Dit is de belangrijkste conclusie die volgt uit een onlangs uitgevoerd onderzoek naar de trends en ontwikkelingen in het onderwijs met betrekking documentstromen. Binnen onderwijsinstellingen ontstaat een duidelijke behoefte naar digitalisering van documenten binnen de zogenaamde kernprocessen, zoals facturatie en de verwerking van bestuurspost.

Onderwijsinstellingen zijn documentintensieve organisaties, waardoor medewerkers veel tijd kwijt zijn met het verzamelen, opslaan, beheren en raadplegen van informatie. Hoewel alle medewerkers hun best doen, is het haast onvermijdelijk dat dossiers zich opstapelen en dat documenten gaan zwerven over bureaus. Hierdoor heeft de leiding van een onderwijsinstelling onvoldoende controle op de voortgang van dossiers, wat negatieve gevolgen kan hebben voor de aanvraag van subsidies. In de toekomst zullen documentstromen binnen onderwijs complexer worden en ook nog eens in volume toenemen.

Het onderzoek, uitgevoerd door het Management Instituut in opdracht van Océ, laat verder zien dat er een duidelijke behoefte is ontstaan aan het opslaan van gedigitaliseerde documenten in een elektronisch archief. Ook adresseert het onderzoek een behoefte aan automatisering van de kernprocessen binnen het onderwijs. Het onderzoek laat daarmee een toenemende vraag zien naar efficiënt documentmanagement met intelligente workflow functionaliteit, aldus Bas Post, Segment Marketeer bij Océ.

Om in te spelen op deze toenemende vraag heeft Océ een oplossing geïntroduceerd voor documentbeheer en dossiervorming in het onderwijs: Océ Dossierflow. Met deze oplossing kunnen dossiers digitaal opgebouwd en afgehandeld worden. Papieren dossiers worden vervangen door digitale dossiers en ook de communicatie om processen af te handelen vindt volledig digitaal plaats. Daarnaast worden afhandeltermijnen in de gaten gehouden, zodat de kans dat deadlines overschreden worden aanzienlijk wordt verminderd.

Het digitaliseren van documenten (facturen, post, dossiers) en werkprocessen levert een gegarandeerde besparing op in zowel tijd als geld. Vooral het korte implementatietraject -de implementatie van Océ Dossierflow duurt slechts 1 dag- en de hoge acceptatie bij gebruikers -doordat huidige werkprocessen intact blijven- onderscheidt Océ Dossierflow duidelijk van andere oplossingen in de markt, aldus Bas Post.
Inmiddels heeft Océ een aantal succesvolle implementaties van Océ Dossierflow gerealiseerd, waaronder bij Kwadrant Scholengroep. Bij Kwadrant zit de belangrijkste winst van het digitaal werken in de beschikbaarheid en toegankelijkheid van documenten. Kwadrant kan veel efficiënter te werk gaan, wat resulteert in tijdsbesparing. Belangrijkste argument om te kiezen voor Océ Dossierflow is dat Kwadrant Scholengroep nauwelijks hoeft af te wijken van de bestaande werkwijze. Een dikke pré is de korte en relatief eenvoudige implementatie. Dit alles maakt een stapsgewijze invoering van Océ Dossierflow mogelijk.

Rate this post

Print Friendly