‘Maatschappelijk Verantwoord Aanbesteden’: een hele mond vol maar wat zou het zijn? Zou het een spiegelbeeld zijn van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen? Wat dit laatste betreft is de overheid volop bezig met normstellingen en het opleggen van eisen. Zou dit omgekeerd ook gelden voor aanbestedingen? Laten wij eens proberen om het meer concreet te maken aan de hand van een aantal stellingen, een beeld van de realiteit en enkele conclusies.

Stellingen

  1. Organisaties die verplicht zijn om aan te besteden -overheidsorganisaties en organisaties die in ruime mate uit belastingmiddelen gefinancierd worden- dienen zorgvuldig met de beschikbare financieringsmiddelen om te gaan.

    Deze zorgvuldigheidsplicht brengt met zich mee dat zij kwaliteit moeten inkopen tegen de laagste prijs. Dit vereist een gedetailleerde formulering van de besteksvoorwaarden met name betreffende specificaties en kwaliteitsvereisten en een minimale uitsluiting van potentiële inschrijvers. Aanbesteders dienen een maximale inschrijvingsconcurrentie na te streven omdat alleen dan voor de gevraagde kwaliteit een scherpe, marktconforme inschrijvingsprijs te verkrijgen valt waardoor bij beperkte financieringsmiddelen een maximaal resultaat behaald kan worden.

  2. Waar een inschrijvingsprijs normaliter bestaat uit een dekking voor de kostprijs, opslagen voor risico’s zoals kostenontwikkelings- en volume-risico’s, en een winstmarge-opslag, verkrijgen aanbesteders lagere inschrijvingsprijzen naarmate de risico-opslagen kleiner kunnen zijn of achterwege gelaten kunnen worden.

    Dit vereist dat aanbesteders enerzijds zo goed mogelijk detailinformatie moeten verstrekken omtrent de gevraagde goederen- of dienstenstroom en anderzijds door middel van een gemaximeerde, branche-gerelateerde tariefaanpassingsmethodiek er zorg voor moeten dragen dat naar mogelijkheid gedurende de overeengekomen contractperiode de winstmarge-opslag in stand gehouden wordt. Dit laatste kan gerealiseerd worden door de eerste tariefaanpassing relatief snel door te voeren in combinatie met frequente tariefaanpassingen nadien.

  3. Een duurzame zakelijke overeenkomst kan nooit gebaseerd zijn op een situatie van eenzijdige voordelen voor een van beide partijen. Het zogenaamde afwentelen van risico’s door aanbesteders op het conto van inschrijvers is op termijn een illusie

    óf de aanbesteder ontvangt een veel te hoge inschrijfprijs vanwege de inbegrepen risico-opslagen, óf de inschrijver gaat allengs afwijkende kwaliteit leveren teneinde nog enige marge over te houden. Beide situaties pakken voor aanbesteders slecht uit.

  4. Inschrijvers die kwalitatief zorgvuldig blijven leveren en qua prijsontwikkeling marktconform en binnen overeengekomen marges blijven, verdienen het om zo lang mogelijk te mogen blijven leveren.

    Van inschrijvers die niet zorgvuldig blijven leveren en/of qua prijsontwikkeling gaandeweg niet meer marktconform (wensen te) zijn, dient op redelijk korte termijn afscheid genomen te kunnen worden.

    Wederzijdse scherpte in de aanbesteder-/inschrijver-relatie vereist dan ook enerzijds een regeling hoe en op welk nivo uitvoeringsproblemen besproken en opgelost zullen gaan worden en anderzijds een periodiek contractverlengingsmoment, bij voorkeur halfjaarlijks, en daarmee tevens een potentieel beëindigingsmoment.

De realiteit

De realiteit van aanbestedingen -althans voor Diensten en Leveringen, voorzover dit blijkt uit ‘Aanbestedingskalender’ en onderliggende bestekinformatie- wijkt hier nogal eens schril van af:

  • door gevraagde dienstverleningsaktiviteiten van verschillend karakter op te nemen in één perceel wordt op grond van de aanbestedingsspelregels de inschrijvingsmogelijkheid beperkt tot die inschrijvers die het gevraagde assortiment over de volle breedte kunnen leveren; dit verkleint de concurrentie en verhoogt de inschrijfprijs;
  • een alternatief is dat inschrijvers een combinatie vormen, veelal onder aanvoering van de organisatie met het grootste assortiment die als coördinator optreedt; niet alle deel-inschrijvers zijn hier gelukkig mee en de coördinator vraagt veelal een extra-marge; dit verhoogt de inschrijfprijs;
  • aanbesteders hebben de neiging om waar mogelijk de vraag van meerdere aanbestedende partijen te bundelen waardoor het gevraagde volume aanzienlijk groter wordt; wanneer nu tezelfdertijd gevraagd blijft worden naar één uitvoerder die moet voldoen aan navenant verhoogde omzetcriteria, worden kleinere inschrijvers de facto uitgeschakeld; dit verkleint de inschrijvingsconcurrentie en verhoogt de inschrijfprijs;
  • stellen wij de totale contractperiode gelijk aan de som van de vaste contractperiode plus de variabele contractperiode op basis van een aantal optie-perioden, dan zien wij bij de meeste aanbestedingen een relatief lange vaste contractperiode binnen een al dan niet middelgrote totale contractperiode; dit heeft als nadelen dat een relatief lange vaste contractperiode leidt tot een voortduren van het contract ingeval onvoldoende voldaan wordt aan de kwaliteitseisen en/of tot omvangrijke juridische kosten, terwijl een middelgrote totale contractperiode leidt tot een frequenter aanbesteden dan noodzakelijk zou zijn; in beide situaties zijn de totale kosten die gemoeid zijn met het voorbereiden van aanbestedingen, de gunningsprocedure en de fase van contractmanagement groter dan noodzakelijk;
  • wanneer aanbesteders kiezen voor het relatieve scoretoekenningsmodel in plaats van het absolute scoretoekenningsmodel -ongeacht of er nu gekozen wordt voor het gunningscriterium ‘laagste prijs’ of voor het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving (EMVI)’- dan wordt er moeilijker voldaan aan de aanbestedingsbeginselen ‘transparantie’ en ‘objectiviteit’; aanbesteders stellen zich hierdoor onnodig bloot aan juridische procedures en vermijdbare kosten.


Conclusies

In veel aanbestedingen wordt maximale inschrijvingsconcurrentie gefrustreerd door de wijze waarop het bestek gestructureerd is.
Als gevolg hiervan wordt met deze aanbestedingen zelden een marktconforme inschrijfprijs verkregen, worden er frequenter aanbestedingen gepubliceerd dan noodzakelijk is en zijn de interne voorbereidingskosten en externe kosten voor inkooptechnische en voor juridische adviezen onnodig hoog. Dit gaat gepaard met verbolgen, bezwaar makende inschrijvers en tegenvallende aanbestedingsresultaten.

Al met al een situatie waar niemand blij mee is en waarvan het moeilijk voor te stellen is dat het zou passen in het beeld van ‘Maatschappelijk Verantwoord Aanbesteden’ bij afnemende financieringsruimte. Er is dan ook nog een weg te gaan voordat aanbestedingen in ruime meerderheid ‘maatschappelijk verantwoord’ verklaard zullen worden!

Noot van redactie:

Bovenstaande aspecten zijn door de auteur, John Tabbers, onder andere  toegepast bij de omvangrijkste aanbesteding in  documentverwerking van 2009: Aanbesteding Post Overheid. Hierdoor heeft de overheid aanzienlijke besparingen kunnen realiseren en is het contract en dienstverlening transparanter geworden.


Rate this post

Print Friendly