysteem of het personeelssysteem worden koppelingen met het DMS gerealiseerd, dat inzicht geeft in alle relevante documenten en correspondentie. Vanuit de geografische informatiesystemen zijn tekeningen, kaartmateriaal, foto’s of omschrijvingen toegankelijk, zodat de medewerkers alle, voor hun werk benodigde informatie binnen handbereik hebben.

Behalve de invoering van nieuwe technologie bleek het project ook een flinke cultuuromslag noodzakelijk te maken. Het loslaten van de eigen werkplek en de papieren dossiers en de invoering van zaaksgewijs werken met een waterschapsbreed DSP, zijn ingrijpende veranderingen. Daarvoor heeft een gedegen voorbereiding plaatsgevonden met een goede opleiding voor alle medewerkers.

De resultaten van het project zijn nu al zichtbaar. De informatiestructuur binnen het waterschap is veel transparanter geworden, waardoor de informatie waterschapsbreed sneller te vinden is. Vooral ook omdat alle documenten (inkomend, intern en uitgaand), die betrekking hebben op een specifieke ‘zaak’ allemaal aan elkaar gekoppeld worden en dus met één druk op de knop toegankelijk zijn. Door de invoering van het DSP zijn ook de heipalen geslagen voor digitale archivering.

De inzending van BCT en het Waterschap Brabantse Delta behaalde voor de prestigieuze publieksprijs maar liefst 26 procent van de stemmen en liet daarmee de overige acht genomineerde projecten op respectabele afstand. “Zonder de inzet en medewerking van het projectteam Deltadigitaal, aangestuurd door extern projectleider Helen Leyte van Perficio en intern projectleider Peter van Rhee van het waterschap Brabantse Delta, zou de noodzakelijke cultuuromslag nooit in zo’n korte periode gerealiseerd kunnen zijn. Alleen al daarvoor verdient dit project de waardering in de vorm van de beide awards”, zei Marc Charlier, manager corporate communicatie van BCT.

Rate this post

Print Friendly