Het Financieel Dagblad van 9 februari 2010 vermeldde als visie van Ger Jacobs, commercieel directeur van TNT Post, dat “uiteindelijk ook zij (dwz de Gemeenten) zullen gaan splitsen”. Dit citaat werd geplaatst in het artikel “Gemeenten weren concurrenten TNT bij aanbesteding post”. In dit artikel stelt Thiemo van Spellen, commercieel manager van SANDD, dat opsplitsen van de postale goederenstroom wel degelijk lonend is. Ook Selektmail deelt deze visie.

Vraagpunt is dus niet óf besparingen mogelijk zijn maar slechts wannéér de mogelijke besparingen doorgevoerd zullen gaan worden. Dit betreft in wezen iedere post-aanbiedende organisatie, profit of non-profit, publiek of privaat. Juist nu in alle sectoren van de maatschappij de kosten beheerst en besparingen naar mogelijkheid gerealiseerd moeten gaan worden, is het zinvol om na te gaan welke stappen er gezet moeten worden om deze besparingen binnen handbereik te krijgen.

Stap 1: Ken uw postale goederenstroom

Op basis van de management informatie die vrijwel alle postbedrijven verstrekken, is het mogelijk om inzicht te verkrijgen in de postale goederenstroom van uw organisatie, gedetailleerd naar aantal aanbiedingen, aantal poststukken per aanbieding, gewicht, servicekader en kosten.

Deze feitelijke gegevens vormen de grondslag voor nadere analyse en voor de berekening van het besparingspotentieel.

Stap 2: Bepaal het besparingspotentieel

Grondslag voor de bepaling van het besparingspotentieel zijn die segmenten van uw postale goederenstroom die verzorgd zouden kunnen worden door andere postbedrijven dan de huidige. Immers, alleen ingeval er alternatieven voorhanden zijn, kan er sprake zijn van besparingen.

Zijn er geen alternatieven dan moet u lijdzaam de gefactureerde kosten aanvaarden: u heeft dan geen keus. Echter, vaker dan u denkt heeft u wel een keus!

Zodra de postale segmenten bepaald zijn die mogelijkerwijs verschoven zouden kunnen worden naar een ander postbedrijf, kan het besparingspotentieel berekend worden op basis van indicatieve tarieffuncties die door verschillende postbedrijven voor dit doel aan ons ter beschikking gesteld zijn.

Stap 3: Bepaal het overgangstraject

Het realiseren van besparingen door het partieel overgaan op een ander postbedrijf betekent verandering en daarmee weerstand vanuit uw organisatie. Het is dan ook van belang dat er een realistisch overgangstraject opgesteld wordt waardoor u weet welk deel van de postale goederenstroom in welk tempo overgaat van het huidige postbedrijf naar een alternatief postbedrijf.

Dit moet resulteren in een gedetailleerde kwantificering naar aantallen poststukken, gewichten etc.

Stap 4: Rond de overeenkomst met het nieuwe postbedrijf af

Hierbij is belangrijk dat de gevraagde dienstverlening zorgvuldig gespecificeerd wordt. Dit ter vermijding van geschillen in de toekomst.

Verder zijn wij een groot voorstander van het opnemen van de volgende aspecten in de overeenkomst:

  • De duur van de overeenkomst moet zo lang mogelijk zijn en een korte vaste contractperiode omvatten naast een flexibele contractperiode gevormd door een aantal verlengingsopties.
  • De overeenkomst dient een procedure te omvatten ter bespreking en oplossing van operationele uitvoeringsproblemen en een zo goed mogelijke omschrijving van grenzen die ingeval van structurele overschrijding aanleiding kunnen geven om geen verder gebruik te maken van de verlengingsoptie.
  • Waar een overeengekomen tarief dekking omvat voor kosten, onzekerheden en winstopslag, dient de opdrachtgever de onzekerheden ten aanzien van volume-ontwikkelingen zoveel mogelijk weg te nemen –zowel voorafgaand als tijdens de overeenkomst- en de onzekerheden ten aanzien van het effekt van kostenveranderingen op de marge weg te nemen door een goede tariefaanpassingsmethodiek overeen te komen en deze snel en frequent van toepassing te laten zijn.

Naarmate bovengenoemde aspecten een wezenlijker onderdeel vormen van de af te sluiten overeenkomst, zal de uiteindelijk overeengekomen tariefstelling scherper zijn dan de indicatieve tariefstelling die gebruikt is om het besparingspotentieel te berekenen.

Conclusie

Alle landelijk werkende postbedrijven zijn van mening dat splitsing van de postale goederenstroom onvermijdelijk is. Deze visie delen zij vanuit hun inzicht in de onderlinge tariefstellingen en hun inschatting van de voordelen die voor postaanbiedende organisaties te behalen zouden zijn ingeval van verschuivingen.

Postaanbiedende organisaties die van mening zijn “dat je per saldo duurder uit bent” –zoals in bovengenoemd artikel verwoord door enkele gemeenten (klein, middelgroot en groot)- adviseren wij om de kosten die verbonden zijn aan hun postale goederenstroom meer in detail te bestuderen.

Alleen dan zullen zij ontdekken waar er –in termen van kostenbeheer en besparingen- sprake is van “gemakkelijk te plukken, laaghangend fruit”!

 Auteur: drs.John Tabbers te Waalre, adviseur kwantitatieve aspecten van tenders en aanbestedingen

Rate this post

Print Friendly