Het gebruik van elektronische formulieren wint de laatste jaren sterk aan populariteit. Organisaties binnen de profit en non-profit sector richten zich steeds nadrukkelijker op het digitaliseren van bedrijfsprocessen en het bevorderen van de efficiency. Het volledig geautomatiseerd en digitaal verwerken van formulieren maakt hier veelal deel van uit. Formulieren worden zowel intern als extern intensief gebruikt. Of het nu gaat om een vergunning- of creditcardaanvraag via de website of het indienen van declaraties door medewerkers; een snelle en correcte verwerking van de ingevulde data is cruciaal voor de afhandeling van de aanvraag.

Steeds meer organisaties realiseren zich dat de traditionele processen voor het verwerken van formulieren omslachtig en duur zijn. De formulieren moeten vaak eerst worden uitgeprint, handmatig worden ingevuld en vervolgens worden verzonden. Dit vormt een onnodige barrière voor de klant of medewerker die in de meeste gevallen een vrij eenvoudig verzoek heeft voor de organisatie. Ook bij het verwerken van de formulieren levert deze aanpak problemen op; het handschrift is onleesbaar, formulieren zijn niet volledig ingevuld of er staan typefouten in het document. Het is dan ook niet verwonderlijk dat organisaties ervoor kiezen om dit proces te verbeteren.

Het grote voordeel van het gebruik van elektronische formulieren is dat de ontvanger direct de benodigde gegevens online kan invullen en waar nodig een toelichting kan krijgen. De gegevens worden vervolgens met een druk op de knop verzonden en automatisch verwerkt.

Om echt te profiteren van de voordelen van elektronische formulieren, is het van groot belang om aandacht te besteden aan het ontwerp van het formulier. Een veel gemaakte fout is nog altijd dat organisaties het elektronische formulier zien als een digitale kopie van het oorspronkelijke papieren formulier. Hierbij wordt echter voorbij gegaan aan het feit dat formulieren een communicatiemiddel zijn en dat visueel aantrekkelijke formulieren uitnodigen tot invullen. Het creëren van een gebruiksvriendelijk formulier dat in lijn is met de huisstijl, draagt bij aan het imago van de organisatie.

VROM implementeert Adobe-technologie voor het creëren en distribueren van papieren en digitale formulieren


Het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (VROM) startte vorig jaar met project 1 Logo. Het doel van dit project is het bevorderen van de herkenbaarheid van de Rijksoverheid voor burgers en bedrijven door uniformiteit aan te brengen in de communicatie van de gehele Rijksoverheid. Daarnaast zijn kosten- en tijdsbesparing belangrijke doelstellingen van dit project.

Als onderdeel van het 1 Logo-project was VROM ook op zoek naar een oplossing voor het verwerken van formulieren. Binnen de organisatie waren diverse formulieren in gebruik, maar het ontbrak hierbij aan uniformiteit en de richtlijnen van de communicatieafdeling werden niet goed nageleefd.

Er was behoefte aan een oplossing waarmee eenvoudig zowel papieren als digitale formulieren kunnen worden ontwikkeld. VROM heeft hierbij gekozen voor Adobe LiveCycle en is nu in staat om snel aantrekkelijke en functionele formulieren te ontwikkelen. Dit betekent dat de formulieren nu in enkele dagen ontwikkeld kunnen worden, waar het voorheen soms maanden duurde voordat een digitaal formulier was ontwikkeld.

Een video met een toelichting van het 1 Logo-project en de wijze waarop VROM elektronische formulieren inzet, is te bekijken via: http://www.adobepulse.com/2010/01/06/ministerie-van-vrom-over-de-inzet-van-adobe-livecycle


Door: Marcel van Espen, Consultant bij Adobe Systems Benelux

Rate this post

Print Friendly