Noordwijk, 2 februari 2010 – Scholen aan Zee uit Den Helder kiest het document managementsysteem (DMS) van Decos voor het digitaliseren van de werkprocessen. Alle medewerkers van Scholen aan Zee, verdeeld over zes verschillende locaties, gaan met Decos D5 aan de slag, waarmee de volgende stap naar digitalisering een feit is.

Scholen aan Zee biedt onderwijs aan zo’n 2800 leerlingen op HAVO/VWO-, MAVO- en VMBO-niveau. De nieuwe werkwijze betekent dat op termijn alle documenten digitaal gearchiveerd gaan worden. Begin februari wordt een start gemaakt met de eerste fase. Naar verwachting wordt het DMS na circa drie maanden in gebruik genomen voor contractbeheer en gestructureerde opslag van gegevens. Hierna zal het facturatieproces verder gedigitaliseerd worden, waardoor de factuurverwerking volledig digitaal via Decos zal verlopen.

Scholen aan Zee beschikte voorheen niet over een document managementsysteem waardoor de administratieve processen niet altijd goed op elkaar aansloten. Ook werden documenten niet altijd centraal gearchiveerd, hierdoor waren er vaak meerdere versies van hetzelfde document in omloop. Scholen aan Zee besloot om via een uitgebreide selectieprocedure op zoek te gaan naar een geschikt systeem om deze workflows en de efficiëntie van interne processen te verbeteren. Door binnen het DMS te werken met standaard sjablonen, wordt het voor medewerkers bovendien eenvoudiger om veel voorkomende documenten te produceren.

“We hebben onze eisen ten aanzien van het nieuwe systeem geformuleerd en op basis hiervan verschillende oplossingen met elkaar vergeleken”, aldus Bart Buddingh, beleidsmedewerker IT bij Scholen aan Zee. “Decos D5 voldoet aan al onze eisen en wij hebben veel vertrouwen in de samenwerking. Decos is een bedrijf dat echt meedenkt met de klant en dat vinden wij zeer belangrijk. Ook een groot voordeel is dat Decos D5 stap voor stap kan worden uitgebreid. Tot slot was voor ons van doorslaggevend belang dat Decos D5 eenvoudig te koppelen is aan de overige applicaties die wij binnen onze organisatie in gebruik hebben.”

Decos D5 is één van de meest gebruikte document managementsystemen binnen de non-profitsector, waaronder een groeiend aantal onderwijsinstellingen. Voor meer informatie over Decos D5: http://www.decos.nl/onderwijs .

“Wij zijn erg blij dat Scholen aan Zee voor ons heeft gekozen”, stelt Rogier Nuijten, Senior Account Manager Educatie bij Decos. “Wij merken dat er binnen de onderwijssector steeds meer aandacht is voor het digitaliseren van documentstromen. Scholen aan Zee zet met deze implementatie grote stappen op dit vlak en is hiermee een mooi voorbeeld voor andere scholengemeenschappen.”

Bezoek Decos op Onderwijs & ICT 2010: Hal 5, stand B042


Rate this post

Print Friendly