Meerssen, 10 februari 2010 – I.R.I.S. Nederland (voorheen Morningstar Systems), specialist op het gebied van dossier-, kennis- en relatiemanagement, is door advocatenkantoor Poelmann van den Broek gekozen tot implementatiepartner van Autonomy’s iManage WorkSite. Het kantoor wil hiermee een sprong maken in de professionalisering van haar werkprocessen. Kernwaarden voor het project zijn efficiency en beter beheer van documenten. Een belangrijke rol hierbij speelt het beter beheren en traceren van e-mail: waar bevinden ze zich en hoe worden ze eenvoudig opgeslagen.


Het Nijmeegse advocatenkantoor Poelmann van den Broek bestaat al meer dan dertig jaar. Inmiddels heeft het kantoor 57 advocaten in dienst. De laatste jaren merkte men op dat er een betere structuur nodig was voor de archivering en het terugvinden van documenten, waaronder de steeds verder groeiende hoeveelheid e-mail.

Mark Visser is manager finance & ICT bij Poelmann van den Broek: “We zagen dat e-mails in dossiers in omvang toenamen en wilden een goede manier om deze te beheren.”


Poelmann van den Broek werkt op dit moment nog met een eenvoudige structuur binnen Windows Verkenner. Op den duur is de wens van het kantoor dat het digitale dossier leidend wordt – papier gaat niet verdwijnen, maar digitaal wordt wel de basis van het volledige dossier. “We hebben gekozen voor iManage WorkSite, het document management systeem van Autonomy, omdat dat er in onze ogen uitsprong als beste product in de markt”, aldus Visser. “We hadden al kennis gemaakt met I.R.I.S. Nederland, een contact dat gelijk klikte. Zij geven ons een betrouwbare indruk van de organisatie en weten duidelijk waar ze over praten.”


Dit project zal een van de meest ingrijpende veranderingen in ons werkproces inleiden in dertien jaar tijd, meent Visser. “In 1997 zijn we gestart met urenregistratie via de PC, dat was vrij ingrijpend voor onze organisatie,” licht hij toe. “Begeleiding speelt dus ook een grote rol. We betrekken onze medewerkers zoveel mogelijk in het veranderingsproces, de besluitvorming en bij onze keuze voor iManage WorkSite en I.R.I.S. Nederland. I.R.I.S. geeft trainingen vlak voor de live-gang en traint ook de ‘super users’: de groep die in de eerste fase al bekend raakt met het product en dit uitgebreid zal testen. Ook in de eindfase worden onze medewerkers uitgebreid getraind en begeleid.”


Volgens Visser speelt de keuze voor de implementatiepartner een zeer belangrijke rol, omdat deze keuze invloed heeft op het gehele implementatietraject – er vindt immers intensief contact plaats. “Je hebt een partner nodig waar je mee samen kunt werken en waar je vertrouwen in hebt: ze moet de kwaliteit leveren die beloofd wordt en afspraken moeten worden nagekomen. I.R.I.S. Nederland kenden we al en zij gaf als partij een goede indruk.”


“Dat Poelmann van den Broek ons verkozen heeft is natuurlijk geweldig!” aldus Dries Ausems, Business Development Manager bij I.R.I.S. Nederland. “Het is duidelijk dat onze reputatie en referenties binnen de juridische markt, maar ook onze producten en service goed voor ons werken. We zijn dan ook niet voor niets verkozen tot Platinum Partner van Autonomy – wederom een bevestiging van onze toewijding aan deze sector.”


Autonomy’s iManage WorkSite geldt als de standaard voor juridisch document management en wordt wereldwijd gebruikt door meer dan 1400 advocatenkantoren, waaronder 75 van de top 100 advocatenkantoren wereldwijd.



Rate this post

Print Friendly