Breukelen, 20 januari 2010 – SNS REAAL heeft na aanbesteding de opdracht voor de apparatuur en programmatuur voor de verwerking van de uitgaande post (15 miljoen enveloppen met dagafschriften, correspondentie en dergelijke) gegund aan Xerox en Kern. De aanbesteding bestaat uit output-managementsoftware, printapparatuur en couverteerapparatuur. Hierdoor is SNS REAAL in staat kosteneffectief, volledig gecontroleerd en met minder productieverstoringen documenten te versturen.

 “De verwerking van post is voor ons geen core business. Hierdoor is het voor ons van groot belang minimaal te produceren tegen een marktconform tarief”, aldus Hugo Beltz, Manager TAB Generic Finance bij SNS REAAL Groep. “Kwaliteitsgarantie is het belangrijkste aspect voor SNS REAAL. Waar we voorheen te maken hadden met breuken, productieverstoringen en reprints in de verwerking van onze uitgaande post, zijn we nu in staat om door middel van de nieuwe apparatuur en de Automated Document Factory (ADF) software volledig gestroomlijnd te produceren. Het risico op fouten wordt hierdoor teruggebracht tot een absoluut minimum.

Om de continuous feed printer aan het werk te zien organiseerde Xerox een succesvolle demo bij Redmail, dat actief is in de DM-markt. Hierdoor hebben wij zelf kunnen aanschouwen welke voordelen de nieuwe printstraat biedt.”

Complete workflow optimaal voor vrije postmarkt

Binnen ADF wordt de gehele workflow – van ruwe printdata tot en met een gevulde envelop met het juiste adres – opgenomen. Een poststuk dat niet compleet is verwerkt, zal automatisch opnieuw worden aangeboden aan de verwerkingsketen.

Met de door Xerox geleverde output management software worden aanvullend ook poststukken die al een KIX code hebben voor aflevering door TNT Post, voorzien van een code voor aflevering door Sandd. Daarbij worden de poststukken automatisch gesorteerd op volgorde van de af te leggen route door de Sandd postbode. Dit is bijzonder te noemen omdat dit gebeurt in een bestaande printstroom. De KIX code wordt verwijderd en de poststukken worden opnieuw gesorteerd volgens de eisen van Sandd. Er wordt een Sandd-code berekend en op de adresdrager geplaatst. Aanvullend wordt er een rapport aangemaakt met details van ieder poststuk.

Besparing van twintig procent op papier én porto

SNS REAAL heeft het milieu hoog op de agenda staan en met de nieuwe apparatuur van Kern en Xerox in combinatie met de software en enkele aanpassingen in de outputstroom is het bedrijf in staat ruim twintig procent op papier te besparen. Niet alleen bespaart SNS REAAL hiermee het milieu, ook wordt er een aanzienlijke besparing gerealiseerd op portokosten. Deze besparingen worden verwezenlijkt door het samenvoegen van stromen, gewijzigde lay-out en een splitsing tussen de 24-uurs service van TNT Post en de bezorging twee keer per week door Sandd. Het is voor SNS REAAL nu mogelijk om een splitsing te maken in urgente en minder urgente post.

Hugo Beltz: “De oplossing van Xerox en Kern biedt een uitstekende kosten/baten verhouding. De hoge snelheid gaat niet ten koste van de kwaliteit. De oplossingen waren bovendien eenvoudig te integreren in onze bestaande infrastructuur. Xerox biedt ons ook de mogelijkheid flexibel om te gaan met de verwerking en de ruimte om onze uitbestede stromen te gaan insourcen. Xerox is bovendien in staat geweest de complexe Sandd applicatie in recordtempo te realiseren. Deze aanvullende functionaliteit was oorspronkelijk niet in de Request For Proposal opgenomen. Door de flexibele en professionele houding van Xerox kunnen wij deze functionaliteit nu al gebruiken. Wij verwachten komend jaar twintig miljoen A5-, vier miljoen A4-prints en ongeveer vijftien miljoen enveloppen te gaan verwerken. Dit is exclusief eventueel in te sourcen drukwerk.”


De printstraat

Xerox leverde naast de Xerox 650 rotatieve printer, de outputmanagement software Emtex VIP die wordt gebruikt voor de conditionele aanpassing van de documenten. Aan de Xerox 650 is een Kern afroller en oproller gekoppeld. Het couverteersysteem (een Kern 3500) voorziet in controle op de materialen (juiste envelop, bijlagen) aan de hand van stuurcodes in een 2D-barcode die door de Emtex VIP software op elke pagina wordt gezet. De Kern 3500 is voorzien van ADF-software uit de Kern mailFactory Suite, dat is bedoeld voor managementrapportages en het valideren van elk document. Incomplete poststukken worden doorgegeven aan de Emtex VIP software en worden daar opnieuw verwerkt. De samenwerking met de door Xerox geconfigureerde outputmanagement software leidt er toe dat het printproces en het couverteerproces in één workflow vloeiend in elkaar overgaan. Beschadigde poststukken worden daarbij zonder tussenkomst van een operator automatisch opnieuw verwerkt.

Het beheer van de printstraat wordt intern belegd binnen de groep Document Management van de afdeling TAB Generic Finance. De afspraken met Xerox en Kern zijn geborgd in een SLA en DAP (Dossier Afspraken en Procedures) en zijn aangevuld met een periodieke Account Support Meeting (ASM).


Rate this post

Print Friendly